Projektleitfaden - Theodor-Heuss - Kolleg

Beispiel für
eine Drittmittel-
Liste: Am Ende
dieses Abschnitts.
Die Vorlage
gibt es in zwei For-
maten: Standard-
Vorlage (zum Aus-
drucken und von
Hand ausfüllen);
PC-Vorlage (digita-
le Tabelle, in man
direkt am PC ein-
tragen kann, in der
die Summen auto-
matisch kalkuliert
werden)
11 Projektfinanzen | Projektdurchführung 1: Einnahmenverwaltung
Theodor-Heuss-Kolleg ebenfalls dokumentiert werden. Damit weist ihr nach, dass euch die
im Kosten- und Finanzierungsplan vereinbarten Anteile anderer Geber bei der Projektdurch-
führung tatsächlich zur Verfügung gestanden haben. Bitte beachtet: Mögliche Änderungen
bei den Drittmitteln solltet ihr ebenfalls frühzeitig über eure Mentoren der Programmkoor-
dination des Theodor-Heuss-Kollegs mitteilen!
Bei den Drittmitteln kann es sich einerseits um geldwerte Leistungen handeln (Spalte 3 im
Kosten- und Finanzierungsplan), zum Beispiel für einen Raum, den euch die Uni kostenlos
überlassen hat: Die Höhe der Kosten – in diesem Fall die euch nicht in Rechnung gestellte
Raummiete – müsst ihr für die Dokumentation entsprechend der in eurer Heimat üblichen
Beträge einschätzen. Andererseits sind dies finanzielle Förderungen aus anderen Quellen,
zum Beispiel einer Stiftung, eines Sponsors aus der Wirtschaft oder einer diplomatischen
Vertretung (Spalte 4 im Kosten- und Finanzierungsplan).
Für die Dokumentation dieser Mittel steht euch die sogenannte „Drittmittel-Liste“ zur Ver-
fügung. Hier sind nur folgende Angaben einzutragen:
> wer hat euch etwas gegeben (Geber),
> wofür hat er euch etwas gegeben (bei geldwerten Leistungen) und
> wieviel hat er euch gegeben bzw. welchem Wert entspricht die geldwerte Leistung?
In jeder Zeile wird nur eine Position eingetragen.
In der abschließenden Dokumentation zur Projektabrechnung (siehe Abschnitt 10.8) gehö-
ren zu jeder Drittmittel-Liste als Anlage die von euch gesammelten Einnahme-Belege. Die
einzige Ausnahme bilden die geldwerten Leistungen. Da Einnahme-Belege für Drittmittel in
der Regel zu euren Abrechnungen an die jeweiligen Geber gehören, reicht es für die Ab-
rechnung im Theodor-Heuss-Kolleg auch, wenn ihr nicht Originale, sondern nur Kopien
dieser Belege zur Drittmittel-Liste hinzufügt. Die Belege oder ihre Kopien werden auf ein
A4-Blatt aufgeklebt, so dass an der Seite ausreichend Platz für die erläuternden Informatio-
nen oder Übersetzungen bleibt, die ihr vielleicht noch anbringen müsst. Orientiert euch
hierbei bitte am Beispiel für die Dokumentation von Ausgaben-Belegen in Abschnitt 7.4.
Egal ob Kopie oder Original, in der Anlage zur Drittmittel-Liste sortiert ihr diese Belege
bitte in der Reihenfolge, in der sie in der Drittmittel-Liste stehen, und übernehmt für jeden
Beleg die Nummer aus der Drittmittel-Liste.