Projektleitfaden - Theodor-Heuss - Kolleg

18 Projektfinanzen | Projektdurchführung 2: Ausgabenverwaltung
Sortieren der Belege: Beleglisten
Alle eure Ausgaben-Belege müssen für die Abrechnung nach den einzelnen Kostenarten
eures Kosten- und Finanzierungsplans geordnet werden. Dies geschieht mit Hilfe der soge-
nannten „Beleglisten“.
Für jede Kostenart wird eine eigene Belegliste angelegt. Insgesamt könnt ihr also bis zu elf
Beleglisten für die Kostenarten 1.1 bis 1.10 und 2.1. haben. Kostenarten, für die ihr keine
Ausgaben hattet, bleiben ohne Belegliste. Selbst wenn ihr also nur einen einzigen Beleg für
eine Kostenart, zum Beispiel für „Raumkosten/Miete“ habt, müsst ihr dafür eine eigene
Belegliste erstellen.
In die Beleglisten wird jede einzelne Ausgabe, das heißt jeder einzelne Beleg, nach Datum
geordnet und nummeriert aufgeführt. Folgende Angaben werden für jeden Beleg in die
Belegliste übertragen:
> Beleg Nummer (nach eurer eigenen Zählung)
> Artikel-Beschreibung
> Datum
> Ort
> Quittungsnr. (vom Aussteller, falls vorhanden)
> Rechnungsbetrag in Fremdwährung
> Rechnungsbetrag in Euro
Es empfiehlt sich übrigens, schon von Anfang an jeden neuen Beleg in einen Ordner nach
Kostenarten getrennt zu sortieren. Dabei könnt ihr handschriftlich Beleglisten erstellen.
Die rechnerische Summe aller Ausgaben auf einer Belegliste werdet ihr später noch einmal
brauchen: Sie wird am Ende in die Übersicht für Einnahmen/Ausgaben und in den Verwen-
dungsnachweis übertragen
Dokumentation der Belege
In der abschließenden Dokumentation zur Projektabrechnung (siehe Abschnitt 10.8) gehö-
ren zu jeder Belegliste eine Anlage mit allen originalen Ausgaben-Belegen, die ihr entspre-
chend der Belegliste durchnummeriert habt.
Dazu müsst ihr jeden einzelnen Beleg auf ein A4-Blatt aufkleben. Soweit sie zur gleichen
Kostenart gehören, könnt ihr auch mehrere Belege auf ein Blatt kleben. Ihr müsst jedoch
darauf achten, dass am Rand ausreichend Platz für erläuternde Informationen oder Über-
setzungen bleibt und dass das Blatt insgesamt übersichtlich ist.
Beispiel für
eine Beleg-Liste:
Am Ende dieses
Abschnitts.
Die Vorlage
gibt es in zwei For-
maten: Standard-
Vorlage (zum Aus-
drucken und von
Hand ausfüllen);
PC-Vorlage (digita-
le Tabelle, in man
direkt am PC ein-
tragen kann, in der
die Summen auto-
matisch kalkuliert
werden)
Ausgaben in
fremden Währun-
gen: Siehe Unter-
kapitel 10.5
Wie sieht ein
Verwendungs-
nachweis aus?
Siehe Unterkapitel
10.6 und 10.7