Projektleitfaden - Theodor-Heuss - Kolleg

15 Projektfinanzen | Projektdurchführung 2: Ausgabenverwaltung
ebenfalls ungefähr 95 € kosten. Im Finanzplan hatte er aber Geld für Faltblätter beantragt.
Was soll er tun?
Ja Ja. Ja
Da die Ausgaben für Faltblätter oder Plakate zur gleichen Kostenart gehören, darf Jung
Engagiert diese Änderung in seiner Planung vornehmen, solange die vereinbarten Kosten
nicht überschritten wird. Vor seiner Entscheidung berät er sich mit seinem Mentor.
Situation 2: „Ich habe für eine Kostenart höhere Ausgaben! Bei einer anderen kann ich
etwas einsparen. Kann ich Gelder zwischen den Kostenarten verschieben?“
Im Projektverlauf stellt Kollegiat Jung Engagiert fest, dass er für die beantragten 250 €
keinen Raum finden kann. Es gelingt ihm auch nicht, einen geeigneten Raum bei Partnern
zu finden, den er kostenlos nutzen könnte. Kann er vielleicht auch einen Raum nutzen, für
den die Miete etwas teuer ist als 250 €?
Ja. Ja. Die Förderbedingungen sagen dazu, dass man die beantragte Summe für einzelne Kos-
tenarten in kleinerem Umfang variieren kann: „Ein Zehntel der vereinbarten Fördermittel“,
also 10% der Gesamtsumme von 610 €, betragen 61 €. Die Förderbedingungen sagen aber
auch, dass diese variierende Summe nicht höher als 50 Euro sein kann. Das heißt, für die-
ses Projekt gilt die maximale Obergrenze für die Veränderungen in Höhe von 50 Euro. Jung
Engagiert kann also bis zu 300 € für Raumkosten / Miete ausgeben und abrechnen, die
vereinbarte Summe für Raumkosten / Miete (250 €) plus zusätzlich 50 €. Gleichzeitig sollte
er bei anderen Kostenarten entsprechend etwas einsparen, im Idealfall ebenfalls bis zu 50
€. Wichtig ist, dass er seine Mentorin/seinen Mentor kontaktiert, der ihn in solchen Fällen
beraten kann.
Situation 3: „Einige Sachen, die ich für mein Projekt benötige, kosten jetzt mehr als ich
damals bei der Planung kalkuliert habe! Einsparen kann ich nichts mehr. Was passiert,
wenn mein Projekt insgesamt etwas mehr kosten wird?“
Es kann Jung Engagiert in einzelnen Fällen passieren, dass er nicht nur bei Raumkosten /
Miete, sondern auch noch bei anderen Kostenarten höhere Ausgaben hat als ursprünglich
geplant und vereinbart. Jetzt sind nicht mal mehr die Unterkunft und Verpflegung für die
Teilnehmer sicher. Heißt es, dass sein Projekt nun endgültig gescheitern ist?
Nein. Nein. In den Förderbedingungen steht, dass er auch etwas mehr als die beantragte Summe
ausgeben darf. Nämlich fünf Prozent der vereinbarten Fördermittel, das sind 30,50 € von
610 €. Wenn die am Ende abgerechnete Gesamtsumme nicht mehr als 640,50 € beträgt
(also die vereinbarte Fördersumme (610 € plus 30,50 €), ist dies möglich. Es ist in diesem
Fall ratsam, dass er sich im Voraus mit seinem Mentor berät um zu prüfen, wo Kosten ein-
gespart werden können.