Projektleitfaden - Theodor-Heuss - Kolleg

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Projektfinanzen | Projektdurchführung 1: Einnahmenverwaltung
> 10.3 Projektdurchführung I: Einnahmenverwaltung
Dieser Abschnitt beschreibt, was ihr tun müsst, wenn ihr das Geld, das euch als Projekt-
förderung vom Theodor-Heuss-Kolleg zugesagt wurde, ausgezahlt bekommen möchtet.
Außerdem erfahrt ihr, wie ihr mit diesem Geld im Laufe des Projektes umgehen solltet.
Transfer der Fördermittel
Die vereinbarten Fördermittel werden euch meistens nicht auf einmal sondern nach Bedarf
in Raten, also in mehreren Teilen, ausgezahlt. Überlegt euch dazu gründlich, wieviel Geld ihr
zu welchem Zeitpunkt braucht. Für einige Projekte ist es sinnvoller, das Geld dreimal in
kleineren Raten im Verlauf von vier Monaten zu erhalten. Für andere macht es wiederum
Sinn, die ganze Summe auf einmal zu bekommen, weil alle Ausgaben in einer oder zwei
Wochen bezahlt werden können.
Vorschuss
Bis zum Zeitpunkt eurer Projektabrechnung heißt das Geld, dass ihr von der Programmko-
ordination des Theodor-Heuss-Kollegs erhalten habt, Vorschuss. Denn ihr bekommt das
Geld, bevor ihr die Belege und Quittungen für eure Ausgaben dem Theodor-Heuss-Kolleg
gebt. Einen solchen Vorschuss könnt ihr für die Projektdurchführung auf vier unterschiedli-
chen Wegen erhalten:
> per Überweisung auf euer eigenes Konto oder das Konto eines Familienmitgliedes
> per Überweisung auf ein Konto einer von euch benannten Vertrauensperson in eurer
Heimat, die über ein Konto verfügt und diesem Verfahren vorher ausdrücklich zuge-
stimmt hat (zum Beispiel ein Bosch- oder ein DAAD-Lektor)
> in Einzelfällen auch indirekt per Überweisung an Dritte, die ihr mit einer bestimmten
Aufgabe in eurem Projekt beauftragt habt (zum Beispiel für Druckkosten oder für die
Miete eines Seminarhauses), um euch Kosten und Aufwand für den Transfer des Geldes
zu sparen
> oder per Barauszahlung, zum Beispiel beim Projektetreffen oder bei einer Fortbildung
Beachtet bitte bei Überweisungen, dass sie in der Regel nur auf ein Konto in Deutschland
oder in einem anderen Land der Europäischen Union (EU) möglich sind. Andere Auslands-
überweisungen sind sehr teuer und nur im Ausnahmefall eine Option. Die hierfür anfallen-
den Überweisungs- oder Bankgebühren müsst ihr vorab in eurem Kosten- und Finanzie-
rungsplan unter Kostenart „Sonstiges“ eingeplant haben und müssen entsprechend in der
Fördervereinbarung dokumentiert sein!
Anfordern eines Vorschusses: Zahlungsanweisung
Die Auszahlung eines Vorschusses per Überweisung (an euch, an eine von euch benannte
Vertrauensperson oder an Dritte) müsst ihr bei eurem Mentor anmelden. Hierfür steht euch
die Vorlage „Zahlungsanweisung Projekte“ zur Verfügung, die ihr mit den Finanz-Unterlagen
beim Projektetreffen erhaltet.