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Controller magazin 3/94
Bei der Beratung ist es wichtig zu wissen, ob es neben
dem Softwarehersteller auch einen "Markt", also freie
Berater gibt und wie hoch dort die Stundensätze
sind.
Diese Kosten mit der angestrebten Hardwarekonfiguration
kann nur der DV-Bereich in Verbindung
mit den Einkaufskonditionen nennen. Bei der hohen
Innovationsrate und dem starken Wettbewerb lohnt
es sich immer, die neuesten Angebote einzuholen.
Die Entwicklungsdauer und -kosten des EIS sind von
der Informationsbreite und -tiefe abhängig und
können vorher schlecht abgeschätzt werden. Außerdem
können Änderungen in den bereits existierenden
Planungs- und Berichtsmodulen bei der Schnittstellenbildung
oder der Festlegung des Informationsniveaus
im EIS notwendig werden (Informationsnachfrage
versus Informationsangebot).
4. 4. Folgeaufwand
Hierunter soll der Aufwand zur Wartung und
Aktualisierung der Software (Wartungsvertrag mit
Softwarehaus) und des EIS (Kosten der Stelle des
Administrators) verstanden werden.
Die Erfahrung bei Daimler Benz (DEBIS SYSTEM­
HAUS) und BRAUN zeigen, daß selbst bei umfangreichen
Informationsstemen eine Stelle mit zwei
Personen die Aktualisierung und Wartung des EIS
durchführen kann.
4. 5. Nutzen
Der Nutzen liegt in geschilderter Effizienz, der
Transparenz und der Konsistenz der Daten. Da dies
qualitative Faktoren sind, kann eine statische oder
dynamische Investitionsrechnung eine Aussage
treffen, aber kein KO-Kriterium gegen ein EIS liefern.
Allein eine Kostenrechnung muß dem Nutzen
gegenübergestellt werden. Wer kann schon sagen,
wieviel eine Information wert ist, die einen Tag
früher eintrifft, oder "was hätte Napoleon l)ezahlt,
wenn er einen Tag früher gewoißt hätte, daß die
Preußen rechtzeitig in Waterloo eintreffen?".
5. AUFBAU EINES EIS AM BEISPIEL
Am Beispiel soll gezeigt werden, welche Entscheidungen
(auch vom Management) in der Definitionsphase
des EIS nötig und für die spätere Akzeptanz
wichtig sind.
5.1. Infonnationshierarchien
Hierunter soll die Definition von Zugriffsbäumen
nach dem PuU-Down-Prinzip verstanden werden.
Dies berührt auch die Frage, wie oft ein Manager
Felder aufrufen muß, um eine relevante Information
zu erhalten. Ein weiterer Punkt ist die Definition
eines Standardbildschirmes mit
- den Farben (Vorder-, Hintergrund, Schrift,
Actionbuttons),
- den Formen (keine verwirrende Vielfalt),
- Umrandungen (verbindende/trennende Linien),
- Action bars (Leiste etwa für Sprung auf Hilfetexte
oder zum Blättern),
- Überschriften zur Orientierung im Zugriffspfad
und Maßnahmen zur effizienten Verwaltung durch
den Administrator.
Um die Hierarchie festzulegen, muß die Summe der
relevanten Informationen vorher sortiert werden. Die
folgende Einteilung scheint für viele Unternehmen
sinnvoll:
- Divisions (Profit Centers),
- Functions (Management, Selling, Marketing,...),
- Legal entities (Profit & Loss, Balancesheetplanning,
Cash Flow ...),
- Global Data (Conversion rates, economic facts/
impacts ...),
- Extemal Data (marketshares,...).
5. 2. Informationsbreite
Sie orientiert sich an Empfänger und kann je nach
Hierarchiestufe folgende Daten (Beispiel) umfassen,
vorausgesetzt die Basisdaten sind bereits in
elektronischer Form vorhanden (kein manueller
Input!):
Divisionergebnisse (Froduktorientierung) mit
- Absatzmengen,
- Erlösen,
- Deckungst)eiträgen,
- Marktanteilen; etc.
Divisionergebnisse (Vertriebswege-ZKundenorientierung)
mit
- Absatzmengen, Auftragsmengen,
- Deckungsbeiträgen; etc.
mit den formalen Schemata ABC-Analyse, Hitliste,
Abweichungsanalyse (Bericht und Graphik),
Portfolio-Darstellung.
Kostenorientierung (Kostenmanagement,
Headcount, Projektfortschritt,...),
Finanzorientierung (Bilanz, GuV, Planbilanz,
Bewegungsbilanz, Cash-Flow-Rechnung,
Investitionsrechnung,...),
Funktionsorientierung (Kennzahlen von
Geschäftsführungsbereichen).
5. 3. Datenbasis
Generell geht es darum, wer mit welchem System
welche Informationen bereitstellt und wie der
Datenfluß bis zum Empfänger gesteuert wird. Wie
sehen also die Schnittstellen zu den Basissystemen
aus und in welcher Frequenz muß der Administrator
des EIS die neuesten Daten zur Verfügung stellen?
Soll der Update automatisch im Batchtetrieb oder
auch online auf Verlangen erfolgen? Es sind viele
technische Fragen zu klären. Die Datenbasis auf
Bereichsebene muß in EDV-Systemen verfügbar
sein, es darf kein Mehraufwand durch manuellen
Input bei Einführung des EIS entstehen !
5. 4. Schnittstellenaufbau / Transfermöglichkeiten
Mögliche Schnittstellen zu vorhandenen Datenpools
(Planungs- und Abrechnungssysteme wie DB2,
System-W, SAP, etc.) müssen geprüft werden und bei
der Umsetzung in einem ersten Prototypen
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