Datareport 2/2013 - Dataport

Mit System
Gemeinsames Personalmanagement-Verfahren für zwei Länder
KoPers startet in den
Produktivbetrieb
Der Startschuss für den Betrieb des gemeinsamen Personalmanagement-Systems der
Länder Hamburg und Schleswig-Holstein ist gefallen: Dataport hat im April die Gehälter
von rund 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erstmals erfolgreich mit KoPers
abgerechnet. Jetzt beginnt der Produktivbetrieb auch in den schleswig-holsteinischen
Kommunen.
Mit dem Projekt „Kooperation Personaldienste“
(KoPers) betreiben
die Freie und Hansestadt Hamburg
und das Land Schleswig-
Holstein mitsamt der Kommunen
ein gemeinsames IT-System
für Personalmanagement. Seit
2012 wird das Produkt der
P&I AG aus Wiesbaden durch
Dataport als IT-Dienstleister in
beiden Ländern implementiert.
Zwei Länder, ein Verfahren:
Diese Rechnung geht auf, denn
durch das gemeinsame Nutzen
der IT-Infrastrukturen verringern
sich die Kosten für den Betrieb
des Verfahrens für jedes der beiden
Länder. Da auch die Anforderungen
an ein neues Personalmanagement-Verfahren
nahezu
identisch waren, bot es sich an,
in eine gemeinsame Lösung zu
investieren.
In einem Verwaltungsabkommen
einigten sich Hamburg und
Schleswig-Holstein 2009 deshalb
darauf, gemeinsam ein integriertes
IT-Verfahren für Personalmanagement
zu beschaffen,
das auch von den Kommunen in
Schleswig-Holstein wirtschaftlich
eingesetzt werden kann.
Das integrierte IT-System KoPers
trägt mit der Einführung elektronischer
Geschäftsprozesse
entscheidend dazu bei, die Personalarbeit
zu modernisieren
und Prozesse zu optimieren.
Ob Entgeltabrechnungen, Bewerbungsmanagement
oder
Reisekostenverwaltung: KoPers
ermöglicht die Bearbeitung zahlreicher
inhaltlich zusammenhängender
Aufgabenstellungen
im Personalbereich in einem
einzigen Verfahren – ohne doppelte
Datenhaltung oder kostenintensive
Insellösungen. KoPers
enthält außerdem zahlreiche
funktionale und technische Erweiterungen.
Dazu gehört z. B.
ein umfassendes Berichtswesen
zur Erfassung von Kennzahlen
Elektronische Geschäftsprozesse
modernisieren die
Personalarbeit entscheidend.
und die Möglichkeit, Schriftgut
elektronisch zu verwalten. Ein
weiterer Vorteil: KoPers ist modular
aufgebaut und kann individuell
erweitert werden, zum
Beispiel für Aufgaben im Aus-
und Fortbildungsbereich oder im
Veranstaltungsmanagement. Mit
dem bisherigen System Permis A
wurde hingegen nur der Schwerpunkt
der Abrechnung abgedeckt,
eine Integration weiterer
Komponenten des Personalmanagements
war nicht möglich.
Zudem war das Verfahren technisch
überholt und erforderte einen
hohen Betriebsaufwand.
„Mit KoPers hoffen wir, sukzessive
ein zukunftsfähiges System
einzuführen und endlich die
handgemachten Excel-Tabellen
und -Auswertungen abschaffen
zu können. Wir sind mit KoPers
auf dem Weg zu einer noch professionelleren
Personalarbeit.
Darüber hinaus werden wir als
Kreisbesoldungsstelle auch für
unsere Kunden einen besseren
Service anbieten können“, so
Larissa Bebensee, Leiterin des
Fachdienstes Personal des Kreises
Stormarn.
Die Pilotierung von KoPers im
kommunalen Bereich erfolgte
seit September 2012 bei fünf
Kommunen in Schleswig-Holstein
– und in der Personalverwaltung
von Dataport. Dort
konnten im April für insgesamt
1.600 Angestellte und Beamte
die Entgeltabrechnung bzw.
Besoldung erfolgreich mit der
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