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IT
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Im Gegensatz zur physikalischen Hardware
in der Zentraldirektion in München
wird in den bundesweiten WWK-Außenstellen
mit einer virtuellen Desktopinfrastruktur
gearbeitet. Für den zeitlich
nach der Zentraldirektion geplanten Rollout
waren daher besondere Anpassungen
und Vorbereitungen erforderlich,
die vom IT-Clientmanagement berücksichtigt
werden mussten.
Realisierung durch das IT-Clientmanagement
unmittelbar nach seinem Schulungstermin
die neuen Anwendungen
auf seinem Arbeitsplatzrechner nutzen.
Nach dem Rollout in der WWK Zentraldirektion
erfolgte im März 2011 die
Umstellung der virtuellen Clients im
Innendienst der bundesweiten WWK-
Außenstellen. Zum geplanten Termin
weg positiv ausgefallen. Dieses erfreuliche
Ergebnis ist ein Verdienst aller
Projektbeteiligten und zeigt uns auch,
dass die Entscheidung für die Integrata
als Partner vom Consulting bis hin zur
Durchführung der Schulungen und als
Unterstützer in der Betreuungsphase
genau richtig war. Durch die gesamtheitliche
Konzeption der Schulungen und die
Technischer Rollout und Schulungsphase
Für den Erfolg des Gesamtprojektes
erwies es sich als hilfreich, die Schulungsphase
parallel zum technischen Rollout
durchzuführen. Die Zielgruppe umfasste
insgesamt 1.300 Mitarbeiter, davon mehr
als 1.100 in der Zentraldirektion in
München und knapp 200 in den bundesweiten
Außenstellen. Für die WWK war
es wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeiter
möglichst schnell nach der Migration
die Schulungsinhalte direkt anwenden
und in seine Arbeitsprozesse einfließen
lassen konnte.
Angesichts der großen Teilnehmerzahl
entschied sich das Projektteam daher,
pro Tag jeweils sechs Gruppen mit ca.
10 Teilnehmern parallel zu schulen. Am
1. Februar 2011 startete der erste Schulungstag
in den Räumen der WWK Zentraldirektion
sowie im Münchener Trainingszentrum
der Integrata. Im Zeitraum von
vier Wochen wurden immer von Montag
bis Donnerstag pro Tag jeweils 64
Teilnehmer mit den Funktionalitäten
von Office 2010 vertraut gemacht.
Das stellte besondere Anforderungen
an das Equipment. Die Integrata kümmerte
sich um die entsprechende Ausstattung
der Räume und die technische
Infrastruktur.
Um die vier Office 2010-Anwendungen
Outlook, Word, Excel und PowerPoint
möglichst praxisorientiert zu vermitteln,
wurden die jeweils eintägigen Umsteigerschulungen
mit einer interessanten
Besonderheit konzipiert. Für alle Seminare
wurde die interne IT-Infrastruktur
der WWK gespiegelt. Durch diese Abbildung
konnten die Teilnehmer in ihrer
vertrauten Systemumgebung arbeiten.
Dies war für den Wissenstransfer zwischen
Seminar und der praktischen Anwendung
am Arbeitsplatz ebenso hilfreich
wie die parallele Durchführung der Installationen.
Jeder Teilnehmer konnte
dank der optimalen Vorbereitung und
waren rund 99 Prozent der Rechner und
Systeme im gesamten Unternehmen
umgestellt.
Als Indikator für den Erfolg der Umstellungs-
und Schulungsmaßnahmen kann
ganz sicher die Zahl der Anfragen beim
Service Desk interpretiert werden. Sie
ging im Vergleich zu der Zeit vor dem
Rollout signifikant zurück und pendelte
sich bei durchschnittlich 10 Tickets
pro Tag ein. Dazu trugen auch die in
Tutorials zusammengestellten Tipps und
Tricks sowie die Schulungsunterlagen
im Intranet bei. Ganz im ökologischen
Sinne des Green-IT-Ansatzes entschied
sich das Projektteam dafür, die Seminarbroschüren
nicht in gedruckter Form,
sondern ausschließlich als E-Books im
WWK Intranet zur Verfügung zu stellen.
Bei Service Requests aufgrund konkreter
Anwendungsfragen, die nicht mithilfe
der Unterlagen selbst geklärt
werden konnten, leisteten die Trainer
während der Betreuungsphase Support
direkt am Arbeitsplatz. Melanie Kucharik,
die im Projektteam auch die Zusammenarbeit
zwischen der WWK internen
IT-Aus- und Weiterbildung und der
Integrata koordinierte, verweist auf
das Feedback der Schulungsteilnehmer:
„Die Seminarbeurteilungen sind durch-
Sicherstellung des Wissenstransfers
wurde unser Ziel erreicht, innerhalb
des klar definierten Zeitfensters 1.300
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal
für die neuen Anwendungen zu qualifizieren.
Damit haben wir bundesweit das
Know-how für effiziente und erfolgreiche
Arbeit vermittelt und den Anspruch
der WWK umgesetzt, die Innovationskraft
weiter zu fördern.“
Fazit
Durch die frühzeitige Einbindung der
Integrata als Partner für alle drei Phasen
des Migrationsprojektes schafften die
Verantwortlichen bei der WWK optimale
Voraussetzungen für die erfolgreiche Realisierung.
Das aus Mitarbeitern der WWK
sowie der Integrata bestehende Projektteam
hatte so die Gelegenheit, sich kennenzulernen
und aufeinander einzustellen.
Die Kommunikationsstrategie und das
sinnvolle Qualifizierungskonzept im Zusammenspiel
mit der perfekten Vorbereitung
durch das IT-Clientmanagement
erwiesen sich als Erfolgsbausteine.
Projektleiter Michael Maier blickt daher
zufrieden auf das Projekt zurück, das
„in time“ und „under budget“ abgeschlossen
werden konnte: „Nachdem
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