Berliner Betrieb für Zentrale Gesundheitliche Aufgaben ...

D. Geschäftsstelle:
Serviceeinheiten und Steuerungsdienste
Ausstattungs- und Prozessanalyse
im Institut für Lebensmittel,
Arzneimittel und Tierseuchen
Prozessoptimierung für die
Serviceeinheit Einkauf und Lager
Im Herbst 2005 startete ein umfangreiches
Projekt zur Prozessoptimierung für
den Einkauf, an dem Geschäftsleitung,
Geschäftsstelle (Controlling, IuK-Technik,
Einkauf und Lager) und die Geschäftsbereiche
I und II beteiligt waren. Von
Oktober 2005 bis August 2006 wurden
in intensiver Projektgruppenarbeit mit
externer Moderation und Beratung, zeitweise
auch mit Teilprojekten, verschiedene
Themen behandelt. Zu den für das
Projekt gesetzten Zielen gehörten u.a. die
Erzielung von Einsparungen durch verändertes
Einkaufsverhalten, die Optimierung
der Aufbau- und Ablaufstrukturen,
die Etablierung der Serviceeinheit Einkauf
als Steuerungsinstrument, die notwendige
Verkürzung von Bestell- und Lieferzeiten
und die Erhöhung der Transparenz
des Bestellvorgangs.
In 2006 führte dieses Projekt zu umfangreichen
Veränderungen in den Arbeitsund
Ablaufstrukturen des Einkaufs und
der Fachbereiche und zur Anpassung und
Ausweitung der vorhandenen Warenwirtschaftssoftware
zu einer vollständigen
betriebsinternen elektronischen Informations-
und Arbeitsplattform. Im Juli 2006
wurde auf das neue nahezu „papierlose“
Anforderungs-, Bestell- und Einkaufssystem
umgestellt, das seit Oktober 2006,
also ein Jahr nach Beginn des Gesamtprojekts,
weitgehend störungsfrei im „Normalbetrieb“
arbeitet.
Das Projekt hat daneben weitere Ergebnisse
hervorgebracht, z.B. einen inhaltlich
bereits weitgehend abgestimmten
Entwurf für eine „Geschäftsordnung
Einkauf“, die insbesondere die Zusammenarbeit
zwischen der Serviceeinheit
Einkauf und den Geschäfts- bzw. Fachbereichen
regelt und zugleich Erläuterungen
und Hinweise gibt; die Umsetzung
der Geschäftsordnung ist für den
Herbst 2007 geplant.
Eine neue Geschäftsordnung für die
Gerätekommission, die stärker als
bisher die Setzung von Prioritäten
und Effizienz von Beschaffungen in
den Vordergrund der Entscheidungen
rückt, wurde im Zusammenhang
mit der Umsetzung der Ergebnisse
der Ausstattungs- und Prozessanalyse
im Institut für Lebensmittel, Arzneimittel
und Tierseuchen (ILAT) und der
Fusion des Landeslabors Brandenburg
mit dem ILAT bis zur zweiten Jahreshälfte
2007 zur Entscheidung
zurückgestellt.
Einkaufen leicht gemacht
Das in elektronischer Fassung als
„Vergabeleitsystem“ vorliegende
Vergabehandbuch, das sowohl den
Mitarbeitern im Einkauf als auch in
den Fachbereichen die Planung
größerer Beschaffungen erleichtert,
kommt erstmals bei den Investitionen
des Jahres 2007 zur Anwendung.
Bislang wurden noch nicht alle
Ziele mit dem Projekt vollständig
erreicht, einige werden im Rahmen
anderer Maßnahmen weiterverfolgt
werden. Für das Jahr 2007 ist auf
Grundlage von Auswertungen aus der
neuen Warenwirtschaftssoftware im
Bereich Einkauf als neues Projekt der
Abschluss von Rahmenverträgen mit
einem Großteil der Lieferanten des
BBGes vorgesehen. ˇ
Im Zusammenhang mit den Verhandlungen
zur Fusion des ILAT mit dem Landeslabor
Brandenburg hatte die Geschäftsleitung
des BBGes im Sommer 2006 entschieden,
das ILAT mit einer externen Analyse
zur Ausstattung und zu den Arbeitsprozessen
bei der Vorbereitung auf die Fusion
zu unterstützen. Für diese Analyse wurde
das in der Laborbranche renommierte
Schulungs- und Beratungsunternehmen
Klinkner & Partner ausgewählt.
Die Erhebungen und Befragungen für
die Analyse wurden im Oktober und im
November 2006 vor Ort durchgeführt, im
Januar 2007 erfolgte die Ergebnispräsentation
für alle Beschäftigten im ILAT. Dieser
schlossen sich eine erste Diskussion in
und mit den Fachbereichen zu möglichen
Handlungsschwerpunkten und weitergehende
Analysen durch die Geschäftsstelle
und Führungskräfte des ILAT an.
Die positiven Ergebnisse der Analyse und die
ermittelten Verbesserungspotentiale werden
noch im Vorfeld der Fusion des ILAT mit dem
Landeslabor Brandenburg Eingang in eine
Zielvereinbarung zwischen der Geschäftsleitung
und der ILAT-Leitung finden. ˇ
Vorbereitung der Fusion des
Instituts für Lebensmittel,
Arzneimittel und Tierseuchen mit
dem Landeslabor Brandenburg
Auf der gemeinsamen Sitzung des Senats
von Berlin und des Kabinetts von Brandenburg
im Dezember 2005 wurde ein
Prüfungsauftrag zur möglichen Fusion des
Instituts für Lebensmittel, Arzneimittel und
Tierseuchen (ILAT) mit dem Landeslabor
Brandenburg (LLB) beschlossen.
Im Januar 2006 endete die Arbeit der
bisherigen „Projektgruppe BBGes“, die
sich seit Juni 2005 in 11 Sitzungen mit
Aufgabenstellung, Rechtsform und Kostenreduzierungen
zur Verbesserung der wirtschaftlichen
Gesamtsituation des BBGes
beschäftigt hatte. Der Arbeitsaufwand war
für alle Beteiligten hoch, einige der erarbeiteten
Unterlagen fanden in den späteren
Fusionsverhandlungen Verwendung.
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