Querschnitt 21 / Februar 2007 - h_da: Hochschule Darmstadt

Querschnitt 21
sicheres und eFFizientes
dokumentenmAnAgement
Am beisPiel einer deutsch-
FrAnzösischen hochschulkooPerAtion
autoren •
Fabio Mondelli
Inge Schestag
uta Störl
Peter Wollenweber
Abstract
Der Austausch studentenbezogener Dokumente zwischen
Hochschulen ist aktuell personalintensiv und langwierig. um
effizienz zu gewinnen, müssen existierende Geschäftsprozesse
in Hinsicht auf das Dokumentenmanagement grundlegend
revidiert werden. Für einen Studiengang mit internationalen
Kooperationspartnern wurde ein geeignetes Konzept entworfen
und prototypisch implementiert. Dieses ist ebenso anwendbar
für den Daten- und Dokumentenaustausch im nationalen
Hochschulbereich, z. B. bei der unterstützung des durch
den Bolognaprozess begünstigten Wechsels der Hochschule
während des Studiums. Für den Austausch der Informationen
zwischen den Hochschulen werden im vorliegenden Ansatz
XML-Dokumente verwendet, deren Struktur basierend auf internationalen
Standards entworfen wurde. Zur Wahrung der
Integrität der elektronischen Dokumente werden elektronische
(Mehrfach-)Signaturen eingesetzt. Hierfür wurde ein Signaturserver
prototypisch implementiert.
1 • motivation
Internationale Hochschulkooperationen ermöglichen den Studierenden
neben der fachlichen Qualifikation eine erweiterung
ihrer Fremdsprachenkompetenzen und vertiefte einblicke in
kulturelle unterschiede, die im zunehmenden Wettbewerb um
attraktive Arbeitsplätze als Zusatzqualifikation eine immer
größere rolle spielen werden. Am Fachbereich Informatik der
Hochschule Darmstadt gibt es bereits eine Vielfalt von internationalen
Hochschulkooperationen, unter anderem eine deutschfranzösische
Kooperation mit der Hochschule Conservatoire
National des Arts et Métiers (CNAM) mit Hauptsitz in Paris, die
ausschließlich berufsbegleitend Bachelor-, Master- und Dip-
lom-Studiengänge in den unterschiedlichsten Fachrichtungen
anbietet. Seit 1997 werden im rahmen dieser Kooperation am
Fachbereich Informatik Studierende ausgebildet, die einen bacheloräquivalenten
Abschluss oder einen Diplom-Abschluss
im Gebiet der Informatik erwerben können.
Die mehr und mehr ausufernde Gesetzes- und Verordnungsvielfalt
multipliziert sich bei internationalen Kooperationen im
Vergleich mit nationalen Hochschulkooperationen und den
Aufgaben der internen Hochschulverwaltung. Praktisch alle
neuen Anforderungen des Gesetzgebers fordern in hohem
Maß nicht nur die Kapazitäten der Verwaltung, sondern auch
der fachlich verantwortlichen Hochschullehrer und binden deren
ressourcen in einem die Ausbildung gefährdenden umfang.
Der einsatz aktueller Technologien des IT-gesteuerten
Prozessmanagements für die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse
dient dazu, die bereits bestehenden (teil-) automatisierten
Prozesse weiter zu optimieren und somit eine höhere
effizienz zu erzielen.
Internationale Hochschulkooperationen erfordern den Austausch
von gemeinsam verwalteten, strukturierten Daten wie
Stammdaten der Studierenden, Notenlisten, etc., aber auch
von (signierten) Dokumenten wie Modulbeschreibungen, Zeugnissen
etc. Die hierfür erforderlichen Abläufe enthalten heute
zu einem großen Anteil noch Teilprozesse, die einen Transfer
unterschriebener Papierdokumente beinhalten. Bei einer Analyse
dieser Prozesse kann eine Vielzahl von Schwachstellen
und Optimierungspotential aufgewiesen werden:
sicheres und effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel einer deutsch-französischen hochschulkooperation FAchbereich inFormAtik
Description of a course unit with curriculum, time schedule,
teaching activities and exam.
Shorthand identification of the course unit
Full name of the course unit
…
…
Abbildung 1 • Ausschnitt aus dem CDM-eCTS-Schema [CDM05]
• Durch die erhöhung des Automatisierungsgrades von Prozessketten
lässt sich ein immer höher werdender, personeller
und zeitlicher Aufwand reduzieren,
• die Gefahr von Fehlern durch manuelle Mehrfacherfassung
der relevanten Daten auf verschiedenen physischen Speichermedien
kann durch den Austausch der Daten in standardisierten
XML-Formaten minimiert werden, der das automatisierte
ein- und Auslesen der Daten auch auf proprietären Verwaltungssystemen
der beteiligten Hochschulpartner erleichtert,
• ebenso können Medienbrüche durch den einsatz von XML
dadurch vermieden werden, dass Transformationen von XML
in verschiedene Ausgabeformate (rTF, PDF etc.) unterstützt
werden, wodurch auch eine nahtlose Kommunikation und Verarbeitung
ermöglicht wird (vgl. Kapitel 2).
Alle genannten Optimierungspotentiale erfordern jedoch ein
Konzept zur Wahrung der Authentizität des Senders sowie zur
Sicherstellung der unverfälschtheit der Daten und Dokumente.
Das (mehrfache) Signieren und Validieren der elektronisch
generierten und verschickten Daten und Dokumente muss also
für alle beteiligten Kooperationspartner auf einfache Weise
möglich sein. um die Anforderungen an die hierfür notwendige
Infrastruktur und die Auswirkung auf bestehende Prozesse
besser einschätzen zu können, wurde in unserem Projekt als
prototypisches System ein Signaturserver entworfen und implementiert,
der die benötigten Funktionalitäten bereitstellt:
das (Mehrfach-) Signieren von Dokumenten, das Validieren
vorhandener (Mehrfach-) Signaturen sowie die umwandlung in
unterschiedliche Dokumentenformate (vgl. Kapitel 3).
Ziel unseres Projektes ist, neben der Bereitstellung der not-
wendigen technologischen Basis, die erprobung eines Vorgehensmodells
zur schrittweisen Integration dieser neuen Konzepte
und Technologien in bestehende Infrastrukturen.
2 • xml-basierter dokumentenaustausch
Werden Informationen elektronisch zwischen verschiedenen
Institutionen ausgetauscht, ist eine der wichtigsten Anforderungen,
dass die enthaltenen Informationen von allen beteiligten
Partnern vollständig und automatisiert gelesen bzw. weiterverarbeitet
werden können.
Der klassische elektronische Datenaustausch basiert entweder
auf Binär- oder auf ASCII-Daten. Bei der Verwendung von
Binärdaten gibt es eine reihe von Nachteilen: Zum einen müssen
alle beteiligten Partner mit der gleichen Systemumgebung
(Programmiersprache, Betriebssystem) arbeiten. Zum anderen
muss das Format absolut fix sein – sobald auch nur eine
Information sich verändert (z. B. ein neues Datenfeld hinzukommt),
müssen alle beteiligten Partner ihre Programme anpassen.
Diese einschränkungen sind letztlich nur innerhalb
einer homogenen umgebung (z. B. eines unternehmens) realisierbar
– in einem lose (bis gar nicht) gekoppelten Verbund
unabhängiger Institutionen verschiedener Länder hingegen ist
dies völlig unrealistisch.
Der Ansatz ASCII-Daten zu verwenden, versucht zumindest die
Programmiersprachen- und Betriebssystemunabhängigkeit
herzustellen. Allerdings gibt es auch hier Probleme – z. B. die
Verwendung von sprachspezifischen Sonderzeichen wie umlauten,
Akzenten etc. Darüber hinaus bleibt das Problem der
mangelnden Flexibilität bezüglich Änderungen der auszutau-
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