VNW-Magazin - Ausgabe 5/2017

Organisationsentwicklung
Spar- und Bauverein, Hannover
Das Leben in der Organisation leben
– mit einer Wiki-Lösung
VON ALBRECHT BUCHHEISTER UND UDO FROMMANN
Udo Frommann ist Vorstandsmitglied beim Spar- und Bauverein Hannover eG.
Albrecht Buchheister ist bei der Genossenschaft unter anderem
für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung zuständig.
Hannover. Seit Jahren verfügt der Spar- und Bauverein in Hannover
über zeitgemäße Tools, um das Wissen der Organisation
transparent zu machen und relevante Infos für die Mitarbeiter
nach dem Motto „jeder für jeden“ bereitzustellen. Auf diese
Weise können sich Mitarbeiter im Intranet informieren und z.B.
wenn sie aus dem Urlaub zurückkehren, schnell und unkompliziert
erfahren, was sich in der Zwischenzeit so getan hat.
Einziges Problem in der Vergangenheit: Das Wissen war auf
verschiedenen Programmen verteilt. So gab es News im Portal
SBV-Intern (jeder für jeden). Das Wissen darüber, wie Prozesse
ablaufen, war im Viflow abrufbar. Und die zumeist selbstverfassten
Hinweise, „wie etwas gemacht wird“, standen im Orga-
Handbuch zur Verfügung. Außerdem gab es noch ein Abwesenheitsmanagement.
Auch die Übersichtlichkeit hatte gelitten. Manches Wissen –
wie etwa über Aufgaben und Maßnahmen aus Zielvereinbarungen,
QM-Workshops, EFQM-Managementbewertung, diversen
Audits oder Arbeitssicherheitsmeetings – war etwas versteckt.
Solche Dokumentationen wurden oft in Exceltabellen geführt
oder in Protokollen festgehalten, und nicht selten wurden getätigte
Zusagen ganz einfach mal vergessen. Neue Mitarbeiter waren
zu Anfang wegen der vielen unterschiedlichen Programme
leicht überfordert. Klarheit sieht anders aus.
Seit mehreren Jahren orientiert sich der Spar- und Bauverein in
Sachen Organisationsentwicklung auch branchenübergreifend.
Einmal im Monat trifft sich die Qmunity des DGQ-Regionalkreises
(Deutsche Gesellschaft für Qualität) in der Hochschule Hannover
zu Themen rund um das Qualitätsmanagement.
Anfang 2015 war in diesem Kreis „Modell Aachen“ (ein von
der RWTH Aachen aus gegründetes Unternehmen) zu Gast und
stellte das neue Q.wiki vor: Eine Wiki-Anwendung, angelehnt
an Wikipedia, das vermutlich jeder kennt und kostenfrei als
Nachschlagewerk nutzt. Dieses Werkzeug geht über das eigentliche
QM-Thema weit hinaus. Unserer Genossenschaft bot sich
die Chance, ein Managementsystem aufzubauen, das gut und
schnell funktioniert und leicht zu handhaben ist.
Schnell kam es zum Vertragsabschluss, wobei zu sagen ist,
dass das Werkzeug Foswiki selbst kostenfrei war. Und nach
wenigen Wochen erfolgte bereits die Einführung.
Von Beginn an waren alle Beteiligten begeistert. Sehr einfach
ließen sich neue Inhalte veröffentlichen, Fotos oder Screenshots
einbinden, Prozessprüfung und Freigaben verliefen problemlos
online – man braucht nur den Internet Explorer, der beim Öffnen
gleich die Wiki-Anwendung bereitstellt. Keine unnötigen Regularien
oder Berechtigungen, stattdessen Transparenz im System,
z.B. die Historisierung der Dokumente. Kein Vergleich mit dem
Orga-Handbuch zuvor.
Sämtliche „anderen Tools“ wurden nach und nach geschlossen,
die wichtigen Inhalte in das neue Q.wiki übernommen.
„Es ist das Wissen unserer Organisation, das gilt es, gemeinsam
aktuell zu halten; mit dem Q.wiki ist das richtig gut gelungen“,
resümiert Vorstandsmitglied Udo Frommann.
Wenn die Mitarbeiter heute das Q.wiki starten, und das tun
sie gern mehrmals täglich, dann sehen sie auf den ersten Blick
im Portal, was es an neuen Infos gibt (Motto: jeder für jeden),
wer Geburtstag hat, welche wichtigen Termine im Unternehmen
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