VNW-Magazin - Ausgabe 5/2017

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Das Verfahren der Datenüberleitung vom Alt- auf das Neusystem
und der Nachweis sowie die Prüfung der richtigen Datenüberleitung
ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
zu dokumentieren. Die Unterlagen der Datenüberleitung
mit den entsprechenden Prüfungshandlungen gehören
nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zu den aufzubewahrenden
Arbeits anweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
(zehnjährige Aufbewahrungsfrist).
Die Datenmigration bei der Prüfung
des Jahresabschlusses und die Beratung
„Energiekosten;
kein
Thema
für
Sie?“
Im Rahmen der Jahresabschluss- und der genossenschaftlichen
Prüfung gehört es zu den Aufgaben des externen Abschlussprüfers
zu beurteilen:
l ob die Auswirkungen des Systemwechsels vom Unternehmen
angemessen berücksichtigt worden sind,
l die Übernahme der Daten getestet wurde und bei der
Migration Fehler aufgetreten sind und diese bereinigt wurden
und
l die Migrationskontrollen planmäßig und nachvollziehbar
dokumentiert wurden.
Hierzu hat der externe Abschlussprüfer auch eigene Funktionstests
vorzunehmen (IDW PS 850 Tz 81 ff.). Die Prüfung der
Migration und deren Dokumentation führt im Vergleich zur
Prüfung mit unveränderter IT-Landschaft zu einer Erweiterung
des Prüfungsumfangs und erfordert für die Jahresabschlussprüfung
zusätzliche Informationen vom Unternehmen. Dies ergibt
sich insbesondere aus der vollkommen neuen prüfungsrelevanten
Informationsbasis durch die neue IT sowie der IT-bedingten
Änderungen von Arbeitsabläufen im Unternehmen.
In der Praxis hat sich die Durchführung einer gesonderten,
externen Migrationsprüfung, die aus der gesetzlichen Prüfung
ausgegliedert ist, sehr bewährt. Zielsetzung der externen
Migrationsprüfung ist die Feststellung der Ordnungsmäßigkeit
der Datenübernahme und die ordnungsgemäße Einhaltung der
beschriebenen Dokumentationsanforderungen. Die Berichterstattung
über das Prüfungsergebnis erfolgt in einem separaten
Prüfungsbericht. Durch die zusätzliche externe Migrationsprüfung
wird die gesetzliche Prüfung zeitlich entlastet und die
Ordnungsmäßigkeit des Migrationsprozesses im Unternehmen
extern unterlegt und bestätigt. Dies führt auch zu einer deutlichen
Senkung des Haftungsrisikos für Vorstand und Geschäftsführung.
Bevor es also zur Phase 5 (Produktivphase) kommt, steht das
Wohnungsunternehmen bei einer IT-Umstellung vor erheblichen
Herausforderungen, die oft zeitlich und personell nur schwer
neben den täglichen Arbeitsabläufen bewältigt werden können.
VNW und vdw bieten als wohnungswirtschaftliche Prüfungsverbände
hierfür umfassende Dienstleistungen von der projektbegleitenden
Beratung, wie z.B. Altdatenanalyse, Kontenmapping
und Strukturierung der Arbeitsablauforganisation bis zur Durchführung
der externen Datenmigrationsprüfung an. h
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