VNW-Magazin - Ausgabe 5/2017

Serie: ERP-Umstellung
Datenmigration – vorbereitet,
dokumentiert, geprüft
VON MARK OLIVER KÖNEMUND
UND FRANK NOLTE
vdw Niedersachsen Bremen
Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.
Auf die Wohnungswirtschaft rollt zurzeit eine mächtige Welle
durch Umstellungen auf neue wohnungswirtschaftliche ERP-
Software zu. Was sind die Gründe für diese IT-Umstellungen?
Vorrangig ist sicherlich die beabsichtigte Abschaltung des
bewährten, aber in die Jahre gekommenen GES-Systems der
Aareon-Gruppe im Jahr 2020 zu nennen. Aber auch die Weiterentwicklung
der Unternehmens-IT mit besseren und schnelleren
Auswertungsmöglichkeiten, die zunehmende Digitalisierung der
Arbeitsabläufe und der Kommunikation mit Mietern und Mitgliedern
sind Gründe für einen Wechsel der wohnungswirtschaftlichen
Software. Der Wechsel stellt für jedes Wohnungsunternehmen
eine komplexe Aufgabe dar.
Zentrales Element der ERP-Umstellung ist die Übernahme der
im bisherigen System vorhandenen Datenbestände in das neue
System. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über das
weite Feld der Datenmigration bei IT-Umstellungen, die bei Wohnungsunternehmen
fast ausnahmslos Standardsoftware betreffen.
Als Datenmigration bezeichnet man dabei den Prozess, bei
dem Daten von einem vorhandenen Quellsystem in ein Zielsystem
transferiert werden. Eine IT-Umstellung läuft generell grob in
den folgenden Prozessphasen ab:
In den Phasen 1 bis 2 (Planungs- und Definitionsphasen)
werden die Anforderungen an die neue Software, der zeitliche
Ablauf (Projektplan einschließlich Umstellungszeitpunkt), die
Budgethöhe für die IT-Umstellung und die laufenden Kosten,
der Schulungsplan und das Beratungskonzept bestimmt. Zum
Schluss wird in einem ersten Meilenstein der neue IT-Vertrag
unterschrieben. Die Entscheidung für eine bestimmte neue
Software sollte dabei unter dem Aspekt der Ordnungsmäßigkeit
der Geschäftsführung nachvollziehbar dokumentiert sein (vom
Lastenheft bis zur vertraglichen Zusicherung von Eigenschaften).
Aber auch der Schulungsplan und das Beratungskonzept, bei
denen eine zeitintensive praxisnahe Schulung und Beratung im
späteren anfänglichen Echtbetrieb nicht zu vernachlässigen sind,
sowie die ausreichenden personellen Kapazitätsplanungen in
den einzelnen Unternehmensbereichen, insbesondere im Bereich
Rechnungswesen, sind wichtige Phasen-Bausteine für ein erfolgreiches
Projektmanagement.
In der Phase 3 (Realisierungs- und Vorbereitungsphase)
werden die Grundlagen für die neue IT-Programmstruktur gelegt.
Hierbei geht es insbesondere um die Analyse und Bereinigung
des vorhandenen Altdatenbestandes (Löschung alter Mieter
und Kreditoren, nicht mehr vorhandener Anlagengegenstände
u.a.), Kontenmapping (Überleitung alter/neuer Kontenplan), IT-
Berechtigungskonzept einschließlich der Administratorenrechte,
Neuorganisation des Belegwesens (andere und separate Nummernkreise),
Zugriffsmöglichkeiten auf das Altsystem und
natürlich die permanente Budgetüberwachung. In dieser Phase
kann sich schon deutlich zeigen, dass aus der IT-Umstellung
auch weitgehende Anpassungen und Neustrukturierungen
der Arbeitsprozesse resultieren.
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