Beschaffung aktuell 03.2020

MANAGEMENT
Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen
Smartes Tendern
Beim Tendermanagement hat die digitale Transformation schon Einzug ge halten: Zahlreiche
Softwarelösungen, Web-basierte Portale und Managementtools wollen potenzielle Auftraggeber
und Bieter zusammenbringen und ein reibungsloses Ausschreibungsverfahren ermöglichen.
Doch gerade bei automatisierten Prozessen darf man die Vertragsbedingungen nicht aus den
Augen verlieren.
Es ist nur ein Buchstabe, der das Tendern
vom Tindern, jener weitverbreiteten
Partnersuche via Internet, unterscheidet.
Und so groß die Unterschiede zwischen
beiden Verfahren zunächst auch sein
mögen – es gibt doch eine augenfällige
Gemeinsamkeit : es geht um das Auffinden
eines passenden Partners.
Beim Tindern ist es nur ein Wischen nach
links oder rechts, beim Tendern sind viele
repetitive Schritte nötig, bis man den besten
Partner gefunden hat: das Erstellen und
Bereitstellen von Ausschreibungsunterlagen,
die strukturierte Erfassung der Angebote, ein
fundierter Tarifvergleich, die kaufmännische
Verhandlung, das Vertragsmanagement und
die gesamte Kommunikation mit den Bietern.
Das Ausschreibungsmanagement ist damit
ein geeignetes Anwendungsfeld für Automatisierung
und Digitalisierung. Softwarelösungen
und -tools überführen die immer wiederkehrenden
manuellen Tätigkeiten in einen
automatisierten Workflow.
Standardisierte Schritte
Das ist Segen für diejenigen, die ihre Prozesse
schon standardisiert haben, und Fluch für
diejenigen, bei denen die digitale Transfor -
mation noch in den Kinderschuhen steckt.
„Grundvoraussetzung für die Konfiguration
von automatisierten Workflows ist die Standardisierung
der Geschäftsprozesse und -abläufe“,
betont Kadir Dindar, CEO der Siemens
Digital Logistics GmbH, einem auf Logistikprozesse
spezialisierten IT- und Consulting-
Dienstleister mit Sitz in Frankenthal. Gelingt
das Einziehen der Standards, sind deutlich reduzierte
Bearbeitungszeiten der Lohn sowie
transparente Informationen in Echtzeit und
ohne Redundanzen für alle Beteiligten. „Bei
einem unserer Kunden aus dem Logistikbereich
konnte der Zeitaufwand für die Kalkula-
tion komplexer Tarife mit größeren Datenmengen
durch unser System von knapp
einem Tag auf 30 Minuten reduziert werden“,
berichtet Dr. Giovanni Prestifilippo, Ge -
schäfts führer der PSI Logistics GmbH, einem
Software-Spezialisten für die Transport- und
Logistikbranche.
Vertragsschluss und Vertragsfreiheit
Der krönende Abschluss eines erfolgreichen
Tenders, auf den das gesamte Verfahren abzielt,
ist der Vertragsschluss. Dabei legt das
ausschreibende Unternehmen verständlicherweise
Wert darauf, dass seine eigenen Vertragsbedingungen
zur Anwendung kommen.
Doch auch bei digitalisierten Abläufen gilt eines
der wichtigsten Rechtsprinzipien des
deutschen Zivilrechts: die Vertragsfreiheit.
Die Parteien sind – im Rahmen der geltenden
„„Bei einem unserer Kunden [...]
konnte der Zeitaufwand für die
Kalkulation komplexer Tarife
mit größeren Datenmengen [...]
von knapp einem Tag auf
30 Minuten reduziert werden.“
Dr. Giovanni Prestifilippo
Gesetze – frei darin, mit welchem Partner
und mit welchem Inhalt sie einen Vertrag
schließen. Anstatt nach dem Motto „Augen
zu und durch“ durch den Ausschreibungsprozess
zu hetzen, macht es auch für ausschreibende
Unternehmen Sinn, die Vertragsbedingungen,
Haftungsausschlüsse und Service-
Level-Agreements von Anfang an offen zu
kommunizieren. „Die elementaren Kriterien
einer Geschäftsbeziehung, wie zum Beispiel
Zahlungsziel und Zahlungsmodalitäten, werden
so frühzeitig transparent gemacht und
damit grundlegende vertragliche Hürden in
der Schlussphase des Tendermanagements
vermieden“, weiß Digitalisierungsexperte
Dindar.
„Der Vertragsschluss kann erheblich erleichtert
werden, wenn die rechtlichen Fragen
frühzeitig geklärt werden“, bestätigt Sandra
Thörner, Leiterin Tendermanagement beim
Personaldienstleister Randstad. „Ziel sollte es
sein, die Problemfelder schon vor Beginn der
Ausschreibung und Zusammenarbeit aus dem
Weg zu räumen.“ So könne man sowohl rechtliche
als auch praktische Alternativvorschläge
rechtzeitig diskutieren und beschließen.
Contractmanagement
Die hinterlegten Konditionen, Restriktionen
und Laufzeiten werden im automatisierten
Tendermanagement als Contract- oder Vertragsmanagement
bezeichnet und oft als reine
Dokumentation abgetan. Doch gerade die
Möglichkeit, alle Versionierungen jederzeit
und überall durch alle am Bietverfahren Beteiligten
einsehen zu können, trägt wesentlich
zu einem reibungslosen Ablauf bei.
„Insbesondere in Kontraktlogistikprojekten
mit einem sehr hohen Grad an kundenindividuellen
Prozess- und Haftungsanforderungen
ist ein gutes Vertragsmanagement unab -
dingbar“, sagt Siemens-Digital-Logistics-Chef
Dindar . „Zudem besteht bei komplexen Vergaben
von Logistikdienstleistung oftmals ein
großer Bedarf an Nachverhandlungen und
somit Vertragsänderungen, die dokumentiert
werden müssen.“
Nach Angaben der Hersteller stellen die auf
dem Markt befindlichen Tools und Plattformen
Möglichkeiten bereit, auch individuelle
Vereinbarungen in die streng formalisierten
Abläufe zu integrieren. „Zunächst werden die
individuellen Absprachen digital erfasst“, be-
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