KOMMUNALES BILDUNGSWERKe.V ... - Tipp der Woche

8 Fachübergreifende Seminare
Zielgruppe: Juristinnen und Juristen, die ihre Schreibpraxis und Textkompetenz kritisch reflektieren und verbessern
wollen.
Benötigte Arbeitsmittel: Ggf. eigene Texte aus der Arbeitspraxis der Teilnehmer/innen
Dozent: Herr Matthias Schmid, Regierungsdirektor, Referatsleiter im Bundesministerium der Justiz.
Dokumenten-Management-System in der Praxis - die Kunst der strukturierten Einführung
Workshop
17.11.2011 (Berlin) Code: FÜA023Z * 155,00 Euro
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) verlangt nach einem strukturierten Projektmanagement.
Viele Probleme und unvorhergesehene Aufgabenstellungen ergeben sich nicht aus dem technischen
Umfeld, sondern aus der täglichen Verwaltungspraxis. Während oder nach der Einführungsphase wird vielfach
festgestellt, dass sich geplante Abläufe in der Praxis doch wieder anders darstellen. Es treten Fragestellungen auf, die in
der Planung keine Rolle spielten und nun plötzlich das ganze Projekt an den Rand des Scheiterns verweisen. In dem
Workshop erhalten die Teilnehmer/innen anhand praktischer Beispiele Einblicke in die besonderen Problemlagen bei
der Einführung eines DMS. Sie werden in die Lage versetzt, für individuelle Problemstellungen in der eigenen
Verwaltung Lösungsstrategien zu entwickeln.
Schwerpunkte:
• Welche DMS gibt es und wie findet man das richtige System?
• Von der Informationsbeschaffung bis zur Auftragsvergabe - ein langer Weg?
• Wie kann ein Pflichtenheft definiert werden - was ist wichtig, was ist unwichtig?
• Wie muss ein Projektmanagement gestaltet sein, damit es erfolgreich ist?
• Wer gehört in die Projektgruppe und wie wird die Mitarbeitervertretung eingebunden?
• Was der Verkäufer verspricht und der Techniker nicht halten kann (Aus dem Tagebuch eines Projektleiters)
• Was man nicht planen kann (Blockadehaltung, Befindlichkeiten und weitere Überraschungen)
• Überprüfung der Arbeitsprozesse: notwendig, sinnvoll oder überflüssig?
• Darstellung eines Beispiels mit einer guten Anbindung eines DMS an ein Fachverfahren
• Die Einführung des Systems im Arbeitsalltag: Chaos oder entspannte Projektmitarbeiter/innen?
• Weniger Papier aber mehr Arbeit! Wie wird vermieden, dass Führungskräfte übermäßig beschäftigt werden?
• Welche Möglichkeiten gibt es, mehr aus dem DMS rauszuholen?
• Ausblick: Von der digitalen Akte zum virtuellen Arbeitsprozess.
Zielgruppe: Amtsleiter/innen, Projektleiter/innen, Abteilungsleiter/innen und Mitarbeiter/innen, die sich mit dem
Thema DMS beschäftigen.
Dozent: Herr Heiko Greitschus-Kock.
Elektronische Vorgangsbearbeitung in den Kommunen
Spezialseminar
12.09. - 13.09.2011 (Berlin) Code: FÜA023K * 200,00 Euro
Nach Absolvierung des Seminars kennen die Teilnehmer/innen anhand praktischer Beispiele aus den Kommunen die
Komponenten der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie deren Einsatzmöglichkeiten und Grenzen. Sie haben
einen Überblick, welche Aspekte bei der Einführung zu beachten sind. Sie verfügen über eine Checkliste zur
Entscheidungsfindung sowie einen Muster-Plan zum Projektmanagement. Neben dem Dokumentenmanagement wird
auch auf den Workflow eingegangen. Das Seminar stellt insofern eine Erweiterung des Seminars FÜA023Z dar.
Schwerpunkte:
• Begriffe der elektronischen Vorgangsbearbeitung
• Möglichkeiten und Grenzen; das DOMEA-Konzept; typische Produkte
• Anwendungsbeispiele: Arbeit mit der elektronischen Akte in verschiedenen Kommunen; Kfz-Bewohner-
Parkausweis; Gewerbeanmeldung; einfache und erweiterte Meldeauskunft; Anordnungs- und Festsetzungsprozess
• Rechtliche Aspekte und Rechtsbewertungen: Revisionssicherheit; Datenschutz; Arbeitsrecht; Kommunalrecht
insbesondere bei Auftragsdienstleistungen; gesetzliche Festlegungen im Kfz-Meldewesen und bei
Gewerbeanmeldungen
• Aspekte bezüglich der Veränderung von Geschäftsprozessen: Arbeitsabläufe; Veränderung in der Organisation und in
der Struktur
• Personelle Aspekte: Veränderung des Arbeitsumfeldes
• Finanzielle Aspekte: Kosten-Nutzen-Modelle; interne versus externe Dienstleistungen
• Weg zur Entscheidungsfindung
• Muster einer Projekt-Organisation und eines Projektplans: Aktivitäten; Ablauf; Meilensteine.
Zielgruppe: Entscheider/innen, Fachgruppenleiter/innen, Mitarbeiter/innen der Organisationseinheit sowie interessierte
Mitarbeiter/innen aus den Fachbereichen der Bürgerdienste von Verwaltungen kreisfreier Städte,
Landkreisverwaltungen und Verwaltungsgemeinschaften.
Dozent: Herr Dr. Matthias Kowalski.
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