Auto nach Bedarf: CarSharing - Flotte.de

wird dann den Arbeitgeber (AG) in Regress nehmen.
Der AG kann sich am Fuhrparkverantwortlichen
zum Teil schadlos halten, kann dieser
nicht nachweisen, dass er entsprechende Maßnahmen/Kontrollen
durchgeführt hat. Eine solche
Ordnungswidrigkeit kann mit Bußgeldern
bis zu 5.000 Euro bestraft werden.
Wie wird eine entsprechende Prüfung dokumentiert?
Die BG stellt hierzu die Formulare „Prüfpunkteprotokoll“
und „Prüfbefund“ zur Verfügung,
die auch im Internet abrufbar sind. Das Prüfpunkteprotokoll
muss bei jeder Prüfung erstellt
und bis zur nächsten aufbewahrt werden. Im
Prüfbefund finden sich eventuell erforderliche
Maßnahmen und deren Erledigung. Der Prüfbefund
bildet zusammen mit dem Protokoll die
erforderliche Dokumentation der Prüfung und
sollte idealerweise in dieser Form erstmalig vor
der Auslieferung des Fahrzeuges durch den ausliefernden
Händler erfolgen. Natürlich gibt es
verschiedene Möglichkeiten für die organisatorische
Abwicklung.
Zentrale Fahrzeugstationierung
Leichteres Spiel hat der Fuhrparkleiter, sind
seine Fahrzeuge komplett vor Ort stationiert.
Sowohl mit einer internen Lösung, als auch in
Abstimmung mit seinem Werkstätten/Reifenpartner
lässt sich dann die UVV-Prüfung relativ
einfach durchführen, dokumentieren und überprüfen.
Welche der möglichen Varianten der
Fuhrparkleiter hier letztendlich wählt, steht in
Abhängigkeit zur vorhandenen Manpower, der
Fuhrparkgröße und der Qualifikation der Mitarbeiter
beziehungsweise Werkstätten/Institutionen.
Dezentrale Fahrzeugstationierung
Eine Herausforderung stellt sich bei einem bundesweit
positionierten Fuhrpark. Die interne
Lösung außen vor gelassen, ist feststellbar, dass
es heute kaum noch ein Problem im Fuhrpark
gibt, für das es keine externen Dienstleister
gibt. Hierbei sollte aber die Qualität der Dienstleistung
ganz wesentliches Auswahlkriterium
sein, dass ein entsprechendes Salär anfällt, ist
legitim. Wie und wann sollte der Fuhrparkverantwortliche
einsteigen?
Vorbereitung zur Fahrzeugauslieferung
Hier findet für das Fahrzeug die erste Berührung
mit dem Thema statt. Die Auslieferungsinspektion
sollte deshalb mit der ersten UVV-
Prüfung einhergehen, das ist keine Selbstverständlichkeit
innerhalb des Prozesses der
Fahrzeugauslieferung. Eine entsprechende
Vereinbarung mit den ausliefernden Partnern
ist im Vorfeld zwingend erforderlich. Bereits
bei der ersten Dokumentation sollten die durch
die BG vorgesehenen Formulare genutzt werden
(wenn auch nicht zwingend erforderlich). Sie
müssen dem Händler mit dem Fahrerhandbuch
zur Verfügung gestellt werden. Ein Anschreiben
an den Fahrer und eine ausreichende Anzahl
Formulare für zukünftige Prüfungen werden
im Fahrerhandbuch platziert. Die Anbringung
einer farbigen Prüfplakette mit dem Datum der
nächsten Prüfung, welche bei allen Fahrzeugen
des Fuhrparks möglichst an der gleichen Stelle
angebracht werden sollte (beispielsweise A-
Säule oder Frontscheibe), ist zwar keine Pflicht,
hat jedoch vor allem für den Fahrer hohen Erinnerungswert.
Fahrzeugauslieferung
Auf dem bei Auslieferung erstellten Übergabeprotokoll
bestätigt der Fahrer die Kenntnisnahme
des Informationschreibens, den Erhalt der
Prüfunterlagen, die ordnungsgemäße Anbringung
der Prüfplakette und auch die in diesem
Zusammenhang zwingend erforderliche Fahrzeugeinweisung
bei Übergabe. Im Schreiben
müssen unbedingt auch der Hinweis auf seine
Verpflichtung (§ 36 BGV D 29) zur Prüfung des
Fahrzeuges vor Fahrtantritt und die von ihm zu
prüfenden Komponenten (lichttechnische Einrichtung
und freies Sichtfeld) enthalten sein.
Die Möglichkeit zur Überprüfung durch den
Fuhrparkleiter ist hier gleich Null. Um so wichtiger
ist die schriftliche Bestätigung des Nutzers.
Im Rahmen der erforderlichen jährlichen
Unterweisung zur Arbeitssicherheit sollte der
Mitarbeiter immer wieder darauf hingewiesen
und die Unterweisung dokumentiert werden.
Es gilt dafür Sorge zu tragen, dass die Prüfung
regelmäßig durchgeführt, eine Kontrolle der
Dokumentation vorgenommen und die Durchführung
dem Fuhrparkleiter angezeigt wird.
Die Originale der Prüfunterlagen verbleiben im
Fahrzeug (Fahrerhandbuch) und wandern beim
Fahrerwechsel mit.
Wo liegt die Herausforderung für den Fuhrparkleiter?
Sowohl die termingerechte Durchführung,
eventuell erforderliche Mängelbeseitigung und
die ordnungsgemäße Dokumentation des gesamten
Vorganges erfordern einen nicht unerheblichen
organisatorischen Aufwand. Die notwendige
Kontrolle, ob die UVV-Prüfung überhaupt
durchgeführt wurde, ist praktisch nur
durch Zusendung der Prüfunterlagen erkennbar.
Hier hat der Fuhrparkleiter nur die Möglichkeit
der Reaktion. Das Ziel muss deshalb
die durch den Fuhrparkleiter gesteuerte Aktion
im Vorfeld einer Prüfung sein. Der aufwendigste
Punkt ist die Pflege der Daten hinsichtlich
der erforderlichen Terminverfolgung. Sicherlich
wird ein Teil der Mitarbeiter dies anhand der
Plakette erkennen und die UVV entsprechend
durchführen lassen, darauf verlassen sollte sich
kein Fuhrparkleiter. Um den Aufwand für den
Fuhrparkleiter so gering als möglich zu halten,
ist die Hilfe externer Dienstleister zu empfehlen.
Welche können in Frage kommen?
Vertragswerkstätten/freie Werkstätten
Es besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Inspektion
die Prüfung vornehmen und sich den
Prüfbericht in elektronischer Form zusenden
zu lassen. Die entstehenden Prüf-Kosten sind
relativ gering, wenn auch sehr unterschiedlich
(zwischen 20 und 40 Euro). Falls erforderlich,
können in der Werkstatt eventuelle Mängel sofort
behoben werden! Mögliche Nachteile: Nachdem
das Fahrzeug den ausliefernden Händler
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verlassen hat, kommen etliche Werkstätten
zum Zuge. Hier besteht dann seltener der direkte
Kontakt zum Fuhrparkleiter. Der Fahrer muss
deshalb beim Werkstattbesuch selbst den Anstoß
zur UVV-Prüfung geben (!). Nicht bei allen
Fahrzeugen (Wenigfahrer) wird aber jährlich
eine Inspektion durchgeführt. Der Fuhrparkleiter
erfährt zwar von der Prüfung, er muss sich
aber eine eigene Terminverfolgung aufbauen,
um die noch offenen Prüfungen anzustoßen.
TÜV, Dekra, sonstige technische Organisationen
Deutlich komfortabler ist die Nutzung der
Dienstleistungen entsprechender Organisationen,
welche Terminierung, Durchführung und
Dokumentation komplett übernehmen. In diesem
Zusammenhang sollte der Fuhrparkleiter
im Vorfeld die sinnvolle und wirtschaftliche
Kombination mit weiteren Dienstleistungen
prüfen. Leistungen wie Führerscheinkontrolle
und Fahrzeugzustandsprüfung bieten mittlerweile
alle namhaften Organisationen an. Mögliche
Nachteile: Bedingt durch die zusätzliche
Handling-Fee sind die Kosten etwas höher anzusiedeln
als bei allen anderen Varianten. Die
Information zu den sich permanent ergebenden
Veränderungen im Fuhrparkbestand, beispielsweise
bei den Adressdaten und der Fahrernutzung,
liegt in der Hand des Fuhrparkleiters
und birgt einen nicht unerheblichen Aufwand
in sich. Festgestellte Mängel führen zu zusätzlichen
Werkstattbesuchen und nachträglicher
Kontrollaktivität, die zu organisieren sind.
Reifenpartner
Von dem üblicherweise zweimal jährlichen Radwechsel
wird jedes Fahrzeug tangiert, einer
besonderen Aufforderung braucht es hierzu im
Regelfall nicht. Das gewährleistet geringsten
Arbeitsaufwand, da es weder eines Anstoßes
zur Kontrolle bedarf, noch Daten zu pflegen und
zu versenden sind. Zwingende Voraussetzung
ist die Vereinbarung mit einer bundesweit tätigen
Kette, die diese Leistung an allen Stationen
enstprechend qualifiziert anbieten kann.
Wie bereits bei der TÜV/Dekra-Variante gilt es
zu prüfen, ob die Übernahme weiterer Prüfaktivitäten
realisierbar ist. Mögliche Nachteile:
Die Zeit des Radwechsels bedeutet für die
Stationen „Stress pur“. Der Fuhrparkbetreiber
muss entscheiden, ob unter diesen Bedingungen
die Qualität bei der Durchführung und Dokumentation
seinen Vorstellungen entspricht.
Auch wird bei Mängelfestellung ein gesonderter
Werkstattbesuch erforderlich, die Nachkontrolle
ist zu organisieren.
Fazit:
Die UVV-Prüfung ist ein Thema, vor dem der
Fuhrparkverantwortliche auf keinen Fall seine
Augen verschließen darf. Der Fuhrparkmanager
kann sich nicht (auch nicht durch Delegation)
von der Verantwortung bezüglich einer transparenten
und jederzeit nachweisbaren Kontrollfunktion
freisprechen. Er alleine trägt die
Verantwortung und muss den Kopf hinhalten,
wenn es schief geht. Er sollte sich nicht scheuen,
externen Rat zu suchen beziehungsweise
das Wissen von Kollegen zu nutzen.
Flottenmanagement 1/2011