ASIANTUNTIJA-AIKAA ETÄNEUVOTTELUILLA - Tampere

TiivistelmäAsiantuntija aikaa etäneuvotteluilla, Tampereen kaupungin tietotuotannon jalaadunarvioinnin julkaisusarjan A julkaisu, kuvaa videoneuvottelukäytäntöjenkehittämishankkeen Vipu-projektin etenemistä ja tuotoksia. Julkaisussakerrotaan kokemuksia videoneuvotteluista asiakastyössä ja julkishallinnossa.Tampereen kaupunki lähti kehittämään yhtenäisiä ja pysyviävideoneuvottelukäytäntöjä vuonna 2007 kolmivuotisessa Vipu-projektissa.Kaupungin tarpeena oli kehittää videoneuvottelumalli, jota eri toimintayksikötvoisivat hyödyntää niissä palveluprosesseissa, joissa virtuaalisilla etäyhteyksilläsaavutetaan lisäarvoa. Tavoitteena oli tehostaa työajan käyttöä ja tuodaerityispalvelut osaksi peruspalveluita sähköisen palvelukanavan kautta.Vipu-projekti teki alusta alkaen tiivistä yhteistyötä kaupungin eri yksiköidenkanssa. Samalla se sitoi teknisesti yhteen Tampereen kaupungissatoteutettavia eri hankkeita, joissa hyödynnettiin videoneuvottelutekniikkaa. Vipuprojektiosallistui videoneuvottelujen hankintaprosessiin. Tampereen kaupungintarpeisiin soveltuvaa yhtä yhtenäistä videoneuvotteluratkaisua ei löydetty, koskatarpeet valmiisiin ratkaisuihin olivat liian laajat. Etäneuvottelutekniikkaakäytetään sisäisten ja ulkoisten koulutusten ja kokousten lisäksi asiakastyössäja etäopetuksessa.Tampereen kaupungin Tietohallintoyksikkö vastaa jatkossavideoneuvottelukäytäntöjen levittämisestä ja mallin kehittämisestä. Kaupungillaon viisi videoneuvotteluhuonetta, joissa on perinteiset IP-pohjaisetvideoneuvotteluhuoneeseen tarkoitetut videoneuvottelulaitteet. Lisäksi onkäytössä henkilökohtaisissa tietokoneissa toimiva salattua yhteyttä käyttävävideoneuvotteluohjelma. Se soveltuu erityisesti kaupungin ulkopuolisiinyhteyksiin kuten asiakastyöhön. Etäopetuskäyttöön tämän ohjelmantoiminnallisuudet eivät riittäneet, vaan he käyttävät Adobe Connect -ohjelmaan,jossa on mukana oppimisalusta. Koko kaupungin henkilöstön saatavilla onsähköposti- ja kalenterijärjestelmään integroitu sisämese eli OfficeCommunicator, jolla voidaan muun muassa soittaa videopuheluita kaupunginsisäverkossa.Etäneuvottelun avulla säästetään henkilöstöä, luontoa ja rahaa. Suurin säästösyntyy matkoihin käytetystä ajasta ja matkakuluista. Esimerkiksi kahden taikolmen kuukausittaisen päivän matkan Helsinkiin korvaaminen etäneuvottelullakattaa laitteiden aiheuttamat kustannukset.