Profils de métadonnées gouvernementaux, Dossiers et documents ...

À NOTERIl est souhaitable que les profils de métadonnées des organismes publics soientcomplétés par un document détaillant l’enregistrement institutionnel. Son objectifprincipal est de consigner les décisions de l’organisme en matière d’enregistrementinstitutionnel des dossiers et des documents, quels que soient leur support. Ilpourrait comprendre les parties ci-dessous :- Définitions, objectifs et avantages de l’enregistrement institutionnel;- Identification des différentes étapes pour effectuer un enregistrementinstitutionnel;- Identification des documents visés par l’enregistrement institutionnel;- Gestion des versions;- Identification des outils nécessaires lors de l’enregistrement institutionnel (plan declassification, calendrier de conservation, Thésaurus de l’activitégouvernementale (TAG), etc.);- Définition des groupes d’utilisateurs et de leurs rôles;- Gestion des espaces réseau (par exemple, espace institutionnel sectoriel parunité, espace institutionnel inter-unités ou intra-unité).5. Exemple d’adaptation d’une fiche descriptive de métadonnéesVous trouverez ci-dessous un exemple de fiche descriptive d’une métadonnéesimple (sans enrichissement) adaptée à la réalité d’un organisme public et qui ferapartie de son profil de métadonnées des dossiers.DossierNIVEAU DE CONFIDENTIALITÉProfils gouvernementaux = Modification duterme LIMITE D’ACCÈSDéfinitionDegré d’obligationLimites d’accès à un dossier pour des groupes d’utilisateursparticuliers.Profils gouvernementaux = Légère adaptation àla définition inscriteObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationProfils gouvernementaux = autre liste deréférence suggéréeChoix dans une liste de référence comprenant les valeurssuivantes : accessible, accès restreint et confidentiel.Notes complémentairesProfils gouvernementaux = légèreadaptation à la note inscriteCette métadonnée est étroitement liée à la gestion du contrôle del’accès dont le but est de donner ou de restreindre les droits delecture, d’ajout, de modification ou de suppression aux utilisateurs.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 38