bahagian i - Jabatan Audit Negara

8.5.6.1. Kawalan UmumMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Pegawai Pengawal hendaklahmewujudkan Unit Pengurusan Aset yang antaranya bertanggungjawab untuk menguruspelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. Unittersebut diberi tanggungjawab menjadi Urus Setia kepada Jawatankuasa PengurusanAset Alih Kerajaan yang diwujudkan, menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapus kiraaset serta menyelaras penyediaan laporan mengenainya. Selain itu, Pegawai Pengawalperlu melantik seorang Pegawai Aset secara bertulis bagi setiap pusat tanggungjawab dibawahnya dan memastikan Pegawai Aset di peringkat Ibu Pejabat diberi tanggungjawabsebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan.8.5.6.2. PenerimaanMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, seorang Pegawai Penerimahendaklah diberi kuasa untuk menerima dan mengesahkan aset yang diterima.Tanggungjawab seseorang Pegawai Penerima adalah memastikan aset/bekalan pejabatditerima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti yang telah ditetapkan sebelum membuatpengesahan penerimaan. Bagi membolehkan Pegawai Penerima membuat rujukan, satusalinan dokumen kontrak hendaklah disimpan oleh pegawai ini. Bagi penerimaan bekalanpejabat pula, Borang Terima Barang perlu disahkan dan direkodkan pada Kad KawalanStok dan Kad Petak. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan hendaklahdisediakan, disahkan dan dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atausyarikat pembekal. Aset hendaklah diterima berserta Surat Jaminan dan manualpenggunaan/penyenggaraan.8.5.6.3. PendaftaranPekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan aset perlu didaftarkan dalamtempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Aset tersebut perlu dilabelkandengan tanda Hak Milik Kerajaan dan nombor siri pendaftaran.8.5.6.4. Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan AsetBagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset diurus dengan baik,setiap Jabatan/Agensi Negeri hendaklah memastikan peraturan-peraturan seperti berikutyang ditetapkan di Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dipatuhi:a. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan aset diguna hanya bagitujuan rasmi sahaja dan mengikut tujuan asal perolehannya. Setiap aset hendaklahdikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan,pengeluaran/penggunaannya direkodkan dengan teratur serta kerosakan asetdilaporkan dengan menggunakan borang yang ditetapkan. Aset perlu disimpan ditempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai yangbertanggungjawab.57