Jaarverslag 2012 - Wakker Dier

H6: FINANCIËN | INTERNE CONTROLE- EN BEHEERSMAATREGELEN
6.11 interne controle- en beheersmaatregelen
Binnen onze organisatie besteden we extra aandacht
aan het voorkomen van onregelmatigheden, die een
grote fi nanciële impact kunnen hebben.
Betalingsverkeer
Er zijn schriftelijke procedures opgesteld voor het betalingsverkeer,
die door alle betrokkenen zijn ondertekend.
Dit betreft zowel betalingen aan derden als interne
transacties tussen onderlinge rekeningen. uitgangspunten
hierbij zijn:
` strikte functiescheiding
` fysieke scheiding van instrumenten die nodig zijn voor
fi nanciële transacties
` beperkingen in tekenbevoegdheden
` beperkingen in de grootte en omvang van het aantal
transacties
` adequaat toezicht.
De directeur en de penningmeester hebben een toezichthoudende
rol. Beiden kunnen meekijken in het grootboek
en de directeur tekent alle facturen. Daarnaast worden
de baten en lasten maandelijks gerapporteerd, inclusief
jaarfasering en een overzicht van de liquiditeiten. De tekenbevoegdheden
die in onze procedures zijn vastgesteld,
zijn ook bij de Kamer van Koophandel vastgelegd.
Er wordt geen kas aangehouden op kantoor.
De externe accountant ontvangt de maandrapportage
en heeft eveneens leesrecht tot het grootboek. Eenmaal
per jaar (of vaker indien nodig) worden deze procedures
door directeur en penningmeester tegen het licht
gehouden, indien nodig aangepast en vervolgens met
de externe accountant besproken. De procedures zijn
in verband met de overstap naar de Triodos Bank in het
najaar van 2012 herzien. Er staan geen verbeterpunten
open.
Beheer van reserve
Voor het beheer van onze reserve heeft het bestuur specifi
eke voorwaarden opgesteld (zie §6.6). Het dagelijks
beheer van de spaartegoeden en de optimalisatie van
de rentebaten worden verricht door de fi nancieel medewerker,
onder toezicht en verantwoordelijkheid van de
directeur. Hij kan meekijken op alle (spaar)rekeningen.
De actuele stand van zaken wordt elke maand aan de
penningmeester en de voorzitter gerapporteerd.
Eenmaal per jaar worden de beheervoorwaarden door
de penningmeester tegen het licht gehouden en indien
nodig aangepast met een bestuursbesluit. De penningmeester
kan op elk moment een screenshot van spaarrekeningen
kan opvragen. We zijn tevreden met de manier
waarop toezicht wordt gehouden op het beheer van
de reserves.
donateurdatabase
Op basis van de gegevens in onze database genereren
we onze belangrijkste bron van baten. Al onze bestanden
draaien in een beveiligde omgeving en worden dagelijks
extern gebackupt. De medewerker fondsenwerving &
relatiebeheer houdt hierop steekproefsgewijs toezicht.
De geplande jaarlijkse toetsing van de beveiligingsprocedures
op ICT-gebied kwam met onze bestaande leverancier
– wegens een gebrek aan expertise – niet goed
uit de verf. Per einde jaar hebben we deze relatie beëindigd.
Dit punt krijgt in 2013 (zie §6.13) extra aandacht.
Lang niet iedereen kan zomaar in de kluis.
FOTO: WAKKER DIER
126