jaarverslag 2016-hires

De voorzitter van de RvC bepaalt de agenda en
bereidt de vergaderingen voor samen met de waarnemend
directeur-bestuurder. De informatie die nodig is
voor het uitoefenen van goed toezicht is adequaat en
wordt tijdig verstrekt.
De meeste stukken worden twee weken voorafgaand
aan de RvC-vergadering behandeld in één van de
kerncommissies. De commissarissen ontvangen de
vergaderstukken één week voor de RvC-vergadering.
Zo nodig wordt de RvC via mail of anderszins geïnformeerd
over specifieke thema’s zoals persberichten en/
of crisissituaties.
Actualiteiten uit de sector en ontwikkelingen die
HEEMwonen raken staan standaard op de agenda.
Periodiek zijn behalve de waarnemend directeurbestuurder
ook de directeur bedrijfsvoering of andere
medewerkers aanwezig bij de RvC-vergaderingen.
Behandelde onderwerpen
De volgende thema’s kwamen tijdens RvC-vergaderingen
aan de orde:
- Governancecode / Woningwet en de daaruit voortvloeiende
eisen aan toezicht, bestuur en reglementen
(statuten HEEMwonen, reglementen RvC en commissies,
bestuursreglement, reglement financieel
beleid en beheer, treasury statuut), splitsing DAEB/
niet-DAEB, topstructuur HEEMwonen
- Manangementletter en accountantsverslag PwC
- Afdelingsplannen 2016
- KWH (kwaliteit dienstverlening)
- Benchmark HEEMwonen wat betreft klanttevredenheid,
bedrijfslasten en ICT
- Proces implementatie nieuw primair systeem
- Proces visitatie
- Proces plan van aanpak nieuw ondernemingsplan
- Prestatieafspraken met de gemeenten Kerkrade en
Landgraaf
- Kwartaalrapportages, begroting, jaarstukken
- Stand van zaken ketensamenwerking
- Beoordeling/beloning waarnemend bestuurder.
In mei was het jaarlijkse overleg met de huurdersorganisatie
(in aanwezigheid van de waarnemend directeur-bestuurder).
Besproken thema’s: proeftuin “de
competente huurder” en de rol van de huurdersorganisatie
bij het maken van prestatieafspraken.
In juni vond het jaarlijkse overleg plaats met de ondernemingsraad
(zonder de waarnemend directeurbestuurder).
Thema was organisatieontwikkeling en
ontwikkeling topstructuur.
Begin oktober heeft de Raad van Commissarissen
samen met de directie, de teamleider strategie &
beleid en een communicatieadviseur een strategiedag
gehouden. Aan de hand van prikkelende stellingen is
gediscussieerd over de pijlers voor het ondernemingsplan
2017-2020. Dit op basis van de input die tijdens de
rondetafel-bijeenkomsten met stakeholders, huurders
en medewerkers is opgehaald.
Besluitvorming
De Raad van Commissarissen heeft in totaal 41 besluiten
genomen in het verslagjaar. Dit betreft naast de
jaarlijks terugkerende onderwerpen, zoals goedkeuring
jaarstukken, begroting/financiële meerjarenplanning,
portefeuilleplan, treasury, jaarlijkse huurverhoging
en toetsing projectplannen onder meer:
- Realisatie-exposé nieuwbouw Achter den Winkel
- Realisatie-exposé groot onderhoud Holz/Rolduckerveld
- Notitie rendement denken
- Aanbestedingstraject visitatie en visitatierapport
HEEMwonen
- Nieuwe statuten en reglementen conform Woningwet
- Ontwerpvoorstel DAEB/niet-DAEB
- Auditplan 2016
- Reglement financieel beleid en beheer
- Aanbestedingstrajecten werving & selectie en herbenoeming
commissarissen
- Personele zaken met betrekking tot bestuurder en
directeur wonen.
6.4 Corporate Governance
Sinds 1 mei 2015 is de vernieuwde
Governancecode van kracht.
Deze code is in 2016 op een
aantal punten aangepast en geeft
bestuurders en toezichthouders
van woningcorporaties richtlijnen
voor goed bestuur en toezicht.
Als Aedes-lid onderschrijft
HEEMwonen de Governancecode.
Het thema governance heeft in 2016 de boventoon
gevoerd in de overleggen van zowel de remuneratiecommissie
als de Raad van Commissarissen. Enerzijds
vanwege de verplichtingen vanuit de Woningwet en
anderzijds in verband met de discussie over de toekomstige
topstructuur van HEEMwonen. Wat betreft
de topstructuur heeft de RvC een extern governanceadviseur
in de arm genomen, onder meer om de RvC
te begeleiden bij een aantal governancevraagstukken,
waaronder de topstructuur.
Jaarverslag 2016 | 53