jaarverslag 2016-hires

De statuten en daarvan afgeleide reglementen van de
RvC, commissies en bestuur zijn in overeenstemming
gebracht met de Woningwet en Governancecode.
Ook zijn de procedures met betrekking tot (her)benoeming,
werving & selectie en zelfevaluatie inzake RvC
en bestuur geïmplementeerd.
Governance-structuur
De Governance-structuur is ingericht volgens het
tweelagen bestuursmodel. De Raad van Commissarissen
bestaat uit zes personen, waarvan twee leden op
voordracht van huurders.
Het bestuur wordt gevormd door de statutair directeur:
de heer mr. J.J.J.M. (Jack) Vinken MRE.
In verband met arbeidsongeschiktheid van de heer
Vinken per 22 mei 2015, heeft de RvC mevrouw drs.
A.M.H. (Marjo) Vankan MA, directeur Wijken, per
18 juni 2015 benoemd als waarnemend directeurbestuurder.
De directeur-bestuurder is eindverantwoordelijk voor
HEEMwonen en legt verantwoording af aan de RvC.
Het contact tussen de directeur-bestuurder en de RvC
is open en transparant.
Ook directieleden, projectleiders en controllers zijn
regelmatig te gast in vergaderingen van de RvC. De
directie is als team verantwoordelijk voor het proces-
en kwaliteitsmanagement binnen HEEMwonen.
De directeur-bestuurder is voorzitter van de directie.
Afhankelijk van het onderwerp zijn teamleiders of andere
medewerkers aanwezig bij het directie-overleg.
De interne controllers zien toe op de administratieve
organisatie en interne controle. Daarnaast is de externe
accountant, PricewaterhouseCoopers (PwC) belast
met controlewerkzaamheden.
Klankbordfunctie
De Raad van Commissarissen vervult de rol van werkgever,
klankbord en toezichthouder.
De verdeling van taken en bevoegdheden tussen
de directeur-bestuurder en de RvC ligt vast in het
bestuursreglement. De rechtspositieregeling van de
directeur-bestuurder is vastgelegd in een arbeidsovereenkomst.
Partijen maken naar behoefte afspraken om te klankborden.
Zo heeft de RvC regelmatig klankbord-gesprekken
gevoerd met de waarnemend bestuurder
over personele en organisatorische thema’s.
Daarnaast heeft de RvC regelmatig geklankbord met
de ondernemingsraad over ontwikkelingen met betrekking
tot de organisatie en de topstructuur. Op eigen
initiatief of op verzoek van de ondernemingsraad.
Onafhankelijkheid en integriteit
De Raad van Commissarissen heeft onafhankelijkheid
en integriteit hoog in het vaandel staan. Iedere commissaris
is onafhankelijk en kan kritisch bijdragen aan
het toezicht door de RvC.
De vastgestelde integriteitscode en bijbehorende gedragscode
gelden voor iedereen die optreedt namens
HEEMwonen. Niet alleen voor medewerkers, de
directeur-bestuurder en de RvC, maar ook voor
bedrijven die werken in opdracht van HEEMwonen.
Het is een openbaar document, dat te vinden is op de
website van HEEMwonen.
In 2016 is een commissaris ter voorkoming van mogelijke
belangvermenging, teruggetreden uit de RvC. Zij
heeft een nieuwe functie aanvaard bij de gemeente
Heerlen. Gezamenlijk is besloten dat deze commissaris
op de ingangsdatum van de nieuwe functie zou
aftreden.
De integriteitscode wordt (onder andere wat betreft
het thema belangenverstrengeling) in 2017 herzien als
gevolg van de vereisten uit de Woningwet.
De interne meldprocedure c.q. klokkenluidersregeling
is ondergebracht bij een externe partij, namelijk
People Intouch. De regeling staat op de website.
Uit het jaarverslag van People Intouch en de externe
vertrouwenspersonen blijkt dat in 2016 geen sprake
was van integriteitsschendingen of meldingen van
ongewenste omgang.
Het thema fraude & integriteit is onderdeel van het
waardemanagement. Vanuit het oogpunt van administratieve
organisatie en interne controle toetsen de
controllers periodiek de gevoelige processen volgens
een met de accountant (PwC) afgestemd intern
controleplan. Uit de managementletter van PwC blijkt
dat zich in 2016 geen fraudekwesties in de primaire
processen hebben voorgedaan. Het thema fraude
& integriteit wordt periodiek in de auditcommissie
behandeld.
De controllers zijn sinds 2016 (mede als gevolg van
verplichtingen in de Woningwet) gepositioneerd in een
onafhankelijke rol en kunnen rechtstreeks rapporteren
aan de auditcommissie en de RvC.
Het onderwerp fraude is opgenomen in de resultaatgesprekken
met medewerkers. In 2017 wordt een training
Integriteit/fraude georganiseerd. Zo is het thema
integriteit breed in de organisatie verankerd.
In het verslagjaar speelden geen (transacties met)
tegenstrijdige belangen waarbij commissarissen of het
bestuur betrokken waren.
Overleg met belanghebbenden
De Raad van Commissarissen wordt onder andere via
actualiteitenoverzichten en managementrapportages
periodiek geïnformeerd over de relatie met partners,
Jaarverslag 2016 | 54