rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
4 Hva sviktet i økonomistyringen for 2008?
4.1 Innledning
Økonomistyring handler om å skaffe seg økonomisk oversikt over egen virksomhet, om å
skaffe seg kontroll over hvordan de økonomiske ressurser blir anvendt og om å styre
ressursbruken slik at måloppnåelsen blir størst mulig. Dette stiller igjen krav til oppdatert
økonomisk informasjon og kompetanse. For festivaler der hovedtyngden av aktivitetene er
knyttet opp mot en kort og hektisk periode vil økonomistyring i stor grad handle om
planlegging og budsjettering. Festivaler bør derfor ha spesielt gode rutiner rundt
planleggingen og budsjetteringsprosessene. En forutsetning for i det hele tatt å kunne ha
økonomistyring er at en opererer med fullstendige og realistiske budsjetter. Normalt
innebærer dette at inntektsbudsjetteringen er nøktern og at kostnadsbudsjetteringen tar høyde
for uforutsette forhold. På grunn av små marginer vil det i tillegg til budsjettdisiplin også være
viktig med god økonomistyring. Ledelsen må derfor bidra til nøkternhet og økonomiforståelse
nedover i organisasjonen.
Vi skal i dette kapitlet se nærmere på hva som sviktet i økonomistyringen for Olavsfestdagene
i 2008. Stiftelsen pådro seg et underskudd på nesten 7 mill kr, mens ledelsen og styret trodde
de styrte mot et pent overskudd. Først etter at festivalen var gjennomført, ble ledelsen klar
over at underskuddet var et faktum. Det er derfor grunn til å stille spørsmål om hvordan
økonomistyringen har fungert. Hvilken økonomikompetanse som var i ledelsen? Hvilke
økonomirutiner som var etablert? Opererte man med fullstendige og realistiske budsjetter?
Fungerte kostnadskontrollen og rapporteringen?
4.2 Økonomikompetanse
Økonomikompetansen i festivalen var før 2008 i all hovedsak knyttet opp mot tidligere
direktør. Tidligere direktør tok seg av økonomistyringen selv og få andre personer innenfor
den faste staben kjente til hvordan økonomistyringen skjedde for festivalen som helhet. Denne
kunnskapen var det tidligere direktør som hadde, og med hans avgang forsvant den samlede
kompetansen også ut av festivalen.
Organisatorisk har Olavsfestdagene bestått av en liten stab. Den formelle
økonomikompetansen utover direktøren har vært knyttet til forskjellige innleide
økonomimedarbeidere. Fra 2006 har festivalen hatt en økonomiansatt i 40 prosent stilling
knyttet til fakturabehandling, en funksjon som har blitt ivaretatt av 3 forskjellige personer
siden 2006. Siste personen som var ansatt i denne funksjonen sluttet oktober 2007 uten at ny
person ble rekruttert. Olavsfestdagene har heller ingen egne regnskapsmedarbeidere, men
kjøper slike tjenester eksternt.
For 2008 skulle økonomifunksjonen ivaretas av den delte ledelsen, men med en
økonomirådgiver i 20 prosent stilling som skulle bistå ledelsen. Ingen i den delte ledelsen
hadde formell økonomikompetanse. Kunstnerisk leder understreker overfor revisjonen at da
han tok på seg ansvaret som kunstnerisk leder var forutsetningen at andre skulle ha det
overordnede økonomiansvaret. Administrativ leder betrakter heller ikke seg selv som å ha
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 20