rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
omfattende økonomikompetanse, og at han på dette området var avhengig av å knytte til seg
en økonom.
Dette forholdet ble meddelt styreleder før engasjementet. Styrelederen vurderte imidlertid
kompetansen som tilstrekkelig siden den som skulle være administrativ leder hadde erfaring
som administrasjonssjef for Olavsfestdagene i en kort periode, mens tidligere direktør var i
permisjon september – november 2006. Administrativ leder hadde også utarbeidet
rutinebeskrivelser for økonomi og administrative forhold våren 2007, og vært innleid for å ta
seg av Olavsfestdagenes søknader til departementet siden 2004. I tillegg ble en
økonomirådgiver engasjert i 20 prosent stilling som støtte for administrativ leder.
For 2008 var derfor den formelle økonomikompetansen knyttet til økonomirådgiveren, samt
den delte ledelsen som selv oppfattet egen kompetanse som begrenset. Administrativ leders
egen vurdering var også at han ikke kjente festivalen godt nok til å kunne ta hele ansvaret
alene, og at han var nødt til å stole på staben og kunstnerisk leder i forhold til
arrangementbudsjettet.
4.3 Økonomirutiner
Økonomirutinene er gjennomgått i forhold til regnskap, økonomirutiner i staben og
kontraktinngåelser.
4.3.1 Regnskapsrutiner
Regnskapet føres av regnskapsbyrået Sparebank 1 SMN Regnskap AS. Inngående faktura
registreres, attesteres og anvises av stiftelsens egen administrasjon før de sendes til
regnskapsbyrået. Attestasjon foretas av den som har bestilt varen eller tjenesten. Anvisning
for bokføring og utbetaling gjøres av direktør - eller i store deler av 2008 – av administrativ
leder.
Det er funnet en del tilfeller hvor attestasjon og anvisning mangler. Det er dessuten funnet en
del tilfeller hvor økonomirådgiver har anvist bilag. De aktuelle bilagene i seg selv vekker ikke
mistanke om at det har skjedd noe ureglementert for øvrig, men så lenge attestasjon mangler
kan man imidlertid ikke vite sikkert om det er en vare eller tjeneste som virkelig er levert.
Stiftelsen har videre en praksis på at det i noen tilfeller foretas utbetaling og regnskapsføring
på bakgrunn av avtaler i stedet for inngående faktura. Dette gjelder i all hovedsak artister,
men forekommer også i en del andre tilfeller. Det kan nevnes at stiftelsen synes å ha et relativt
velfungerende system for arkiv og oppfølging av artistkontrakter. I disse tilfellende er
avtalene attestert og anvist. I 2008 er det også inngått avtaler med flere tekniske leverandører
om forskuddsbetalinger. I noen tilfeller er det sendt faktura og i andre tilfeller er ikke dette
gjort. I flere tilfeller har ikke disse fått oppgjør i henhold til avtale/faktura og for flere har
dette medført tap i forbindelse med den gjennomførte akkorden. Stiftelsen bør etablere et
sikkert og godt system for arkiv og oppfølging også for andre avtaler. Det være seg tekniske
tjenester, leie av lokaler osv.
Det er også en del tilfeller hvor kopier av inngående fakturaer, purringer, osv. benyttes som
bilag ved kostnadsbelastninger. Originale inngående fakturaer skal benyttes. Må kopier
benyttes skal bakgrunn for dette påføres bilaget. Bruk av kopier kan medføre dobbeltføringer
og eventuelt også dobbeltubetalinger.
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 21