rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

More documents

Recommendations

Info

Trondheim kommunerevisjon leder kan ikke huske at styret ga noen føringer som tilsa at årets festival ikke skulle koste mer enn festivalen i 2007. Kunstnerisk leder mener at dette i tilfelle måtte vært skriftliggjort. Olavsfestdagene fikk for øvrig to mill kr mer i offentlig støtte i 2008. Styreleder foreslo å sette av en av disse millionene til ny egenkapital. Ifølge styreleder motsatte kunstnerisk leder seg dette, noe som medførte at styret vedtok at de ikke skulle styre så stramt og at man måtte ta inn mer på billettinntekter og sponsorer. Flere styremedlemmer gir uttrykk for at man følte et press til å levere en festival som sto i stil til økningen i de offentlige tilskudd. Flere i styret mener at Olavsfestdagenes status som knutepunktfestival medfører et krav om at Olavsfestdagene skal ha egenproduksjoner i festivalen. Det fremheves imidlertid også at dette ikke nødvendigvis betyr at man må ha et stort antall egenproduksjoner i alle festivaler. 5.3 Ledelsen sitt arbeid med festivalprogrammet utover våren 2008 5.3.1 Administrativ leder Administrativ leder kom utenfra, men har i perioder vært knyttet til festivalen med ulike administrative oppgaver. Administrativ leder blir først tilsatt i 50 prosent stilling for perioden 1.1.2008 til 31.5.2008. Stillingen var først tenkt avgrenset til 31. mai i påvente av ny direktør, men ble senere forlenget til over festivalen og da i full stilling. Av avtalen fremgår det at administrativ leder skal ha personalansvar, inngå prosjektengasjementer, utøve økonomiledelse/-styring og ha budsjettansvar, inklusiv budsjettsøknad og <strong>rapport</strong>ering til Kultur- og kirkedepartementet. Administrativ leder skulle også være den som inngikk kontrakter med leverandører av utstyr og tjenester og godkjenne det økonomiske innholdet i kontraktene knyttet til engasjerte artister med mer. Administrativ leder var også den som fikk anvisningsfullmakt og overordnet ansvar for økonomioppfølging. Som nevnt i kapitel 4, hadde administrativ leder under et tidligere engasjement utarbeidet økonomi- og administrative rutiner for Olavsfestdagene, men dette var rutiner som tidligere direktør ikke hadde implementert i staben. Administrativ leder har overfor revisjonen karakterisert det som en feilvurdering at han gikk ut fra at dette systemet var implementert i staben. På grunn av at administrativ leder kun skulle være engasjert til utgangen av mai, ønsket han ikke å endre for mye på de etablerte rutinene. Dette ville han overlate til den nye direktøren. Isteden valgte administrativ leder å rydde i rutinene på personalforvaltningsområdet. Han sørget for å utarbeide stillingsbeskrivelser, tilsetningsavtaler og gjennomføring av en del lønnsjusteringer. Staben ble utvidet og engasjering av ansvarlige personer skjedde på et tidligere tidspunkt enn tidligere års festivaler. Administrativ leder prioriterte dette fremfor å dukke ned i økonomiske rutiner, da han trodde at de rutiner som han selv hadde utarbeidet var implementert. I intervju med revisjonen sier administrativ leder at han har tenkt å utarbeide et årshjul for Olavsfestdagene, men at han ikke fikk tid til dette. Det oppstod også betydelige interne konflikter mellom flere ansatte i staben og kunstnerisk leder som administrativ leder brukte mye tid og energi på. I forbindelse med konfliktene ble det gjort endringer i de enkeltes ansvarsområder. Kunstnerisk leder er imidlertid kritisk til de endringene som ble gjort, og mener at dette førte til ansvarspulverisering ved at flere i staben kom over i andres ansvarsområder, blant annet skulle flere drive på med forhandling av artisthonorar og artistbooking. Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 33
Trondheim kommunerevisjon I gjennomgangen av kontrakter fremgår det at administrativ leder har inngått alt av engasjementavtaler i staben, men på leveranser av utstyr og tjenester fremgår det at kun et fåtall er underskrevet av administrativ leder. Kunstnerisk leder har undertegnet artistkontrakter, og de kontrakter som berører kunstnerisk leders ansvarsområde. Gjennomgangen har vist at reglene om offentlige anskaffelser ikke er fulgt i forbindelse med anskaffelser av teknisk utstyr og tjenester. Dette til tross for at dette er omtalt i økonomirutinene som administrativ leder hadde utarbeidet i 2007. 5.3.2 Kunstnerisk leder Kunstnerisk leder er fast ansatt ved Olavsfestdagenes stab og har tidligere hatt alt ansvar for markedsføring og vært prosjektleder for Jazzvaka. Som kunstnerisk leder for festivalen 2008 skulle han ha ansvaret for å utarbeide arrangementsbudsjettet. I tillegg til rollen som kunstnerisk leder skulle han fortsatt ha totalansvar for markedsføring og Jazzvaka. Av arbeidsavtalen fremgår det at kunstnerisk leder skulle legge frem forslag til programinnslag med tilhørende arrangementbudsjett, utarbeide et koordinert programoppsett med tilhørende budsjett for Olavsfestdagene 2008, inngå avtaler med dem som skal opptre og utarbeide kontraktsforslag inkludert økonomiske betingelser, samt utarbeide markedsstrategi med budsjett. Fra styrets side legges det opp til en todelt ledelse der disse er sidestilt og der <strong>rapport</strong>eringen skjer til styret. Kunstnerisk leders ambisjon var å lage tidenes beste Olavsfestdager, og mener at det aldri har vært bestridt at Olavsfestdagene skal ha høy kvalitet. Ifølge kunstnerisk leder er det han som har ansvaret for å lage avtaler med artistene. Han mener imidlertid at han ikke har ansvar for ”riderne” til artistene, dette er det produsenten som har ansvaret for. Videre er det kunstnerisk leder sin forståelse at det er administrativ leder og økonomirådgiver som har ansvaret for å kvalitetssikre kostnadene med honorar og rider, og sørge for at disse ble lagt inn i budsjettene. Når det gjelder egenproduksjoner mener kunstnerisk leder at det ikke er avklart internt i Olavsfestdagene hva som ligger i dette når det gjelder hvilke type prosjekter som kan bestilles med referanse til støtten fra det offentlige. Han mener det har vært en forståelse for at det skal være en del egenproduksjoner innen kirkemusikk, klassisk musikk og forestillinger innen barne- og familieprogrammet. I dette ligger at man skal ha med en del smale ting som man ikke tjener penger på. 5.4 Styringsmessige utfordringer knyttet til utvalgte enkeltprosjekter For å kaste lys over årsakene til året underskudd i Olavsfestdagene, har revisjonen sett nærmere på de fire enkeltprosjekter med størst underskudd. Vi har også sett nærmere på arrangementene innen barne- og familieprogrammet. 5.4.1 Eystein av Nidaros Operaen Eystein av Nidaros skulle ifølge programmet være hovedattraksjonen under årets Olavsfestdager som en ”spektakulær forestilling med lyssetting av domen du ikke har sett maken til.” Beslutningen om at operaen skulle settes opp ble tatt i 2007. Beintein Baardson skulle være regissør, noe som internt er blitt betegnet som en ”gylden anledning” som man ikke kunne la gå fra seg. Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 34
Page 1 and 2: Trondheim kommunerevisjon OLAVSFEST
Page 3 and 4: Trondheim kommunerevisjon Forord I
Page 5 and 6: Trondheim kommunerevisjon 1 Innledn
Page 7 and 8: Trondheim kommunerevisjon om at kun
Page 9 and 10: Trondheim kommunerevisjon 2 Stiftel
Page 11 and 12: Trondheim kommunerevisjon Tabell 2
Page 13 and 14: Trondheim kommunerevisjon klausul o
Page 15 and 16: Trondheim kommunerevisjon 3 Hvilke
Page 17 and 18: Trondheim kommunerevisjon prosentvi
Page 19 and 20: Trondheim kommunerevisjon Tabell 7
Page 21 and 22: Trondheim kommunerevisjon 4 Hva svi
Page 23 and 24: Trondheim kommunerevisjon Vi har fu
Page 25 and 26: Trondheim kommunerevisjon Leverand
Page 27 and 28: Trondheim kommunerevisjon Arenakost
Page 29 and 30: Trondheim kommunerevisjon Teknisk a
Page 31 and 32: Trondheim kommunerevisjon også igj
Page 33: Trondheim kommunerevisjon negativ e
Page 37 and 38: Trondheim kommunerevisjon Regissør
Page 39 and 40: Trondheim kommunerevisjon kontakt m
Page 41 and 42: Trondheim kommunerevisjon staben og
Page 43 and 44: Trondheim kommunerevisjon Effektene
Page 45 and 46: Trondheim kommunerevisjon Lov om of
Page 47 and 48: Trondheim kommunerevisjon Styret bu
Page 49 and 50: Trondheim kommunerevisjon Vedlegg 8
Page 51 and 52: Trondheim kommunerevisjon 8.2 Tabel
Page 53: Trondheim kommunerevisjon Tabell Bu

rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?