rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
Lov om offentlige anskaffelser er ikke blitt fulgt
Innkjøp av tjenester og utstyr følger ikke lov om offentlige anskaffelser. Etter revisjonens
vurdering omfattes Olavsfestdagene av lov om offentlige anskaffelser. Dette er også tatt opp
med KS-advokatene som er av samme oppfatning. Vi mener det å innhente flere pristilbud på
leveranser er viktig for sørge for konkurranse og for å etablere ryddige forhold til
leverandørene. Flere leverandører mener at det er for tette koblinger mellom ansatte i staben
og enkelte leverandører.
Revisjonen registrerer forøvrig at Olavsfestdagene i 2008 har vært seine med å inngå avtaler
rundt kjøp av varer og tjenester på flere områder. Vi registrerer også at flere personer har vært
involvert i bestillingen av tjenester.
6.3 Ledelse
Administrativ leder prioriterte ikke økonomiledelse
Revisjonens vurdering er at administrativ leder ikke i tilstrekkelig grad har utøvd
økonomiledelse og -styring av festivalen i 2008, som han er pålagt i kontrakten.
Økonomiledelse innebærer å skaffe seg en samlet oversikt over samtlige kostnader og
inntekter for festivalen. Det innebærer også å sørge for at det blir etablert betryggende
budsjetterings- og rapporteringsrutiner i hele organisasjonen, og ikke minst føre kontroll med
at disse rutinene blir fulgt. Revisjonen mener at administrativ leder burde undersøkt om de
økonomiske rutinene som han selv hadde utformet ble etterlevd. Økonomiledelse betyr også
at det må etableres kommunikasjons- og rapporteringsrutiner for budsjettoppfølging.
Rapporten har vist at administrativ leder i stor grad prioriterte å arbeide med administrative
gjøremål som å rydde i rutinene på personalområdet. Han sørget for at det ble utarbeidet
stillingsbeskrivelser og tilsetningsavtaler, og gjennomførte lønnsjusteringer. Dette synes å
være i tråd med styrets holdninger, og i tråd med beskrivelsene i hans kontrakt.
Kunstnerisk leder slapp budsjettet for tidlig
Ansvaret for å utarbeide et koordinert programoppsett med tilhørende budsjett for
Olavsfestdagene ble tildelt kunstnerisk leder. Gjennomgangen har vist at kunstnerisk leder
utarbeidet programoppsett og et arrangementsbudsjett, med oversikt over samtlige
arrangement/enkeltprosjekter med tilhørende inntekter og kostnader. Arbeidet med dette
budsjettet avsluttet kunstnerisk leder i april. Dette innebærer at arrangementsbudsjettet ikke
ble vedlikeholdt fra kunstnerisk leders side. Etter revisjonens vurdering burde kunstnerisk
leder vedlikeholdt arrangementsbudsjettet også frem til festivalslutt. Dette for å sikre seg
oversikt over samtlige inntekter og kostnader rundt arrangementene.
Gjennomgangen av utvalgte enkeltprosjekter har vist at kunstnerisk leder ved gjentatte
anledninger har sagt ja til overskridelser, uten at han har forsikret seg om at dette ble tatt inn i
budsjettet for festivalen. Revisjonen har merket seg at kunstnerisk leder også har tatt
avgjørelser som har medført kostnadsreduksjoner, herav to egenproduksjoner som ble
kansellert. Han stoppet også i noen tilfeller forslag om ytterligere kostnadsøkninger.
Revisjonen registrerer at kunstnerisk leder skulle ivareta ansvaret for markedsføring og
Jazzvaka, i tillegg til å ha ansvar for programoppsett og arrangementsbudsjett. Revisjonen
stiller spørsmål ved om kunstnerisk leder med dette tok på seg for mye ansvar.
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 44