rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Trondheim kommunerevisjon<br />
4.3.3 Rutiner for kontraktinngåelser<br />
Artistkontrakter<br />
Nesten samtlige artistkontrakter er inngått etter Olavsfestdagenes mal, som samles i egne<br />
permer etter prosjektnummer. Utfordringene rundt artistkontraktene er ofte knyttet til<br />
artistenes rider. Disse kan innholde betydelige ekstrakostnader rundt opphold og sceneutstyr<br />
som må kostnadsberegnes. I år ble det derfor bestemt at teknisk rider skulle sjekkes ut før<br />
kontraktene ble godkjent. Rutinene skal ha fungert bedre i år enn tidligere.<br />
Leverandørkontrakter<br />
For leverandørkontraktene mangler det systematikk både for måten disse blir kontrahert og<br />
oppbevart på. Olavsfestdagene har ingen mal for slike kontrakter. Det eksisterer heller ingen<br />
permer eller steder der disse kontraktene blir samlet og systematisert. Hvis det er inngått<br />
kontrakter ligger disse ofte spredt rundt hos den enkelte medarbeider. Disse kontraktene har<br />
derfor ikke vært lett tilgjengelig.<br />
Gjennomgang av større leveranser<br />
Vi har undersøkt forholdene rundt 18 leverandører som har levert tjenester for mer enn<br />
100.000 kr. Samlet dreier det seg om leveranser for rundt 6,2 mill kr. De største leverandørene<br />
på teknisk side er inkludert i dette utvalget, og gjennomgangen viser at for kun en leveranse er<br />
det innhentet tilbud fra flere leverandører. Dette gjelder tekniske tjenester på Jazzvaka der det<br />
er innhentet tilbud fra 3 leverandører. Tilsvarende opplegg er ikke gjennomført for de andre<br />
leveransene som vi har gjennomgått. Før bestilling er det imidlertid innhentet pristilbud for de<br />
fleste leveranser, men det har da ikke skjedd i konkurranse. Enkelte leveranser har imidlertid<br />
skjedd løpende uten at pristilbud er innhentet, og for en leverandør dreier det seg om<br />
leveranser til en verdi på rundt 0,5 mill kr. I tilknytning til de fleste bestillingene er det også<br />
registrert tilleggskostnader ut over det som er bestilt. Dette blir begrunnet med at enkelte<br />
arrangementer var for svevende, og at beslutninger om valg av løsninger først ble tatt like før<br />
festivalstart.<br />
4.3.4 Leverandørenes erfaringer med Olavsfestdagene<br />
Leverandørenes erfaringer med Olavsfestdagene 2008 bekrefter at mange av bestillingene har<br />
vært ad-hoc preget, og at det derfor har påløpt ekstrakostnader. De fleste av leverandørene<br />
bekrefter at det er blitt gjort mye endringer på bestillingene helt inntil første dag av festivalen,<br />
men samtidig sier de at dette er vanlig for de fleste festivaler.<br />
Produsent og til dels teknisk ansvarlig har vært sentrale kontaktpersoner for de tekniske<br />
leverandørene.<br />
Enkelte leverandører er kritisk til at flere ulike personer hos Olavsfestdagene har vært<br />
involvert i bestillingene fordi dette kan skape usikkerhet rundt hva som er bestilt. Samtidig<br />
mener de at Olavfestdagenes produsent kan ha hatt for mye å gjøre, og at produsenten derfor<br />
mistet noe av oversikten. Leverandørene mener også at det må bli bedre intern<br />
kommunikasjon i Olavsfestdagene, spesielt gjelder dette mellom produsent og teknisk<br />
ansvarlig. Leverandørene mener også at rollene mellom disse to bør avklares nærmere og at<br />
Olavsfestdagene må få bedre rutiner på dette området.<br />
Flere leverandører er av den oppfatning at det er for tette koblinger mellom ansatte i staben og<br />
enkelte leverandører.<br />
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 23
Change language