rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
kontrakter som er sendt ut seint i prosessen (juni/juli). Gjennomgangen av budsjettoppsettet til
økonomirådgiver viser følgende mangler i forhold til inngåtte kontrakter:
Tabell 9 Avvik mellom hva som er ført inn i budsjettet og inngåtte kontrakter
Arrangement Avvik Kommentarer:
Avslutningskonsert 234 500 Ikke budsjettert med TSO 149.500 kr. Øvrige kontrakter viser et
avvik på 85.000 kr. To kontrakter ble sendt ut i juli.
Bingo 140 000 Budsjettert med 10.000 kr ifølge prosjektbudsjettet, mens
kontrakten er på 150.000 kr
Eystein av Nidaros 120 800 Bl.a. fikk orkesteret innvilget operatariff. Kontraktene ble sendt ut i
midten av juni. Royalties til opphavsmenn ikke tatt med i
budsjettet.
Åpningskonsert 72 700 Budsjettert med 100.000 kr, mens kontraktene er på 172.000 kr.
Kontrakter orkester sendt ut i juli.
Den hellige Birgitta 42 500 Bl.a. fikk orkesteret og solister innvilget større honorar. Kontrakter
sendt ut juni/juli.
Jam i natta 37 500 Det var budsjettert med 60.000 kr, mens kontraktene tilsier 97.500
kr. Tilskudd Britannia ført inn i budsjettet, da må også kostnadene
inn i budsjettet. Kontraktene sendt ut 23.juni.
Øvrige justeringer 99 000 Øvrige kontraktsmessige justeringer
SUM gjennomgang 747 000
4.5.4 Oppfølging og kontroll av tekniske kostnader knyttet til lys, lys og scene
Ifølge de vi har intervjuet var den tekniske planleggingen av festivalen mer uoversiktlig i
2008 enn i 2007. I fjor ble det gitt klare rammer fra direktøren for hvor mye den tekniske
delen av programmet skulle koste, mens i år ble ingen slik ramme gitt. Ifølge produsentene
ble de tallene som en hadde oversikt over lagt inn i budsjettet tidlig men dette var usikre og
svært foreløpige tall. Uklarhetene rundt innholdet av den tekniske delen medførte at
ekstrakostnader påløp etter hvert som en nærmet seg festivalstart. Ifølge produsenten ble
uklarhetene rundt det tekniske tatt opp på stabsmøtene uten at dette medførte avklaringer.
Utfordringene i forhold til teknisk arrangering og planlegging varierte fra arena til arena. Vår
Frue Kirke, Dokkhuset og Borggården var enkle tekniske arenaer å planlegge, mens arenaer
som Nidarosdomen og Vestfrontplassen var vanskeligere. Produsenten mener han fikk for lite
informasjon om hva som skulle foregå på disse arenaene til at realistiske budsjetter kunne
utarbeides. Flere prosjekter, blant annet egenproduksjoner som Eystein-operaen og Sancta
Birgitta, var svevende og uoversiktlig teknisk planlagt. Dette gjorde det vanskelig å foreta
konkrete tilbudsinnhentinger fra leverandørene. Det skjedde også hele tiden endringer i
forhold til det som opprinnelig var planlagt under festivalen, og produsenten regner med at
dette kostet festivalen 25.000 kr ekstra per dag i 14 dager. Disse forholdene bekreftes også av
flere av leverandørene som oppfatter bestillingene som mer uklar og at det like før
arrangementene derfor kom flere ekstrabestillinger.
4.5.5 Oppfølging og kontroll av arenakostnader
Arenakostnader gjelder kostnader knyttet til oppbygging av scene, tribuner, telt, sanitet, WC,
franskgjerder, strøm, vakthold, rigging, transport og lignende. Disse kostnadene ble
budsjetterte av teknisk ansvarlig tidlig i april og beregnet til 2,132 mill kr. Ifølge produsenten
ba administrativ leder om å få overlevert arenabudsjettet, og han antok derfor at administrativ
leder tok disse kostnadene med videre i planleggingen.
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 27