rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

More documents

Recommendations

Info

Trondheim kommunerevisjon at dette har blitt noe stort omfang. Kunstnerisk leder ble først gjort kjent med størrelsen på disse kostnadene i oktober 2008. Direktør for TSO uttaler overfor revisjonen at TSO innkalte Olavsfestdagene til et produksjonsmøte i slutten av mai, og da ble det meste avtalt. Han uttaler også at prosjektlederen under kunstnerisk leder har mottatt alle tallene knyttet til oppfølgingen. Produsenten for oppsetningen uttaler overfor revisjonen at det er mulig at det var nevnt for ham i en eller annen sammenheng at Bolero krevde ekstramusikere, men at de økonomiske sidene ved forestillingen ikke var hans ansvar. Det var avtalt med kunstnerisk leder at all kontrahering lå utenfor produsentens felt. Ifølge kunstnerisk leder er dette en uenighet mellom TSO og produsenten for konserten hva som var klarert. Når det viser seg at det påløp ekstrakostnader på til sammen 150 000 for de ekstra musikerne, hevder kunstnerisk leder at dette var noe produsenten for konsertene skulle fanget opp, og sørget for at det ble kjent. Han understreker også at TSO skulle ha fått aksept hos produsenten for konserten og kunstnerisk leder før ekstrakostnadene ble effektuert. 5.4.3 Sancta Birgitta Sancta Birgitta er et oratorium som ble urframført under Olavsfestdagene 2008. Beslutningen om å sette opp stykket ble tatt av den forrige direktøren av Olavsfestdagene. Også dette prosjektet byttet prosjektleder og den nye prosjektlederen ble engasjert mot slutten av februar. Da forelå det føringer ved at det var utarbeidet en prosjektbeskrivelse og et budsjett for forestillingen. Det opprinnelige budsjettet viste et underskudd på 80 000 kroner. Prosjektlederen fikk også beskjed om at han skulle spørre Ella Fiskum om hun ville være både regissør, danser og koreograf. Hun sa ja til å være regissør og koreograf, og en annen ble engasjert til å være danser, noe som medførte økte utgifter på 20 000 kroner. Ifølge prosjektlederen ba også Fiskum om å få se budsjettet på lys og scene. Det var ikke avsatt midler til disse postene i dette budsjettet. Som en følge av dette ble det avholdt et møte hvor kunstnerisk leder godkjente at det skulle brukes penger til lys og scene. I etterkant av dette møtet ble det i møte mellom prosjektleder, kunstnerisk leder og produsent for Olavsfestdagene bestemt at produsenten skulle undersøke hva det ville koste for lys og scene på dette prosjektet. Regissøren undersøkte samtidig med en lysdesigner fra Oslo, men dette mente kunstnerisk leder ble for dyrt. Produsenten antydet i en tidlig fase at dette ville koste 10.000 kroner, men løsningen endte etter hvert på 89.000 kr. Disse kostnadene ble først avklart til første prøve, 1. august. I den opprinnelige prosjektbeskrivelsen var det ikke tatt inn kostnader for prøver, noe som måtte være med. På grunn av at prosjektet vokste kunstnerisk, vokste også behovet for antall dager med prøver. Ifølge prosjektlederen ble det også klart tidlig i prosjektet at solistene krevde økte honorarer. Dette ble tatt opp med kunstnerisk leder, som sa ja. Like før premieren kom det opp spørsmål om det skulle være en premierefest, administrativ leder ble koblet inn i saken og det ble åpnet for en premierefest der kostnadene ikke måtte overskride kr 260,- pr person. Dette var det ikke budsjettert for. Prosjektlederen presiserer overfor revisjonen at man burde forstått at det ville komme noen utgifter til lys og scene, og derfor sørget for å få lagt dette inn i det opprinnelige budsjettet. Man burde skaffet seg bedre oversikt over kostnadene før man satte i gang prosjektet. Underveis i prosjektet utarbeidet ikke prosjektleder oppdatert budsjett, og oppgir at det ikke var noen rutiner i forhold til budsjettoppfølging eller <strong>rapport</strong>ering. Prosjektlederen hadde ikke Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 37
Trondheim kommunerevisjon kontakt med økonomirådgiver og kommenterer at det prosjektbudsjettet som rådgiveren satte opp ikke var i overensstemmelse med det budsjettet som var mottatt. Kunstnerisk leder uttaler overfor revisjonen at han ikke tok beslutninger som skulle tilsi vesentlig merforbruk på dette prosjektet. Tvert i mot sa han nei på ”sprelske” forslag fra regissøren som ville gitt merkostnader. Kunstnerisk leder presiserer at han i hovedsak tok kunstneriske beslutninger, mens alt av tekniske forhold var produsenten sitt ansvarsområde. Produsenten uttaler overfor revisjonen at dette prosjektet er et eksempel på et prosjekt hvor det hele tiden skjedde store endringer. Prosjektlederen kom til produsenten med spørsmål om endringer i forhold til utlevert budsjett, og eventuelle kostnader som dette ville medføre. Produsenten henviste ham videre til kunstnerisk leder som ofte sa ja, noe som førte til at kostnadene økte. 5.4.4 Barne- og familieprogrammet Revisjonen har også hatt en gjennomgang av arrangementsmessige forhold knyttet til barne- og familieprogrammet. I 2008 ble det gjennomført i alt 62 arrangementer i denne kategorien, mot 45 arrangement i 2007 og 65 i 2006. Grunnlaget for prosjektleders styring var arrangementsbudsjettet som kunstnerisk leder utarbeidet. Hun mottok flere versjoner av arrangementsbudsjettet. Siden det var mange feil i disse budsjettene, bearbeidet prosjektlederen budsjettet og formidlet dette til økonomirådgiveren. Dersom korrigeringene hadde vært tatt inn, skulle det ifølge prosjektlederen ikke være overskridelser på budsjettet for barne- og familieprogrammet. Mange av forestillingene på barne- og familieprogrammet ble flyttet fra ett arrangementssted til et annet, noe som medførte flere uforutsette kostnader. Disse var verken budsjettert eller avtalt på en annen måte. Forestillingene ble flyttet fordi det underveis i festivalen ble gitt tillatelse til å avvikle lydprøver etc. selv om det kolliderte med forestillinger, som i dette tilfellet på barne- og familieprogrammet. Når 2008 festivalen ble planlagt sjekket prosjektlederen alle ”riderne” for å unngå nettopp dette. Flytting av arena medførte også kaotiske tilstander for publikum, som måtte møte opp til en annen arena enn hva som stod på billettene. Ifølge prosjektlederen var det Olavsfestdagenes produsent og teknisk ansvarlig som fattet beslutninger om disse flyttingene, uten at hun ble informert. Prosjektlederen mener det var uklare ansvarsforhold mellom produsent og teknisk ansvarlig og opplevde at beskjeder gitt til den ene, ikke ble gitt videre. Siden alle beskjeder blir gitt muntlig, understreker prosjektlederen betydningen av at viktige beskjeder skriftliggjøres. Prosjektlederen understreker videre at dersom det oppstår situasjoner hvor artister ønsker mer øvingstid, bør dette må tas opp på morgenmøtene som avholdes hver dag under festivalen. 5.5 Utfordringer knyttet til kommunikasjonsflyt Revisjonens gjennomgang viser at det er flere utfordringer knyttet til kommunikasjonsflyt internt i staben og mellom staben og innleide prosjektledere etc. Gjennomgangen viser at det har vært uklare kommunikasjonsrutiner mellom de to lederne. Administrativ og kunstnerisk leder har ikke kommunisert tydelig nok om viktige forhold som budsjett. Det er underkommunisert hvem som skulle ha ansvaret for budsjettet etter at kunstnerisk leder slapp Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 38
Page 1 and 2: Trondheim kommunerevisjon OLAVSFEST
Page 3 and 4: Trondheim kommunerevisjon Forord I
Page 5 and 6: Trondheim kommunerevisjon 1 Innledn
Page 7 and 8: Trondheim kommunerevisjon om at kun
Page 9 and 10: Trondheim kommunerevisjon 2 Stiftel
Page 11 and 12: Trondheim kommunerevisjon Tabell 2
Page 13 and 14: Trondheim kommunerevisjon klausul o
Page 15 and 16: Trondheim kommunerevisjon 3 Hvilke
Page 17 and 18: Trondheim kommunerevisjon prosentvi
Page 19 and 20: Trondheim kommunerevisjon Tabell 7
Page 21 and 22: Trondheim kommunerevisjon 4 Hva svi
Page 23 and 24: Trondheim kommunerevisjon Vi har fu
Page 25 and 26: Trondheim kommunerevisjon Leverand
Page 27 and 28: Trondheim kommunerevisjon Arenakost
Page 29 and 30: Trondheim kommunerevisjon Teknisk a
Page 31 and 32: Trondheim kommunerevisjon også igj
Page 33 and 34: Trondheim kommunerevisjon negativ e
Page 35 and 36: Trondheim kommunerevisjon I gjennom
Page 37: Trondheim kommunerevisjon Regissør
Page 41 and 42: Trondheim kommunerevisjon staben og
Page 43 and 44: Trondheim kommunerevisjon Effektene
Page 45 and 46: Trondheim kommunerevisjon Lov om of
Page 47 and 48: Trondheim kommunerevisjon Styret bu
Page 49 and 50: Trondheim kommunerevisjon Vedlegg 8
Page 51 and 52: Trondheim kommunerevisjon 8.2 Tabel
Page 53: Trondheim kommunerevisjon Tabell Bu

rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?