rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
negativ egenkapital etter 2006-festivalen, og at det derfor var viktig å få bygd opp denne
igjen.
Flere i styret presiserer også at man har etterspurt informasjon fra administrasjonen, men at de
ikke har klart å levere alt som er etterspurt. Styrelederen har etterlyst en sammenstilling
mellom budsjett og regnskap, men dette har vært vanskelig for administrasjonen å utarbeide
på grunn av måten regnskapet er ført på. Forholdet ble tatt opp både med tidligere direktør i
2007 og med økonomirådgiver i 2008. Problemet skal ha vært at det er ingen direkte
sammenheng mellom budsjett og regnskap. Styrelederen har også etterspurt periodiserte
regnskapstall og likviditetsanalyser, uten å ha fått dette.
Også de styrerepresentantene som har erfaring fra andre styrer sier at økonomirapporteringen
i Olavsfestdagene var uvanlig dårlig, og at administrasjonen ikke har klart å levere det som er
etterspurt fra styret.
Det at administrasjonen ikke klarte å levere et notat som beskrev risikoen ved de ulike
prosjektene og forslag til kuttliste trekkes frem av flere som eksempel på at administrasjonen i
2008 ikke klarte å informere styret på en god nok måte. Ifølge administrativ leder ble det ikke
tid til å lage noen skriftlig konsekvensanalyse, men det ble i stedet gitt en muntlig
redegjørelse i styret. Det ble heller ikke utarbeidet noen liste over prosjekter som kunne
kuttes, noe som ifølge administrativ leder skyldtes at man på dette tidspunktet var bundet av
de inngåtte avtaler.
Flere som revisjonen har intervjuet fremhever at momssaken tok mye tid og oppmerksomhet i
de siste styremøtene, og at dette gikk ut over budsjettbehandlingen. På det siste styremøtet ble
det da heller ikke tid til å behandle og formelt vedta budsjettet.
5.2.3 Styringssignaler fra styret
Ifølge styret ble det tidlig gitt føringer om at festivalen i 2008 ikke skal koste mer enn
festivalen i 2007, og som nevnt foran skulle årets festival planlegges slik at denne gikk med
minst 1 mill kr i overskudd. Det var allerede booket tre store egenproduksjoner, og som en
følge av dette ønsket man ikke store risikoprosjekt i tillegg, men heller flere arrangementer
som kunne gi merinntekter til festivalen. Samtidig måtte programmet ifølge styrelederen ikke
fremstå som en festival på sparebluss. Styret ønsket et nøkternt budsjett for 2008-festivalen og
samtidig få til en god festival.
Det var også styret som sammen med tidligere direktør hadde besluttet at årets arrangement
skulle vare i 13 dager, men dette var noe som var bestemt året i forveien. Ifølge styrelederen
hang beslutningen sammen med dagen Olsok falt på, og der forhold at man ønsket at
festivalen skulle gå over to helger. Styrelederen mener de nok undervurderte kostnadene
knyttet til det å ha et arrangement gående over 13 dager. Ifølge et styremedlem vurderte styret
aldri å redusere antall arrangement, fordi styret fikk informasjon om at festivalen ville gå med
overskudd. Det var derfor ingen grunn til å redusere antall arrangement. Det samme
styremedlem sier at styret var godt kjent med at det ville være flere arrangement, som en
naturlig følge av at årets festival var lengre.
Kunstnerisk leder kan ikke huske at det er gitt noen spesielle rammer fra styret ut over at
festivalen skulle vare i 13 dager, noe som er fire dager lengre enn det som normalt har brukt å
være lengden på arrangementet. Ifølge kunstnerisk leder ville en slik økning i antall dager
medføre en økning i antall arrangementer og dermed det totale kostnadsbildet. Kunstnerisk
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 32