rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
Vi har funnet at det til dels er lite konsekvent føring fra det ene året til det andre slik at
regnskapstallene for de ulike årene ikke er direkte sammenlignbare. Dette reduserer verdiene
av regnskapet som budsjetteringsgrunnlag. Blant annet har vi funnet at det delvis føres
artisthonorarer som andre arrangementsutgifter.
Det er heller ikke utviklet rapporter i regnskapssystemet som er gode som styringsverktøy.
4.3.2 Økonomirutiner i staben
Skriftlige rutiner ble utarbeidet av administrativ leder i våren 2007. Rutinene omfatter
overordnede prinsipper for økonomisk ansvarsfordeling og prinsipper for delegering av
ansvar ned i organisasjonen. Av beskrivelsen fremgår det at direktøren har det overordnede
ansvaret, men også at de i den faste staben med egne prosjekter har økonomisk ansvar for sine
områder. De som er engasjert gjennom prosjekter og som ikke er fast ansatt, har ikke eget
budsjettansvar. For staben er det lagt vekt på at disse bør få tydelige rammer i forhold til
omfanget av arbeidsoppgaver og økonomi, og at det i delegeringen forutsetter at staben også
tar ansvar.
Økonomirutinene angir egne prosedyrer når oppgavene har økonomiske konsekvenser. I disse
prosedyrene fremgår rutiner for vurdering av behov, fremskaffing av prisoverslag,
budsjettvurdering og når ledelsen skal kontaktes. Ved budsjettoverskridelser skal dette tas opp
med direktøren. Det fremkommer også av prosedyrene at Olavsfestdagene som offentlig
finansiert stiftelse er bundet av de samme betingelsene som gjelder i offentlig forvaltning om
å innhente tilbud.
De beskrevne rutinene er imidlertid i liten grad blitt fulgt opp, og det var heller ikke etablert et
tilstrekkelig system for kontroll og oppfølging av økonomien. Det har heller ikke vært etablert
et system som har fanget opp budsjettmessige avvik på en systematisk måte, og avvik er
derfor ikke blitt videreformidlet til administrativ leder. I gjennomgangen av festivalen 2008
har vi observert flere eksempler på budsjettavvik hvor vidererapportering skjedde muntlig og
tilfeldig. Dette blir nærmere beskrevet i det kapitlet som omtaler enkeltprosjekter, se kapitel
5.6.
Olavsfestdagene 2008 har heller ikke hatt noe system for kontraktshåndtering av de tekniske
bestillingene. Dette er bestillinger som har vært håndtert individuelt og som ikke har vært
samlet et sted. Det har derfor ikke eksistert noen samlet oversikt over disse bestillingene.
System for avviksrapportering er også fraværende. Av intervjuene med administrativ leder går
det frem at da han tok på seg oppgaven med festivalen trodde han at rutinene på området var
innarbeidet. Mangel på etablerte rutiner kom derfor som en overraskelse. Siden hans kontrakt
kun var midlertidig, ble det ikke tatt tak i dette for å innarbeide nye rutiner. Styrelederen fikk
også presentert økonomirutinene av administrativ leder, og ble beroliget med de foreskrevne
rutinene.
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 22