rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
Arenakostnadene fremkommer verken i budsjett eller regnskap som separate kostnader. Disse
er innbakt i andre poster, enten som tekniske kostnader eller som lønn til riggerne. Ingen i den
todelte ledelsen har hatt helt oversikt over hvordan disse kostnadene ble hensyntatt. Dette er
en type kostnader som det heller ikke har vært tradisjon for å synliggjøre for styret. Det at
budsjettet heller aldri har vært bygd opp rundt regnskapsrapporteringen gjør at en ikke får
sammenlignet budsjett og regnskap fra tidligere år.
4.5 Rapportering og kostnadskontroll
4.5.1 Opplegg for overordnet rapportering og kostnadskontroll
Den største delen av stiftelsens kostnader påløper i løpet av festivalperioden. En viktig del av
inntektene opptjenes også i løpet av festivalperioden. Løpende regnskapsrapportering er
derfor ikke like essensielt som for mange andre organisasjoner. Budsjetteringen ”løpende”
utover 1. halvår er desto viktigere. Regnskapsrapportering i etterkant av festivalen er selvsagt
viktig. Som nevnt i forbindelse med omtale av budsjetteringen mangler regnskapsrapportene
budsjettall. Så vidt vi kan se, er det heller ikke lagt ned noe arbeid i å bygge opp gode
rapporter i regnskapssystemet som kan benyttes som styringsverktøy.
Rollene til de ulike personene i ledelsen for festivalen har vært uklare med hensyn til
økonomi. Det er gitt forskjellige forklaringer på egen og andres rolle med hensyn til ansvar
for økonomioppfølging. Mange i staben har for eksempel trodd at økonomirådgiveren skulle
ta et større økonomiansvar enn hva som ble tilfelle. I økonomirådgivers ansettelsesavtale er
arbeidsoppgavene beskrevet med begrep som ”være rådgiver”, ”delta i utforming”, ”bidra i å
lage”, ”gi råd” mv. Dette sammen med det faktum at det bare var en 20 prosent stilling gjør at
det ikke var satt av tid til at denne personen kunne ha en rolle som skal ha ansvar for å styre
økonomirapporteringen. Fra intervjuene fremgår det fra flere personer at man har stolt på at
økonomirådgiver har tatt seg av økonomistyringen og budsjetteringen.
For øvrig viser gjennomgangen at festivalen har manglet et system for overordnet
rapportering. Mange personer har vært involvert i beslutninger som gir økonomiske
konsekvenser. Forhold som er videreformidlet muntlig er for eksempel ikke tatt med videre i
budsjettprosessen fordi man har trodd at dette har andre tatt seg av. Det har ikke vært etablert
et tydelig system for hvordan endringer skal fanges opp. Budsjett har heller ikke vært et fast
tema i de ukentlige stabsmøtene.
4.5.2 Opplegg for rapportering og kostnadskontroll på prosjektnivå
Festivalen har et opplegg for å føre prosjektregnskap, men mangler et system for å kontrollere
prosjektbudsjett opp mot regnskapssystemet. Prosjektbudsjett og regnskapsoppsett er ikke
sammenlignbare. Det er derfor ikke mulig å bryte budsjett ned på regnskap og en kan heller
ikke ta ut styringsinformasjon direkte fra regnskap. Festivalen har derfor ikke et felles system
for rapportering og kostnadskontroll på prosjektnivå.
4.5.3 Oppfølging og kontroll av artistkontrakter
Olavsfestdagene har etablerte rutiner for oppfølging av artistkontrakter, men som vist foran
har ikke alle artistkontraktene blitt tatt inn i budsjettarbeidet. Noen kontrakter er også blitt
endret i prosessen og etter det vi kan se er disse endringene ikke kommet med i de siste
budsjettene. Gjennomgangen viser at det som ikke er kommet med, i hovedsak gjelder
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 26