rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

Trondheim kommunerevisjon
budsjettet som teknisk ansvarlig har satt opp. Så vidt vi har klart å konstatere, er ikke disse
kostnadene hensyntatt i budsjettet.
Administrativ leder har som nevnt satt opp flere utkast til endelige budsjetter basert på
samlede tall for alle arrangementer fra økonomirådgiver. Det finnes ingen dokumentasjon på
hva som i tillegg er tatt med på arrangementsuavhengige kostnader.
Teknisk ansvarlig har på eget initiativ laget budsjett for arenakostnadene. Arenabudsjettet ble
overlevert produsent i april, som igjen opplyser at det ble overlevert til administrativ leder.
Hvorvidt dette budsjettet er tatt med videre inn i totalbudsjettet fremstår som uklart. Det er på
det rene at det ikke ble tatt inn direkte. Revisjonen har ikke fått fremlagt dokumentasjon som
viser at disse kostnadene er kvalitetssikret.
Basert på samlebudsjett og regnskapstall har administrativ leder satt opp et samlet budsjett for
stiftelsen for hele året. Det er disse budsjettene som er fremlagt for stiftelsens styre i mai og
juni. Gjennomgangen viser at både administrativ leder og økonomirådgiver har utarbeidet
flere versjoner av samlebudsjetter.
4.4.2 Ufullstendighet i budsjettet
Av styrepapirene fremgår det at arrangementsbudsjettet ble skalert ned fra 16 mill kr til 14,7
mill kr på utgiftssiden fra april til mai/juni. Nærmere undersøkelser viser at de siste
budsjettene inneholder en rekke mangler og er ufullstendig på følgende områder:
Budsjett på 2.1 mill kr i arenatekniske kostnader er ikke direkte ført inn i budsjettet.
Disse kostnadene ble budsjettert av arenateknisk ansvarlig tidlig i april, men på grunn
av manglende intern kommunikasjon ble disse kostnadene ikke kvalitetssikret og
hensynstatt tilstrekkelig i totalbudsjettet.
750.000 kr i artisthonorarer er ikke kommet med i arrangementbudsjettet. Deler av
dette (149.500 kr) er knyttet til kontrakten med TSO der ekstrakostnader ikke ble
priset. Artistkontraktene genererer også kostnader til reise, opphold og diett som heller
ikke er kostnadsberegnet.
Budsjetteknisk feil i aggregeringen av enkeltbudsjetter medførte at mesterklasser og
Ringvekursene ikke er tatt med i totalbudsjettet. Kostnader til dette utgjør ifølge
regnskapet 920.000 kr, mens inntekten er 290.000 kr. Nettovirkningen er -630.000 kr.
Historisk marked og næringslivskonferansen er ikke budsjettert og tatt inn i
totalbudsjettet. Dette er områder der kostnader og inntekter normalt går i balanse.
Billettinntekter knyttet til enkelte arrangementer er urealistisk budsjettert. Blant annet
var det budsjettert med full inntjening på noen arrangementer uten at en hadde tatt
hensyn til billetter som deles ut til frivillige, sponsorer og akkrediterte.
Budsjettfremleggene i de siste tre styremøtene baserte seg på økonomirådgivers
budsjetteringsmodell der kun aggregerte tall fra regnearkene ble presentert styret, ikke
kostnader for enkeltprosjekter slik som tilfellet var for det arrangementsbudsjettet som ble
presentert styret i møtet 1. april. Det kom derfor ikke frem av sakspapirene at arrangementer
som Historisk marked, Mesterklasser, Ringve-kursene og næringslivskonferansen ikke var
med i budsjettgrunnlaget. Styrepapirene for tidligere år viser at det har vært vanlig å
presentere også underlaget for arrangementsbudsjettet, noe som ikke ble gjort i de siste
styremøtene. Forholdet blir også kommentert av styreleder som i en e-post 12.mai gir uttrykk
for at hun ikke følte seg betrygget av måten budsjettet ble presentert (forholdet er nærmere
omtalt i kapitel 5.2).
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 25