rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

More documents

Recommendations

Info

Trondheim kommunerevisjon budsjettet i april. Så langt revisjonen kjenner til, har kunstnerisk leder ikke informert administrativ leder om at han har sagt ja til økte kostnader ved ulike arrangement som for eksempel St. Birgitta og avslutningskonserten. Administrativ leder antok derfor at disse arrangementene holdt seg innenfor budsjettet, og var følgelig ikke informert om økningene i utgiftene. Det har også vært manglende kommunikasjon mellom kunstnerisk leder og produsent, siden kunstnerisk leder har antatt at produsenten kom til å innarbeide samtlige påplusninger i sitt budsjettarbeid. Prosjektlederne har imidlertid antatt at når kunstnerisk leder har godkjent utgiftsøkninger, så kom kunstnerisk leder til å bringe dette inn i budsjettet. Kunstnerisk leder uttaler også overfor revisjonen at stillingsbeskrivelsene som administrativ leder hadde inngått med de ulike i staben ikke var distribuert til alle i staben. Dette har medført uklare ansvarsforhold. Kunstnerisk leder ble for eksempel i etterkant av festivalen gjort kjent med at prosjektleder for barne- og familieprogrammet skulle <strong>rapport</strong>ere til ham. Prosjektleder forventet tilbakemeldinger fra kunstnerisk leder, og tolket manglende tilbakemeldinger som manglende interesse fra kunstnerisk leder. Det har også vært uklarheter og mangel på kommunikasjon mellom Olavsfestdagenes produsent og han som var engasjert som teknisk ansvarlig. Teknisk ansvarlig ble ikke kontaktet av produsent etter at han leverte sitt budsjett i april. Teknisk produsent tok selv initiativ for å komme med i festivalen. I henhold til kontrakten var han engasjert som arenaleder for Ytre kongsgård og Vestfrontplassen. Han hadde også ansvar for ulik teknisk infrastruktur på alle arenaene. Han var engasjert i perioden 1. februar til 31. august, og skulle <strong>rapport</strong>ere til produsenten. Han utformet selv et budsjett, uten at han hadde blitt bedt om det. Det ble ikke kommunisert hvordan dette budsjettet skulle tas med i det videre budsjettarbeidet. Han ga det til Olavsfestdagenes produsent, som i sin tur leverte budsjettet til administrativ leder. Administrativ leder antok på sin side at produsenten kom til å innarbeide dette budsjettet i sitt budsjettarbeide, noe som bare delvis ble gjennomført. Mangel på kommunikasjon er dermed en betydelig medvirkende årsak til budsjettoverskridelsene på teknisk siden av arrangementene. Revisjonen har også observert at det ikke er utarbeidet retningslinjer og praksis for hvordan staben skal holde hverandre orientert om hva som skjer i løpet av planleggings- og gjennomføringsfasen. Over så vi at produsent for barne- og familieprogrammet ikke fikk beskjeder om at arrangement innenfor dette programmet ble flyttet fra en arena til en annen. Så langt revisjonen kjenner til blir det ikke skrevet referat fra de ukentlige stabsmøtene. Det har vist seg at det i etterkant har vært uenigheter om hva som faktisk har blitt sagt under stabsmøtene. Et eksempel på dette er, som vi så over, at prosjektlederen på Eysteinoppsetningen mente at kunstnerisk leder ved flere stabsmøter hadde uttalt at prosjektbudsjettene ikke skulle inneholde kostnader til lys, lyd og scene, da dette skulle inngå i produsentens budsjett. Kunstnerisk leder mener at dette ikke ble sagt, og stiller seg uforstående til en slik påstand. Med et skriftlig referat fra stabsmøtene kunne slike uenigheter blitt unngått. Regissøren av Eysteinoppsetningen har også i samtale med revisjonen gitt uttrykk for at han opplevde kommunikasjonsrutinene i Olavsfestdagene som dårlige. Hans generelle inntrykk var at Olavsfestdagene ble tilfeldig drevet. Baardson har videre uttrykt at den interne kommunikasjon og samarbeidet fungerte for dårlig, og at organisasjonen var preget av ansvarspulverisering. Det manglet lagånd på alle plan. Dette ga seg utslag i intern krangling i Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 39
Trondheim kommunerevisjon staben og gikk ut over planleggingen og gjennomføringen av forestillingen. Baardson forventet mer profesjonalitet siden Olavsfestdagene har knutepunktstatus. En gjennomgang av styreprotokollene viser også at disse referatene er knappe. I samtaler med styrerepresentanter har det kommet fram at styret har ment å gi flere styringssignaler enn de som er omtalt i protokollene. 5.6 Roller og ansvarsplassering Manglende og uklar kommunikasjon i ledelsen av Olavsfestdagene i 2008 har sammenheng med uklare roller og ansvarsforhold. Det kan tyde på at administrativ leder og kunstnerisk leder har et noe forskjellig syn på ansvarsfordelingen. Uenigheter knyttet til hvem som har ansvar for budsjettet er nevnt flere ganger over. Kunstnerisk leder definerer sitt hovedansvar til å gjelde det kunstneriske program, og utarbeidet et arrangementsbudsjett som skal inneholde alle kjente kostnader knyttet til gjennomføringen. Etter at det første arrangementsbudsjettet var ferdig i april/mai, har kunstneriske leder ikke vært inne i budsjettarbeidet, men overlot dette til administrativ leder og økonomirådgiver, som etter hans mening hadde ansvaret for å kvalitetssikre totalbudsjettet. Styret mener imidlertid at plassering av økonomisk ansvar går klart fram av stillingsinstruksene til den delte ledelsen. De mener at kunstnerisk leder hadde ansvar for arrangementsbudsjettet, mens administrativ leder hadde totalansvar for økonomiledelse og økonomistyring. Det har også vært uklare ansvarsforhold mellom Olavsfestdagenes produsent og teknisk ansvarlig. Uklarhetene om budsjetteringen er allerede nevnt. Videre var det også uklarheter rundt hvem som kunne ta beslutninger innenfor det tekniske området. Regissøren på Eystein av Nidaros erfarte at det var vanskelig for staben å ta beslutninger, siden det var uklart hvem som hadde myndighet til å fatte endelige beslutninger. Prosjektlederen var sen med å fatte beslutninger fordi rollefordelingene internt i staben syntes uklare. Kunstnerisk leder mener også at det ble inngått avtaler med enkelte i staben som gjorde at de fikk utvidet sine ansvarsområder. Dette førte til, ifølge kunstnerisk leder en pulverisering av ansvar ved at disse kom inn på andre sine ansvarsområder. Blant annet gjaldt dette i forhold til forhandling av artisthonorar og artistbooking, noe som burde vært ansvaret til kunstnerisk leder. Kunstnerisk leder stiller spørsmål om dette gikk på bekostning av det som skal være deres egentlige ansvarsområder. Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 40
Page 1 and 2: Trondheim kommunerevisjon OLAVSFEST
Page 3 and 4: Trondheim kommunerevisjon Forord I
Page 5 and 6: Trondheim kommunerevisjon 1 Innledn
Page 7 and 8: Trondheim kommunerevisjon om at kun
Page 9 and 10: Trondheim kommunerevisjon 2 Stiftel
Page 11 and 12: Trondheim kommunerevisjon Tabell 2
Page 13 and 14: Trondheim kommunerevisjon klausul o
Page 15 and 16: Trondheim kommunerevisjon 3 Hvilke
Page 17 and 18: Trondheim kommunerevisjon prosentvi
Page 19 and 20: Trondheim kommunerevisjon Tabell 7
Page 21 and 22: Trondheim kommunerevisjon 4 Hva svi
Page 23 and 24: Trondheim kommunerevisjon Vi har fu
Page 25 and 26: Trondheim kommunerevisjon Leverand
Page 27 and 28: Trondheim kommunerevisjon Arenakost
Page 29 and 30: Trondheim kommunerevisjon Teknisk a
Page 31 and 32: Trondheim kommunerevisjon også igj
Page 33 and 34: Trondheim kommunerevisjon negativ e
Page 35 and 36: Trondheim kommunerevisjon I gjennom
Page 37 and 38: Trondheim kommunerevisjon Regissør
Page 39: Trondheim kommunerevisjon kontakt m
Page 43 and 44: Trondheim kommunerevisjon Effektene
Page 45 and 46: Trondheim kommunerevisjon Lov om of
Page 47 and 48: Trondheim kommunerevisjon Styret bu
Page 49 and 50: Trondheim kommunerevisjon Vedlegg 8
Page 51 and 52: Trondheim kommunerevisjon 8.2 Tabel
Page 53: Trondheim kommunerevisjon Tabell Bu

rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?