rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Trondheim kommunerevisjon<br />
Effektene av fribillettene bør vurderes<br />
Etter revisjonens vurdering kan Olavsfestdagene ha tapt billettinntekter ved at mange<br />
fribilletter ble gitt ut under årets arrangement. En stor andel av disse er knyttet til sponsorer,<br />
men også mange frivillige fikk utdelt fribilletter. Dette ble gjort for å fylle opp arrangementer<br />
med svak publikumsoppslutning. Verdien av fribillettene utgjør 1,6 mill kr. Effekten av<br />
fribillettene går først og fremst ut over de arrangementene som ble utsolgt. Fribillettene til<br />
disse arrangementene til 320.000,- kroner. Revisjonen anbefaler at det utarbeides<br />
retningslinjer for fribilletter.<br />
Egenproduksjonene var for dårlig planlagt<br />
Etter revisjonens vurdering ble det under årets festival gjennomført to egenproduksjoner som<br />
ikke var planlagt godt nok. Dette medførte at økonomistyringen også ble svært vanskelig.<br />
Disse egenproduksjonene inneholdt store utfordringer med hensyn til tekniske løsninger for<br />
lyd og lys, spesielt ble kostnadene til lyssetting betydelig undervurdert i planleggingen.<br />
6.2 Økonomistyring<br />
Ledelsen har manglet økonomisk oversikt<br />
Etter revisjonens vurdering har ingen i ledelsen hatt full økonomisk oversikt over festivalen i<br />
2008. Økonomistyring handler om å skaffe seg inngående kunnskap om virksomheten og å<br />
skaffe seg kontroll over de økonomiske ressurser som inngår i virksomheten. Administrativ<br />
leder har forutsatt at kunstnerisk leder har hatt kontroll på arrangementsbudsjettet, mens<br />
kunstnerisk leder har forutsatt at administrativ leder har hatt oversikt. Ledelsen har ikke sørget<br />
for at den informasjon som har befunnet seg i organisasjonen har blitt samlet. Stabsmøtene er<br />
ikke i tilstrekkelig grad blitt brukt til å skaffe seg økonomisk oversikt. Det har manglet en<br />
fastsatt struktur for <strong>rapport</strong>ering av økonomisk informasjon. Å ha oversikt over totalbildet,<br />
hvem som skal gjøre hva og kontrollere at det blir gjort vil alltid være ledelsens ansvar.<br />
For lite økonomikompetanse i ledelsen<br />
Etter vår vurdering har ikke økonomikompetansen i ledelsen vært tilstrekkelig. Manglende<br />
økonomikompetanse var tenkt kompensert ved å engasjere en økonomirådgiver i 20 prosent<br />
stilling, noe som i ettertid har vist seg å være utilstrekkelig.<br />
Manglende forståelse av økonomisk ansvarsplassering<br />
Vår vurdering er at det har vært stor uklarhet om det økonomiske ansvaret. Det må være<br />
overensstemmelse mellom budsjett- og resultatansvaret og retten til å pådra kostnader for<br />
festivalen. En overordnet kan ikke fraskrive seg det økonomiske ansvaret selv om det er en<br />
underordnet som har fått delegert ansvaret for et prosjekt. Uklarhet omkring ulike<br />
ansvarsnivåer og ulike fagområder har vært med å pulverisere ansvaret i 2008. Revisjonen<br />
mener at organiseringen med den todelte ledelsen, slik den har fungert i praksis, bidro til<br />
ansvarspulveriseringen.<br />
Økonomistyring er avhengig av gode planleggings- og budsjetteringsrutiner<br />
Siden hovedtyngden av aktivitetene er knyttet opp mot en kort og hektisk periode vil<br />
økonomistyring i stor grad handle om planlegging og budsjettering. Man har i liten eller ingen<br />
grad mulighet for å korrigere kursen underveis basert på for eksempel faktiske regnskapstall.<br />
Festivalen bør derfor ha spesielt gode rutiner rundt planleggingen og<br />
budsjetteringsprosessene.<br />
Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 42
Change language