rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

More documents

Recommendations

Info

Trondheim kommunerevisjon Femte styremøte 2008: På styremøtet 6. mai er status program, budsjett og regnskap opp som orienteringssaker. I dette møtet uttrykker styret skepsis til om Mangfoldstorget lar seg realisere med det omfanget som er presentert. Styret oppfordrer at Trondheim kommune trekkes tettere inn i en eventuell videreføring av dette arbeidet. Budsjettet er oppe som orienteringssak og resultatet er nå justert til et overskudd på 984 000 kr. I dette budsjettfremlegget foreligger ikke kostnader for enkeltarrangementer. Etter styremøtet 6. mai sender styreleder en e-post den 12. mai til den delte ledelsen der styrelederen presiserer at det ikke var betryggende å få fremlagt et budsjett på den måten de fikk, uten en gjennomgang av arrangementsbudsjettet. I e-posten signaliseres det at Mangfoldstorget bør legges på is på grunn av manglende finansiering. Videre påpekes det at ledelsen må utarbeide en liste over ”sparetiltak” om de ikke kommer i mål på inntektssiden. Dersom ledelsen ikke kommer i mål på inntektssiden, må det kuttes i ambisjonene på kostnadssiden. I e-posten bestiller styrelederen et notat som skal si noe om risikoen ved årets prosjekter, samt mulige tiltak som kan settes inn om man ser at inntektssiden svikter til neste møte. Sjette styremøte 2008: På styremøtet 10. juni er regnskap 2007 og budsjett 2008 oppe som styresak. Resultatet er nå justert ned til 327 000 kr. Styret ber på bakgrunn av dette om at et nytt budsjett legges frem på det ekstraordinære styremøte 26. juni. På møtet kommer merverdiproblematikken opp som styresak. Styret tok saken svært alvorlig og ber om at den kommer opp som styresak også på neste styremøte. De ber i den forbindelse administrativ leder i samarbeid med økonomirådgiver, revisor og juridisk rådgiver ta kontakt med skatteetaten v/fylkesskattesjefen for å avklare regelverket om merverdiplikt for kulturinstitusjoner og finne en løsning for Olavsfestdagene. Styret besluttet i samme styremøte å utlyse stillingen som økonomiansvarlig. Styrelederen er ikke til stede på møtet. Ledelsen hadde ikke utarbeidet det risikonotatet som styrelederen etterspurte i e-posten av 12. mai. Sjuende styremøte 2008: Styremøtet 26. juni blir i sin hovedsak viet merverdiavgift på sponsorinntekt og eventuelle regnskapskorrigeringer. Merverdisaken medfører at regnskap for 2007 ikke kan ferdigstilles før sommeren, og at dette må ses i sammenheng med regnskap for 2005 og 2006. Olavsfestdagene har frist til 1. september til å levere regnskapene ferdig revidert. Styret ber administrativ leder sørge for at de nødvendige arbeidsoppgavene blir utført tidsnok til at fristen holdes. Til dette møtet står også budsjett 2008 som sak til styret. Dette budsjettet viser et overskudd på 836 000 kr. På grunn av at merverdisaken tar hele oppmerksomheten i dette møtet blir budsjett 2008 ikke behandlet i siste styremøte, og dermed ikke formelt vedtatt. Av styrepapirene foreligger det heller ikke til dette møtet et notat som sier noe om risikoene ved årets prosjekter samt mulige sparetiltak, slik styreleder hadde bedt om. 5.2.2 Oppsummering av styrearbeidet Styret har hatt budsjetter opp til behandling flere ganger, mer enn det som har vært vanlig i tidligere år. De fleste av styremedlemmene mener også at styret i år har vært mer aktiv enn tidligere år i forhold til økonomispørsmål. Dette blir sett i sammenheng med at stiftelsen fikk Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 31
Trondheim kommunerevisjon negativ egenkapital etter 2006-festivalen, og at det derfor var viktig å få bygd opp denne igjen. Flere i styret presiserer også at man har etterspurt informasjon fra administrasjonen, men at de ikke har klart å levere alt som er etterspurt. Styrelederen har etterlyst en sammenstilling mellom budsjett og regnskap, men dette har vært vanskelig for administrasjonen å utarbeide på grunn av måten regnskapet er ført på. Forholdet ble tatt opp både med tidligere direktør i 2007 og med økonomirådgiver i 2008. Problemet skal ha vært at det er ingen direkte sammenheng mellom budsjett og regnskap. Styrelederen har også etterspurt periodiserte regnskapstall og likviditetsanalyser, uten å ha fått dette. Også de styrerepresentantene som har erfaring fra andre styrer sier at økonomi<strong>rapport</strong>eringen i Olavsfestdagene var uvanlig dårlig, og at administrasjonen ikke har klart å levere det som er etterspurt fra styret. Det at administrasjonen ikke klarte å levere et notat som beskrev risikoen ved de ulike prosjektene og forslag til kuttliste trekkes frem av flere som eksempel på at administrasjonen i 2008 ikke klarte å informere styret på en god nok måte. Ifølge administrativ leder ble det ikke tid til å lage noen skriftlig konsekvensanalyse, men det ble i stedet gitt en muntlig redegjørelse i styret. Det ble heller ikke utarbeidet noen liste over prosjekter som kunne kuttes, noe som ifølge administrativ leder skyldtes at man på dette tidspunktet var bundet av de inngåtte avtaler. Flere som revisjonen har intervjuet fremhever at momssaken tok mye tid og oppmerksomhet i de siste styremøtene, og at dette gikk ut over budsjettbehandlingen. På det siste styremøtet ble det da heller ikke tid til å behandle og formelt vedta budsjettet. 5.2.3 Styringssignaler fra styret Ifølge styret ble det tidlig gitt føringer om at festivalen i 2008 ikke skal koste mer enn festivalen i 2007, og som nevnt foran skulle årets festival planlegges slik at denne gikk med minst 1 mill kr i overskudd. Det var allerede booket tre store egenproduksjoner, og som en følge av dette ønsket man ikke store risikoprosjekt i tillegg, men heller flere arrangementer som kunne gi merinntekter til festivalen. Samtidig måtte programmet ifølge styrelederen ikke fremstå som en festival på sparebluss. Styret ønsket et nøkternt budsjett for 2008-festivalen og samtidig få til en god festival. Det var også styret som sammen med tidligere direktør hadde besluttet at årets arrangement skulle vare i 13 dager, men dette var noe som var bestemt året i forveien. Ifølge styrelederen hang beslutningen sammen med dagen Olsok falt på, og der forhold at man ønsket at festivalen skulle gå over to helger. Styrelederen mener de nok undervurderte kostnadene knyttet til det å ha et arrangement gående over 13 dager. Ifølge et styremedlem vurderte styret aldri å redusere antall arrangement, fordi styret fikk informasjon om at festivalen ville gå med overskudd. Det var derfor ingen grunn til å redusere antall arrangement. Det samme styremedlem sier at styret var godt kjent med at det ville være flere arrangement, som en naturlig følge av at årets festival var lengre. Kunstnerisk leder kan ikke huske at det er gitt noen spesielle rammer fra styret ut over at festivalen skulle vare i 13 dager, noe som er fire dager lengre enn det som normalt har brukt å være lengden på arrangementet. Ifølge kunstnerisk leder ville en slik økning i antall dager medføre en økning i antall arrangementer og dermed det totale kostnadsbildet. Kunstnerisk Rapport 12/2008 F - Olavsfestdagene 32
Page 1 and 2: Trondheim kommunerevisjon OLAVSFEST
Page 3 and 4: Trondheim kommunerevisjon Forord I
Page 5 and 6: Trondheim kommunerevisjon 1 Innledn
Page 7 and 8: Trondheim kommunerevisjon om at kun
Page 9 and 10: Trondheim kommunerevisjon 2 Stiftel
Page 11 and 12: Trondheim kommunerevisjon Tabell 2
Page 13 and 14: Trondheim kommunerevisjon klausul o
Page 15 and 16: Trondheim kommunerevisjon 3 Hvilke
Page 17 and 18: Trondheim kommunerevisjon prosentvi
Page 19 and 20: Trondheim kommunerevisjon Tabell 7
Page 21 and 22: Trondheim kommunerevisjon 4 Hva svi
Page 23 and 24: Trondheim kommunerevisjon Vi har fu
Page 25 and 26: Trondheim kommunerevisjon Leverand
Page 27 and 28: Trondheim kommunerevisjon Arenakost
Page 29 and 30: Trondheim kommunerevisjon Teknisk a
Page 31: Trondheim kommunerevisjon også igj
Page 35 and 36: Trondheim kommunerevisjon I gjennom
Page 37 and 38: Trondheim kommunerevisjon Regissør
Page 39 and 40: Trondheim kommunerevisjon kontakt m
Page 41 and 42: Trondheim kommunerevisjon staben og
Page 43 and 44: Trondheim kommunerevisjon Effektene
Page 45 and 46: Trondheim kommunerevisjon Lov om of
Page 47 and 48: Trondheim kommunerevisjon Styret bu
Page 49 and 50: Trondheim kommunerevisjon Vedlegg 8
Page 51 and 52: Trondheim kommunerevisjon 8.2 Tabel
Page 53: Trondheim kommunerevisjon Tabell Bu

rapport olavsfestdagene 41f.pdf - NKRF

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?