INOS Jaarverslag 2010

INOS Onderwijsdag 2010, workshop 52
shoppen biJ het AdMinistrAtiekAntoor osg
AD WINTERS, 35 JAAR
HOOFD FINANCIëN EN ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE, INOS BESTUURSBUREAU
Een belangrijke administratieve taak op scholen is het verwerken van facturen. In het verleden een
omslachtige methode die voor verbetering vatbaar was. In 2010 werd daarom een pilot gestart
waaraan INOS met drie scholen deelnam.
“De workshop van de Onderwijsdag 2010, in samenwerking met het administratiekantoor
gegeven, was een absoluut succes”, steekt Ad van wal. Zo’n 25 administratieve krachten kregen een
kijkje in de OSG-keuken en werden bijgepraat over het complete traject van de digitale verwerking
van facturen. Deze collega’s waardeerden bovendien dat zij de contactpersonen persoonlijk
ontmoetten. Dat er volop belangstelling voor dit thema was, blijkt wel uit het feit dat het de eerste
workshop was die het predikaat ‘volgeboekt’ kreeg!
De pilot is landelijk uitgezet; binnen INOS namen Kbs De Driezwing, Kbs De Griffioen en het
bestuursbureau er aan deel. Ad: “Bij mijn weten is INOS, zeker in de regio, de enige stichting in het
primair onderwijs die op deze wijze de administratieve verwerking ter hand heeft genomen.”
Sinds 2008 worden er twee, drie keer per jaar bijeenkomsten voor de administratieve medewerkers
door INOS georganiseerd. “Een vorm van collegiale consultatie, waar uiteraard ook de laatste,
actuele informatie wordt uitgewisseld.” De door INOS gepropageerde zelfverantwoordelijkheid
wordt hier in de praktijk gerealiseerd. Immers, het is aan de administratieve kracht zelf om te
bepalen welke winst hij uit die bijeenkomsten wil halen. Met genoegen stelt Ad Winters vast
dat dergelijke bijeenkomsten een duidelijke meerwaarde krijgen. “De kennis van zaken bij deze
collega’s neemt toe en behoeften en wensen worden beter op elkaar afgestemd. Mooi voorbeeld
hiervan het is aanbieden van een Excel cursus. In feite pure deskundigheidsbevordering.”
De geschetste ontwikkeling sluit naadloos aan bij de filosofie van INOS om zoveel mogelijk nietonderwijskundige
taken bij de scholen weg te halen. Nota’s worden nu rechtstreeks doorgestuurd
naar het administratiekantoor, waardoor de administrateur zich bezig kan houden met andere
werkzaamheden.
Een belangrijke taak is bijvoorbeeld de leerlingenadministratie. Ad legt uit: “In het verleden was
het rond de teldatum van 1 oktober nogal eens hectisch, maar daarna was de administratie er
voor een jaar weer van ‘verlost’. Nu moet de school elke twee weken aan BRON (Basisregister
Onderwijs) de actuele leerlinggegevens verstrekken. Denk dan o.a. aan de in- en uitschrijvingen,
de absenties en de registratie van de ambulante begeleiding in het Speciaal Onderwijs. Deze
mutaties hebben direct gevolg voor de bekostiging van het onderwijs op elke school.”
Ten slotte concludeert Ad tevreden: “De kosten voor de dienstverlening door het
administratiekantoor zijn iets gestegen, maar daar staat tegenover dat er sprake is van
tijdsbesparing in absolute zin.”
Vooruitblikkend naar de toekomst heeft Ad positieve verwachtingen van de kersverse werkgroep
‘Administratie’. De werkgroep bestaat uit alle administratieve krachten, directieleden van scholen
en een aantal stafmedewerkers van het bestuursbureau.
Ad winters
94 jaarverslag worKshop gegeven 2010 op de inos onderwijsdag 2010 worKshop gegeven op de inos onderwijsdag 2010 95