versie 28-10-2009 - ProDef

Ministerie van Defensie
Toelichting
Het functioneringsgesprek wordt op basis van tweerichtingsverkeer gevoerd. Dat betekent, dat zowel de
functionele chef als de medewerker beiden verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding, de inhoud en een
juiste verslaglegging van het gesprek.
Het functioneringsgesprekformulier bestaat uit een intern en een extern gedeelte. Het externe gedeelte
wordt opgeslagen in het persoonsdossier. Dit deel bevat algemene gegevens, afspraken en andere zaken
waarvan het wenselijk is ze vast te leggen voor de organisatie en de loopbaan van de medewerker * . Het is
alleen in te zien door degenen die daarvoor zijn geautoriseerd. Het interne gedeelte wordt niet opgeslagen
in het persoonsdossier. Het is alleen bestemd voor de functionele chef en de medewerker zelf. In dit
gedeelte wordt informatie vastgelegd over het algemene beeld van het functioneren, de realisatie van
afspraken uit een vorig functioneringsgesprek en de afspraken, die worden gemaakt m.b.t. de
functievervulling.
ALGEMENE GEGEVENS
Bij de aard van het gesprek moet worden ingevuld of het hier een functie-introductiegesprek of een
functioneringsgesprek betreft.
- Het functie-introductiegesprek vindt plaats binnen één maand na aanvang van de vervulling van een
nieuwe functie door de medewerker. Ook vindt een functie-introductiegesprek plaats met alle medewerkers
wanneer een nieuwe leidinggevende aantreedt. In dat geval vinden de gesprekken plaats binnen twee
maanden na aanvang van de functievervulling door de chef. Tijdens het functie-introductiegesprek
informeert de functionele chef de medewerker over datgene, dat van hem wordt verwacht, kan de
medewerker zijn eigen mening geven hoe hij de functievervulling ziet en kunnen tevens reeds gemaakte
afspraken met de medewerker aan de orde komen.
- De functionele chef is verantwoordelijk voor de planning van het functioneringsgesprek. De medewerker
heeft recht op minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek. De medewerker kan ook zelf om een
gesprek vragen. Het functioneringsgesprek richt zich op het functioneren van de medewerker in de huidige
functie.
Bij het functioneringsgesprek wordt vermeld op welke periode het gesprek betrekking heeft door het
invullen van de start- en einddatum.
Als uitgangspunt voor het functioneringsgesprek wordt de functiebeschrijving gebruikt. Wanneer naast de
organieke functie andere werkzaamheden zijn opgedragen aan de medewerker, dan kan dit vermeld
worden bij ”Afwijkingen t.o.v. de organieke functie”. Ook wanneer onderdelen van de organieke functie niet
zijn opgedragen wordt dat hier aangegeven. In het laatste geval kan ook de reden daarvan toegevoegd
worden en kunnen eventuele verdere afspraken daarover vermeld worden.
Op verzoek van de medewerker wordt ook aandacht besteed aan werkzaamheden, die geen deel uitmaken
van de organieke functie, zoals het lidmaatschap van een medezeggenschapscommissie of de functie van
BHV’er.
PERSOONSGEGEVENS
Hier worden de gegevens ingevuld van de medewerker en de functionele chef.
Eventueel aangevuld met de naam van de derde deelnemer, bijvoorbeeld een personeelsfunctionaris.
Daarbij wordt aangegeven op wiens verzoek deze derde deelnemer aanwezig is.
* In deze toelichting wordt de mannelijke persoonsvorm gebruikt. Waar “hij”,”hem”, “zijn” of “medewerker”
staat wordt evengoed “zij”, “haar” en “medewerkster” bedoeld
PERONEELSVERTROUWELIJK