Middelen voor interne mobiliteit - ProFacility.be

[ Workplace Innovation]Jan Pauwels: "Heel wat nationale dienstenvan Philips kwamen in de loop der jaren ineen Benelux structuur terecht."Bijstand bij bochtenwerk"Workplace Innovation is voor ons niet enkel een verhaal van lengte en breedte",zegt Jan Pauwels. "Er werd ook in de diepte gewerkt; ik verklaar me nader.Iemand die exact dezelfde functie uitoefent in een context van individuelekantoren, en hetzelfde blijft doen in een open space, wel, dat is niet zondergevaren. De vergelijking is snel gemaakt, wat van de aanpassing wel eens eenharde noot om kraken kan maken. Een manier om hierop in te spelen is sleutelenaan zijn takenpakket. Door zijn functie anders in te kleden, eventueel door hemdingen toe te vertrouwen waardoor hij wat meer tijd buiten de bedrijfsgebouwendoorbrengt, kan dit opgevangen worden. Het hele proces dat we hier doorlopenhebben heeft veel veranderd. Het vergde een aanpassing van iedereen, op alleniveaus trouwens. Onze mensen hebben een bocht moeten maken, als ik het zomag uitdrukken. Aan het takenpakket sleutelen, zoals ik net zei, is vaak eengeschikte methode om hen de kans te geven die bocht ook daadwerkelijk tenemen."Vandaag halen we een bezettingspercentagevan 90 à 95%. Gezien de nabijheidvan het Zuidstation is de NMBS totonze veruit belangrijkste huurder uitgegroeid.Bovendien plukten we devruchten van de hausse die de kantoormarktde afgelopen jaren kenmerkte."Internationale trendDe context was er. Waar werden nu dezwaartepunten gelegd? "In de eersteplaats op de open space", benadrukt JanPauwels. "Enkel wanneer het niet anderskon, voorzagen we in individuele kantoren.Maar de regel werd dat iedereenin een open ruimte terecht kwam, ongeachthet niveau binnen de onderneming.Dit uitgangspunt maakte van ons heusgeen revolutionairen. Integendeel, weschreven ons hiermee volledig in deinternationale trend inzake kantoorinrichting.Dat heel wat van onze mensenprecies op een internationaal niveauwerken, zorgde er trouwens voor dat zemet deze tendens vertrouwd waren,maar dit is vooral een zaak van het aanvaardbaarmaken van de inplantingwaarover ik straks meer zal vertellen.Parallel met de keuze voor open space,probeerden we de werkplaatsen zomobiel mogelijk te maken. In de praktijkwil dit zeggen dat je van overal met jelaptop kan inloggen, er een printmogelijkheidbestaat voor alle plekken, edm.Wanneer ik mobiel zeg, bedoel ik nietenkel mobiliteit op de werkvloer. Jemoet dit beslist ruimer zien. We hebbenbij Philips een bedrijfsfilosofie waarinhet groepsgevoel en de overlegcultuureen belangrijke plaats innemen. Werkenstaat hier met andere woorden synoniemvoor samenwerken. Dit is eenopvatting die haarfijn aansluit bij zo'nopen werkplek. Deze structuur werktonderling contact en communicatie inde hand. Individuele zaken, en daar zijn28 Profacility Magazine september 2009het lezen en/of verwerken van mailstoch wel typevoorbeelden van geworden,kan je vaak beter van thuis uitdoen. Dit is niet alleen aangenamer, hetkomt ook de efficiëntie ten goede. U zalmerken dat zich op die manier eenscheiding aftekent tussen individueletaken die je van overal kan doen en hetwerk op kantoor, waar dan weer denadruk ligt op nauw en rechtstreeksoverleg met de collega's. Ook dat verstaik onder mobiel werken."Gezellige open ruimte"Open space is een efficiënte manierom het vereiste aantal m 2 drastisch tebeperken", voegt Jos Duchamps vanPROCOS er aan toe. Om deze operatieuit te tekenen en tot een goed einde tebrengen, nam Philips PROCOS onderde arm. Jos Duchamps en zijn team werdenmet deze taak belast. "Deels gebeurtdit door de inrichting van de ruimte diehaaks staat op een structuur met individuelekantoren. Maar dit gaat ookgepaard - althans toch in het geval vanPhilips - met een vermindering van hetaantal toegewezen werkplekken. In onsontwerp hielden we rekening met eenratio van 1,3, wat betekent dat voor elkedertien medewerkers tien werkplekkenvoorzien worden. Gezien de aard vanhet werk en de regelmatige afwezigheidvan heel wat medewerkers levert ditgeen enkel probleem op. Bij de fieldengineers is die ratio zelfs 2 geworden,of anders gezegd: er zijn er twee keerzoveel mensen op deze dienst als erstoelen zijn. Die lijn werd doorgetrokkennaar de vergaderruimtes. De ervaringleert dat de bezettingsgraad van sommigevergaderzalen meestal erg laag is.Bij Philips in Brussel bedroeg dit vooreen aantal zalen nauwelijks 20%. Doorook hier het aanbod aan vergaderfaciliteiten,met inbegrip van informele vergaderzones,beter af te stemmen op devraag slaagde Philips erin dit gebruik tot50% à 60% op te drijven.""Begrijp me niet verkeerd", waarschuwtFacility verantwoordelijke Pauwels."Efficiëntie, kostenbesparing, kortomhet harde economische verhaal is hiervan belang. Maar een aanpassing vande werkruimte mag niet ten koste gaanvan kwaliteit en gezelligheid. Toestaandat dit wel gebeurt, komt neer op hetslecht omgaan met je menselijk kapitaal.Wat je op het ene vlak zou winnen,verlies je dan weer op het andere. Op diemanier wordt je project een maat voorniets, en dat kan toch niet de bedoelingzijn (glimlacht)".Correct communicerenDe omvang van het project van Philipsop haar Brusselse site kan bezwaarlijkonderschat worden. De impact op demanier waarop de honderden werknemershun dagtaak zijn gaan uitoefenenwas navenant. Dit verkocht krijgen kantoch geen sinecure zijn? "Communicatie,communicatie en nog eens communicatie",luidt het resolute antwoord vanJan Pauwels. "De grootste vergissing dieje kan maken, is je mensen voor dom tehouden. Uiteraard zijn ze dat niet!Uitleggen wat je van plan bent en vooralzorgen dat er logica inzit, daar draaithet om. Door de dingen van boven uit opte leggen – of nog maar die indruk tewekken – zou je je eigen project op dehelling zetten. Correct communicerenbetekent ook dat je op een juiste manierén dito tijdstippen communiceert. Naeen periode van stilzwijgen met een karrenvrachtaan informatie overladen isfunest. Nee, netjes doseren is de boodschap.Uitleggen wat je doet, waarom jehet doet, en dit in alle stadia van het project."Michaël VANDAMME ■