Middelen voor interne mobiliteit - ProFacility.be

Dossier middelen voor interne mobiliteitOnmisbare‘follow me’-functieEen flexibele werkplekmag uiteraard nietgepaard gaan metspoorloze werknemersof met het in allerijlafdrukken vandocumenten op de eerstede beste vrije printer.Interne mobiliteit enteleworking vereisendan ook een specifiekeorganisatie enaangepaste tools.Gegevensbeveiliging: een absolutevoorwaarde voor follow me printing.foto ThinPrintIn dat kader zijn er nieuwe oplossingenop de markt, die aangepast zijn aan dewerkstroom van de bedrijven. Zo wordendesktops steeds meer vervangendoor krachtige centrale print- en kopieertoestellendie verhoudingsgewijs goedkoperzijn per blad. Ze kunnen doorgaans60 tot 90 pagina's per minuut en tot150.000 pagina’s per maand afdrukken.Bovendien is er in de voorraadbak plaatsvoor maar liefst 5 tot 10.000 lege vellen,waardoor ze zonder tussenpozen groteprintopdrachten kunnen uitvoeren. Watde lader betreft, kan de gebruiker meerdan 200 originele documenten tegelijkkopiëren of inscannen. Sommige oplossingenbieden ook de mogelijkheid om afte drukken op een toegankelijke printerwaar ook ter wereld, dus niet alleen inhet eigen gebouw. Maar om het plaatjevolledig te maken, moeten we natuurlijkook de aspecten ‘beveiliging’ en ‘kostenvermindering’bespreken.Beveiliging: een ‘follow me printing’-systeem moet de gebruiker beveiligentegen de risico's van ongeoorloofd kopiëren.De gegevens worden versleuteld, degebruiker identificeert zich met een pincodeof USB-sleutel en de gegevens wordenna het afdrukken vernietigd, zonderdat de werkstroom daarbijonderbroken wordt.Kosten: statistisch gezien geeftelk bedrijf 1,8% van zijnomzet aan kopiëren enafdrukken uit. 66% vande printopdrachten is totéén pagina beperkt terwijlbijna 20% van deopdrachten 2 tot 3 pagina’somvat. Elke werknemerzou 10.000 pagina’sper jaar afdrukken.Marge genoeg dus omaanzienlijke kostenbesparingendoor te voeren!Technische functies, zoalshet ‘Afdrukvoorbeeld’ enhet recto verso printen/kopiëren,kunnen danook de voorverwarmingstijd,het tonerverbruik en het elektriciteitsverbruikvan de printersin gebruik of in stand-byhelpen verminderen.Telefonisch printerbeheerAangezien het telefoonnetwerk ookgeorganiseerd is volgens het follow meprincipe,was het logisch dat beide technologieënaan elkaar gekoppeld werden.Zo lanceerde ThinPrint, een Duitsefabrikant van centrale printoplossingen,onlangs in samenwerking met OEMSEH, OKI en RICOH het systeem CeBITvoor een betere follow-up van de printopdrachten.Wat deze oplossing zo bijzondermaakt, is dat de gebruiker ophet scherm van zijn draagbare telefoonkiest of wijzigt welke printer welkeprintopdracht moet uitvoeren.Aspect telefonieVoortaan kunnen GSM’s geïntegreerdworden in de telefooncentrale van hetbedrijf en kunnen de werknemers dusgesprekken voeren op hun gsm tegenhet tarief van vaste telefonie. Eenbelangrijke fabrikant van dit systeemis Dimension Data. Er worden kostenbespaard door de tariferingen van deGSM-operatoren te omzeilen, die eenvoordelige prijs aanbieden voor gesprekkentussen collega’s maar dit ‘geschenk’recupereren door de buitenlandseoproepen extra hoog aan te rekenen.Dankzij deze oplossing zijn de oproepennaar alle nummers van het bedrijf gratisen kan voor de buitenlandse gesprekkende goedkoopste operator gekozenworden.Andere voordelen: iedereen is bereikbaarvia één nummer, namelijk het toestelnummerin het bedrijf, terwijl hetGSM-nummer privé blijft. Bovendienkunnen de gebruikers beslissen wanneerze beroepshalve bereikbaar zijn,naargelang van het tijdstip en hun locatie.Ten slotte hebben ze toegang totdezelfde functionaliteiten als de kantoortelefoon.Technische voorwaarde:dual-mode gsm’s (wifi-GSM), een IPtelefooncentraleen optioneel een wifinetwerk,zodat de gsm automatisch vanhet ene netwerk naar het andere kanoverschakelen. In het buitenland vermijdtde wifi-functie de roamingkosten.Patrick BARTHOLOMÉ ■36 Profacility Magazine september 2009