Middelen voor interne mobiliteit - ProFacility.be

Dossier middelen voor interne mobiliteitnterne mobiliteitFoto IMECMerak als digitalepostbodeDe Post is niet de enige die digitalepostdiensten aanbiedt. Ook Merak,gespecialiseerd in het digitaal beheeren archiveren van documenten, heefteen oplossing. PR-verantwoordelijkeAndré Rooms legt ons de werkingervan uit: “Elke morgen gaan we naarde klant om zijn post op te halen.We voeren de brieven naar één vanonze centra waar ze gedigitaliseerdworden. Vervolgens worden ze terbeschikking van de klant gesteld opeen magnetische of optische drager(cd-rom of dvd) of op een van onzeservers opgeslagen.” Op die manierkan elke medewerker van de klantzijn post raadplegen, op de servervan zijn bedrijf of op een specialeserver van Merak, waar hij zich ookbevindt.RFID, de labels van de toekomstMerak kan de post vanzijn klanten digitaliserenen op magnetische ofoptische dragers opslaan.Ze hebben hun nut al bewezen op transport- en logistiek gebied en staan nuook op het punt om universele tools voor digitaal beheer te worden: deRFID-labels (Radio Frequency Identification) hebben hun intrede gedaan in dearchiveringswereld.Deze radiolabels bestaan uit een antenne, gekoppeld aan een elektronischechip, waardoor ze kunnen beantwoorden aan radioverzoeken die uitgezondenworden via een radiotoestel. Zo kunnen gegevens op afstand opgeslagen engelezen worden. Ernst & Young zal dit labelsysteem binnenkort in gebruiknemen voor zijn archiefbeheer. Op elk dossier zal een RFID-tag met constanteuitzending gekleefd worden, waardoor de dossiers nog sneller opgespoordkunnen worden dankzij een eenvoudige signaaldetector.foto Merakal enkele honderden klanten voor zijnClick & Post-dienst. Daarbij wordt depost niet alleen naar de computer van deklant gestuurd, maar kan de klant ookelektronische documenten naar De Poststuren, die vervolgens afgedrukt wordenen met de traditionele post verstuurdworden. “Concreet bezorgt deklant ons een Word-, Excel- of PDF-documentdat wij op papier afdrukken, dateventueel verschaft wordt door de klantzelf”, legt Thierry Benoît uit. “Wij doende brief in een omslag en versturen hem.We kunnen de brieven overigens volgensverschillende tarieven versturen:Prior, non-Prior, internationaal en zelfsper aangetekende. Boven 500 eenhedengeniet de klant een voorkeurstarief.” Ditsysteem biedt zeker heel wat voordelenop het gebied van interne mobiliteit.Enerzijds voor de medewerkers die in hetbuitenland hun Belgische post kunnenontvangen, en anderzijds voor deBelgische bedrijven met internationalevestigingen, die op die manier hun postin één en hetzelfde land kunnen centraliseren.Deze twee virtuele dienstenvan De Post hebben uiteraard een prijskaartjevoor de bedrijven. In beide gevallenfactureert de dienstverlener een forfaitvoor de lancering van de dienst eneen tarief per verwerkt document. Maarde tijd en energie die op die maniergewonnen worden, wegen zeker op tegende investering.Virtuele post,vertrouwelijkheiden wettelijkheidMaar hoe zit het eigenlijk met het vertrouwelijkkarakter van deze digitaleverzendingen en ontvangsten? ThierryBenoît stelt ons meteen gerust en verduidelijktdat eXbo uiteraard vertrouwelijkheidsclausulesondertekend heeft.Het is trouwens het klantbedrijf DigitalDelivery dat op dit gebied het eindwoordheeft. Zo kan het beslissen dat bepaaldepoststukken (bv. vertrouwelijke brievenof brieven voor de CEO) niet gedigitaliseerdworden maar met de traditionelepost verstuurd worden naar de geadresseerde.In België heeft een e-mailberichtimmers niet dezelfde juridische waardedan een ondergetekende brief. Daarom ishet essentieel om de traditionele postte archiveren, zodat deze vlot teruggevondenkan worden. Voortaan gaat menechter nog een stapje verder in de virtualiseringvan post. Dankzij de elektronischehandtekening en de elektronischeaangetekende brief kan een e-mailberichtdezelfde juridische waarborgen biedenals een papieren brief.Vereenvoudigdearchivering bijErnst & YoungArchieven vormen vaak een probleem ophet gebied van het rationeel beheer vandocumenten. Ernst & Young heeft eenmoderne en efficiënte oplossing gevondenom de toegang tot de dossiers eenvoudigerte maken voor zijn medewerkers.“Voor alles wat Central Filing –onze archieven van het lopende jaar enhet voorgaande jaar – betreft, hebben wegekozen voor een digitaal dossierbeheer”,zegt Ghislain Vanfraechem,Facility Director bij E&Y. “Als een vanonze medewerkers een dossier wil raadplegen,kan Iron Moutain het binnen de4 uur na de aanvraag bezorgen. Voor deoudste dossiers, die in Grimbergen, op dehoofdzetel van Iron Moutain, bewaardworden, moet men 8 uur rekenen. Wateen zeer redelijke termijn blijft.” Dit digitaalidentificatiesysteem bestaat er eigenlijkin dat een barcode op het dossieren een andere op de bewaarplaats aangebrachtwordt. Dankzij dit systeem kunnendossiers snel opgespoord wordenen kunnen de medewerkers heel wattijd besparen, als je weet dat dit bedrijfmet meer dan 140.000 recente dossiersmoet jongleren.Stéphanie KOPLOWICZ ■Profacility Magazine september 2009 35