Middelen voor interne mobiliteit - ProFacility.be

Digitalisering, een middel voorIn deze tijd van flexibiliteit,mobiliteit enrationalisering kennenflexibele werkplekken entelewerken een groeiendsucces, waarbij het enebedrijf al wat creatiever isdan het andere in deuitwerking van detechnische voorwaardenvoor deze (r)evolutie vande werkmethoden. Eenvan deze alsmaarpopulairdere tools is hetdigitaal beheer vandocumenten en post.RFID-labels worden stilaan onvermijdelijk op hetgebied van de digitale archivering van documenten.De oorzaken van het fenomeen zijndivers: mobiliteitsproblemen,onvoldoende flexibiliteit of deafstemming van het privéleven op hetberoepsleven. Toch is het een feit: telewerkenis een realiteit geworden. In Belgiëwerkt meer dan 10% van de werknemersthuis. De omvang van het fenomeen is zogroot dat de federale regering in mei 2006maar liefst 22 maatregelen goedkeurdeom het wettelijk kader van telewerkenaan te passen aan de overheidsdiensten.Op hun beurt voeren privébedrijven nieuwetools in zodat hun mobiele werknemers– gewoonlijk commercieel-technischemedewerkers en consultants – inoptimale omstandigheden thuis, bij deklant en in het bedrijf kunnen werken.Een van deze alsmaar populairdere toolsis het digitaal beheer van documentenen post. Digitalisering heeft, naast eengrotere flexibiliteit voor de mobiele werknemers,gevolgen voor het volledig beheervan de gebouwen (bv. kleinere oppervlaktedie gehuurd moet worden) en kanleiden tot een rationeler gebruik vanpapier. eXbo, een dochterondernemingvan De Post, biedt voortaan een virtueleversie van de vroegere postgebouwen.De Post, anno 2009Thierry Benoît, Operations Manager bijeXbo, legt ons de werking uit van denieuwe dienst voor het virtueel beheervan de post, die de naam Digital Deliverykreeg: “Het principe van Digital Delivery,dat een antwoord biedt op een nieuwerealiteit in de arbeidswereld, is eenvoudig:elke bedrijfsmedewerker ontvangteen digitale versie van zijn papierenpost, rechtstreeks op het scherm van zijncomputer.” Het komt er dus eigenlijk opneer dat Digital Delivery alle post verzamelten naar een beveiligd verwerkingscentrumstuurt. Daar wordt de postgedigitaliseerd en op elektronische wijzenaar de geadresseerden gestuurd. VoorThierry Benoît heeft deze dienst, diemomenteel onderworpen wordt aan eenproefproject in de afdeling CustomerService van De Post, drie grote voordelen.“Ten eerste kan op die manier degearchiveerde post gemakkelijker opgespoordworden en niet langer verlorenraken. Ten tweede bevordert dit systeemde mobiliteit van de werknemers: dedigitale post komt terecht in de inboxvan de geadresseerde, waar hij zich ookbevindt. Hij hoeft alleen maar een internetverbindingte hebben en in te loggenop zijn e-mail account. Ten derde kandoor de voorbehandeling van de post– die om 9u bij de geadresseerde arriveert– tijd bespaard worden.”De eigenlijke verzendingvan virtuele postTerwijl de Digital Delivery-dienst voor dedigitale ontvangst van post zich nog ineen proefstadium bevindt, heeft De Post34 Profacility Magazine september 2009