Multimedia, rapportage - DSpace at Open Universiteit

2.2 Logistiek
Tijdens de looptijd van het project is een efficiënte manier van werken ontwikkeld.
Dat hebben we in een aantal documenten vastgelegd. Op Google docs hebben we
een gemeenschappelijke projectmap met een beperkt aantal documenten die
regelmatig bijgewerkt moeten worden (de spreadsheets) en met documenten met de
projectinformatie en de afspraken die we onderling hanteren (tekstbestanden). Alle
projectmedewerkers hebben zo vanuit elke plaats en op elk tijdstip toegang tot deze
documenten. Hier staan documenten zoals: het productieoverzicht, taken van
medewerkers, activiteiten van medewerkers, hardware en software inventarisatielijsten,
bereikbaarheid van medewerkers, notulen van het projectoverleg, etc.
Figuur 3: Productieoverzicht IPO videolab op Google docs
Het productieoverzicht is het centrale document wat de logistiek betreft. Hierin worden
de namen van projecten en producties vastgelegd, op welke harde schijf en in welke
computer dat staat en wie daar verantwoordelijk voor is. We leggen in dit document
gedetailleerd vast wat de voortgang is in elk van de producties. Alle labels van mappen
op computers en alle labels van Première bestanden zijn daarmee in overeenstemming.
De voortgang hebben we onderverdeeld naar: ontwerp, opname, montage, web
productie en dvd productie.
ontwerp
• Plan (afspraken met opdrachtgever over type, functie, wat, wie, waar en wanneer)
• Ontwikkelen (tijdpad, scenario, script, draaiboek, teksten uitschrijven, afspraken)
13