Multimedia, rapportage - DSpace at Open Universiteit

In het projectplan zijn per projectjaar de uren begroot van OUNL projectmedewerkers,
OUNL inhoudsdeskundigen, externe audiovisuele medewerkers en overige kosten.
De inbreng van inhoudsdeskundigen is niet op uren geadministreerd. De audiovisuele
medewerkers en de overige kosten vallen onder de Out of Pocket financiering. Wat de
overige kosten betreft valt te denken aan: reis- en verblijfskosten, materiaalkosten,
rechtenverwerving, vertaalkosten, ondertiteling, studiohuur met (stem)acteurs, opleiders,
coaches, nieuwe computers en apparatuur, etc.
Tabel 1: Inzet personeel en gelden
Onderwijstechnoloog Audiovisuele medewerker Overige kosten Projecten
2006 - - - - K€ 50,0 K€ 10
2007 1500 uur K€ 90 2245 uur K€ 35,5 K€ 5,5 -
2008 3900 uur K€ 234 4652 uur K€ 55,8 K€ 26,2 -
2009 3300 uur K€ 198 2766 uur K€ 70,3 K€ 3,0 K€ 24
Totaal 8700 uur K€ 522 (K€161,6-K€24) K€ 137,6 K€ 84,7 K€ 34
Er was bij aanvang van het Project IPO multimedia reeds € 60.000 aan hardware en
software geïnvesteerd. Het CvB had in 2006 € 50.000 voor videoproductie beschikbaar
gesteld en het Surf Emergo project had € 10.000 bijgedragen als tegenprestatie voor
de grote hoeveelheid afgeleverde videoclips (zie bijlage 3).
De Out of Pocket kosten van K€ 222,3 zien we als de uitgaven voor de productie van
video. Bij uitbesteding van de videoproductie dienen de uren van een onderwijstechnoloog
ook ingezet te worden. We zetten de extra uitgaven voor videoproductie af tegen de 1600
videoclips met een duur van 110 uur video, die het project heeft opgeleverd. De video
heeft ons dan gemiddeld € 34 per minuut gekost en gemiddeld € 140 per videoclip. Een
interview met een tiental vragen en 30 minuten antwoord heeft gemiddeld € 1.000
gekost. In deze berekening is uitgegaan van een volledige afschrijving van apparatuur,
software en materialen. Schrijven we alleen de camera’s volledig af (die moeten nu
worden vervangen) dan dalen de kosten van zo een interview naar ongeveer € 500.
Nemen we in de berekening de uren van de onderwijstechnologen op en schrijven we alle
apparatuur af dan hebben de 110 uur opgeleverde video K€ 710,3 gekost. Dat is € 108
per minuut gerede video. In het projectplan IPO multimedia zijn een aantal scenario’s
beschreven (zie bijlage 17). We kwamen met ons vooronderzoek in 2007 uit op de
stelregel dat 1 minuut videoproductie ons € 100 per minuut zou gaan kosten, exclusief
de uren van de onderwijstechnoloog. Met € 34 (wanneer we doorgaan), € 68 (stoppen,
alles afschrijven) en € 108 (stoppen, inclusief onderwijstechnologen) per minuut, blijven
we ruim onder de vooraf berekende productiekosten.
Video dat in beheer van de open Universiteit is opgenomen, kan zonder extra regeling
van rechten worden (her)gebruikt. Wanneer een groot archief van eigen videomateriaal
is opgebouwd dan kunnen we daarmee de licentiekosten aanmerkelijk drukken.
We zijn elk jaar binnen de begroting gebleven en hebben in 2009 de beheerder van het
videolab voor een half jaar gefinancierd uit het budget van externe projecten. Daar zijn
door het hele team extra werkzaamheden voor geleverd. Er zijn zo min mogelijk kosten
gemaakt om de beheerder van het videolab in dienst te houden. Om die reden is er niet
geïnvesteerd in opslagcapaciteit. De grote ongecomprimeerde videobestanden waren op
een gegeven moment niet meer op te slaan. Dat breekt ons nu op. We begonnen in 2007
met als taak bestaande videoproducties voor intern gebruik toegankelijk te maken en
nieuwe videoclips te produceren. In 2009 zijn we als OUNL naar een OER strategie
overgestapt, welke van ons vraagt om zoveel mogelijk videomateriaal voor promotie op
externe videoportalen geschikt te maken. Om kwaliteit te leveren zijn daar de grote
ongecomprimeerde bestanden voor vereist. Het terughalen van die bestanden betekent
nu veel extra werk.
6