Multimedia, rapportage - DSpace at Open Universiteit

18 Procedure rechtenverwerving beeldmateriaal
Het regelen van zichtkopieën met beeldmateriaal (ondermeer videofragmenten) en
tijdcode, het regelen van de rechten, het opstellen van contracten en de financiële
afhandeling verloopt via Ronald Gossieau, medewerker beeldresearch en rechtenwerving
werkzaam bij de afdeling Juridische ondersteuning. Daarbij volgen we de procedure:
1 Een medewerker van faculteit of dienst schrijft in samenwerking met een onderwijstechnoloog
het scenario voor het multimedia programma. Dat scenario beschrijft
ondermeer het materiaal dat voor het programma nodig is. De projectgroep stelt het
gebruik vast in verband met de rechtenverwerving. Dat betreft doelgroep (taalgebied of
verspreidingsgebied), aantal studenten over de looptijd (aantal inschrijvers per jaar maal
aantal jaren exploitatie) en de wijze van distributie (dvd of gesloten via webaccounts dan
wel openbaar op het world wide web).
2 De medewerker doet onderzoek naar bruikbaar beeldmateriaal in beeldarchieven
op internet, in het beeldarchief van de omroepen bij Stichting Beeld en Geluid te
Hilversum, of in andere beeldarchieven zoals het VRT archief in Brussel en programma's
op Canvas. Er wordt een lijst van mogelijk bruikbaar beeldmateriaal aangelegd met als
metadata: omroep, naam van het programma, tijdstip van uitzending en het relevante
onderdeel.
Nota bene: De Open Universiteit neemt deel aan Academia (zie http://www.academia.nl/).
Voor de videofragmenten in de Academia collectie geldt de Academia licentie. Deze video
kunt u kosteloos in het OUNL onderwijs gebruiken. Het materiaal is afkomstig van het
Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Mocht een fragment van de omroep niet daarin
voorkomen dan kunt u Academia vragen de uitzending met het gewenste fragment in de
collectie op te nemen. Academia vraagt de betreffende omroep om toestemming en zet
bij inwilliging de uitzending on line. Hier zijn enkele weken mee gemoeid.
3 De afdeling Juridische ondersteuning krijgt die voorlopige lijst en speelt die door naar
de stichting Beeld en Geluid. Hij krijgt van de projectgroep het tijdpad door van de
multimediaproductie, de wijze waarop het programma wordt gedistribueerd en het aantal
gebruikers over de gehele looptijd. Verder wordt opgegeven: kostenplaats (faculteit),
kostendrager (project naam/nummer) en kostensoort (copyright e.d.)
4 Stichting Beeld en Geluid maakt op verzoek een of meer zichtkopieën op dvd. Onder
de gevraagde programma(onderdelen) wordt een tijdcode gezet. Zij sturen zichtkopieën
naar Juridische ondersteuning. Hier hebben zij doorgaans een week voor nodig. Ook kan
de medewerker op basis van de voorlopige bestelling via het bestelformulier een afspraak
maken om het geselecteerde materiaal in Hilversum te viewen. De viewing helpt de klant
er zeker van te zijn dat het gewenste materiaal aan de verwachtingen beantwoordt.
5 Juridische ondersteuning speelt de zichtkopieën door naar de medewerker. Die spot
het beeldmateriaal en geeft op de seconde nauwkeurig de gewenste beeldfragmenten aan.
De voorlopige bestellijst wordt opgeschoond en met deze informatie aangevuld.
6 Juridische ondersteuning maakt de definitieve bestellijst op en speelt die via het web
door naar Stichting Beeld en Geluid.
7 Stichting Beeld en Geluid benadert de auteursrechthebbende(n) om toestemming tot
publicatie te verwerven. Juridische ondersteuning wordt ingelicht door Beeld en Geluid of
wel of niet toestemming wordt verleend. Ze maken tevens een financieel overzicht over
de totale kosten van gebruikte fragment(en). Hier hebben zij doorgaans twee weken voor
nodig.
68