à RSBERETNING 2011 - Bymiljøetaten

2.4. Risikostyring og internkontroll
2011 har vært et år preget av forberedelser til sammenslåing av fire etater til Bymiljøetaten, og før den nye
organisasjonen kom på plass har det på mange områder ikke vært mulig å innarbeide felles rutiner. Arbeidet
med risikostyring og internkontroll i 2011 har derfor vært organisert og gjennomført iht. til organisering og
rutiner i de tidligere etatene.
Økonomisk internkontroll
Månedlig økonomioppfølging, rapportering og avviksoppfølging innen drift og vedlikehold, og
investering/utbygging.
Stikkprøvekontroll på bilag, anskaffelser, mva. m.m.
Arbeidsdeling innenfor regnskap og innkjøp som sikrer at rollene, som beskrevet i rundskriv 6/2007,
etterleves.
Kontrollene bidrar til god oversikt over økonomien, feil blir plukket opp raskest mulig og korrigert
fortløpende, og de har også preventiv virkning ovenfor eventuelt mislighold. Kontrollene har ikke avdekket
økonomiske misligheter.
Risikostyring
Innenfor økonomiområdet ble det foretatt risikovurderinger i forbindelse med omleggingen av Agresso
fra 5.4 til 5.5
Innenfor anskaffelsesområdet ble det foretatt risikovurderinger i forbindelse med utarbeidelse av lokale
handlingsplaner for anskaffelser.
Divisjon samferdsel (tidligere Samferdselsetaten)
I 2011 ble det på ny kartlagt i hvilken grad bierverv og eierinteresser/nær familie m.m. er i konflikt med
personalreglementet og habilitetsregler. Ny undersøkelse ble iverksatt i januar 2011, og ansatte som svarte ja
ble habilitetsvurdert og tilskrevet hvordan de skulle forholde seg.
Divisjon friluft (tidligere Friluftsetaten)
Divisjonen har hatt tilsyn fra flere tilsynsmyndigheter i løpet av 2011 og i tillegg har det vært foretatt en
eksternrevisjon knyttet til styringssystemet som er basert på ISO 14001 og Levende skog-standarden.
Tilsynsmyndighetene som har vært innom divisjonen er blant annet Mattilsynet, El-tilsynet,
Sjøfartsdirektoratet, Branntilsynet og Debio.
Divisjon idrett (tidligere Idrettsetaten)
Implementering av et prosjektstyringsverktøy for å få bedre kontroll på investeringsprosjekter. Dette
prosjektstyringsverktøyet vil bli implementert for hele Bymiljøetaten i løpet av 2012.
Divisjon trafikk (tidligere Trafikketaten)
I tildelingsbrevet til virksomheten er det foretatt risikovurdering av de viktigste målene, og det har vært
fokusert på dette i resultatoppfølgingsmøter med byrådsavdelingen.
ENØK
Det er spesielt tilskuddsordningen som representerer en risiko for virksomheten. Det er innført rutiner som
innebærer ekstra kontroll med utbetalingene i alle store saker og stikkprøvekontroller av de mindre sakene.
Alle utbetalingssakene behandles av minst fire personer etter fastlagte kriterier. Det er i 2011 ikke funnet
uregelmessigheter.
36