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28 Relatório de Transição - Gestão 2013-2017 Organograma da ProAdm (gestão 2009-2012) REITORIA Gabiente Comissões: PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO Permanente de Licitação Intist. Gestão Ambiental Conselho CA Protocolo Departamentos: DA Administração AUDIN Auditoria Interna Órgão assessor do CA Nos campi Direções Administrativas Protocolo Departamento Administrativo Divisões: Convênios, Contratos e Imóveis Campus São Paulo Congregação Conselho Campus Dir. Acadêmica Dir. Administ. Congregação Direções Acadêmicas Comissões não regimentais, por portaria interna Empenho Segurança e Saúde no Trabalho Avaliação de Desempenho Permanente de Prestação de Contas Convênios Desenvolvimento de Pessoal de Capacitação DRH Recursos Humanos DGO Gestão Orçamentária DGCON Gestão Contábil DIC Importação e Compras DGF Gestão Financeira DIE Infraestrutura DTI Tecnologia da Informação Recursos Humanos Controladoria Tecnologia da Informação Gestão de Material Infraestrutura Centros Dir. Acadêmica EPM Núcleos Demais Campi Congregação Dir. Acadêmica Dir. Administ. Dir. Acadêmica EPE Museus Órgãos Complementares Bibliotecas Condições atuais de funcionamento da Pró-Reitoria de Administração Apesar de alguns esforços da administração da gestão 2009-2012 no sentido de reorganizar o fluxo operacional em várias instâncias, a Unifesp necessita de alterações em sua estrutura. Prova disso foi o resultado do processo de escolha à Reitoria da Unifesp, que sinalizou um desejo de mudança. A partir de três candidaturas e da realização de vários debates para a discussão de propostas, houve um comparecimento às urnas de mais de 90% dos docentes e de cerca de 40% do total de eleitores. No entanto, é importante lembrar que inúmeras dificuldades – algumas das quais são enunciadas a seguir – deverão ser ultrapassadas. • Falta de comunicação direta entre a administração (executiva) e a área de planejamento. Na verdade, não há planejamento sistemático para a maioria das ações, incluindo-se aquelas previstas no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) apresentado ao MEC. Ou seja, as ações executivas são realizadas de forma reativa e emergencial, o que dificulta uma visão de futuro.
Relatório de Transição - Gestão 2013-2017 29 • As solicitações à ProAdm são feitas, muitas vezes, sem consulta aos conselhos, comissões e fóruns – fato que deveria anteceder a abertura do processo administrativo/executivo –, e sem articulação com instrumentos de planejamento (como o PDI). São, portanto, dissociadas do processo de planejamento, de avaliação e de democracia interna. • Nesse sentido, a abertura dos processos administrativos, executivos e orçamentários é problemática, pois não é antecedida por planejamento, e a rotina depende muito dos diretores de departamento e dos campi. • Não há acompanhamento sistemático e/ou informatizado do andamento dos processos, de seu cronograma, solicitações adicionais, avanços e retrocessos. • O fluxograma que consta no site está desatualizado e apresenta problemas “descritivos” nos fluxos, nomenclaturas e agentes. • Há uma dependência relativa à análise da Procuradoria da Unifesp e da Procuradoria – Regional Federal, o que torna os processos extremamente morosos. Não há jurisprudência no caso de atos repetitivos. Operações rotineiras da administração sempre são levadas à PRF. • Não foram identificadas relações entre a formulação do orçamento anual e o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). • Nos campi, os técnicos administrativos – em número insuficiente – não têm autonomia para a realização de planos de trabalho e para o registro de empenho de recursos já solicitados. • A falta de pessoal nos campi dificulta a descentralização administrativa, que é reduzida. • Há necessidade de incorporar novos TAEs ao quadro de pessoal, pois a Universidade cresceu 400% em alunos e 120% em professores, enquanto o número de TAEs diminuiu. Os salários são baixos, havendo falta de formação e motivação. Como a distribuição de vagas não é planejada, seu número nem sempre satisfaz a demanda mais urgente. • Não há acompanhamento e avaliação de processos, ou indicadores de gestão implantados de forma sistemática e atualizados rotineiramente. • A AUDIN não divulga notas e manuais de procedimentos e seu trabalho consiste principalmente em “histórias”, arquivar processos etc. – como um sistema de controle de qualidade; esse setor poderia funcionar como estrutura orientadora de procedimentos na montagem dos processos (ao menos indicando os problemas recorrentes a serem evitados) e ponto de chegada de processos. • A AUDIN despende grande parte do tempo na elaboração de respostas à CGU sobre processos de gestões anteriores; não tem acompanhado detalhadamente os processos atuais ou orientado gestores em geral (a não ser em relação ao que é apontado diretamente em algum processo). • Não há um grupo de trabalho que atualize leis, regulamentos e normativas da gestão pública, possibilitando o acesso a todos os gestores. Essa atualização fica a cargo de cada gestor.
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