Tekster i edb-kulturen - KnowWare

More documents

Recommendations

Info

Skabeloner At forstå - og acceptere - at en tekst er en database er muligvis svært for de fleste. Måske kommer man et skridt nærmere ved at studere begrebet skabeloner, kendt fra f.eks. Word, nærmere. Skabeloner er en forholdsvis ny opfindelse, og det er højst tænkeligt at det stadig er en ubrugt funktionalitet for mange private brugere. Det burde det ikke være for forfattere i større virksomheder. I Word defineres en skabelon som et specielt "dokument som indeholder grundlæggende værktøjer til formning af et endeligt dokument"! Bag denne kryptiske forklaring gemmer der sig imidlertid noget så simpelt som et skema med felter der kan udfyldes på skærmen! [Modtagers navn] [Adresse] [Postnummer By] Ang.: [Skriv brevteksten her] Med venlig hilsen [Navn] Figur 11. Udsnit af brevskabelon i Word Det specielle ved et skabelon-skema er at det kan indeholde mange forskellige koder som f.eks. en feltkode der kan indsætte dags dato og firmanavn automatisk, eller lave beregninger til f.eks. kontrol af indtastede oplysninger. En skabelon kan tilmed kan lave om på udseendet af tekstbehandleren! (Læs evt. mere om felter i hæftet Word på x og tværs, s. 22ff). Endelig indeholder skabelonerne selvfølgelig også typografier. Skabelon-dokumenterne kendes fra almindelige dokumenter ved at være gemt som *.dot-filer, ikke som *.docfiler. (Skabeloner er desuden grundigt behandlet i hæftet Fingrene væk fra min Word 7, s. 36 - 41). Teksters struktur © Ivan Norling - Tekster i den digitale tidsalder - 20-06-01 - 15:56 18 Skabeloner er skemaer Med de mange finesser er skabelonerne altså elektroniske skemaer, og skemaer er netop et begreb som "traditionelt" hører hjemme i databaseverdenen. Hvis man tænker på sin selvangivelse (i hvert fald den fra gamle dage), så udfylder man en række felter i skemaet som siden inddateres til en stor database hvorfra data kan trækkes ud igen og bruges til skatteberegningerne. I “normal” tekstbehandling er felterne sjældent så klart markerede som på selvangivelsen; der er jo sjældent feltnavne! Desuden har felterne (afsnittene) variabel længde, og hvert lille dokument udgør sin egen lille database. Det er svært at se at skabelonen Normal som er defaultskabelon, og som resulterer i et tomt hvidt skærmbillede klar til indtastning, i virkeligheden er et databaseskema klar til udfyldning! Og det er tilsvarende meget nemt at lade som om det bare er et blankt stykke "papir" man udfylder på skærmen. Designerne bag Word har med vilje gjort det nemt, men lur dem! Det blanke hvide skærmbillede er lokkemaden som får sagesløse brugere til at gå i fælden. En dag klapper den! Fælden klapper Faren ved ikke at bruge skabeloner og fordelene ved at bruge dem kan illustreres ved følgende eksempel. En marketingafdeling har udarbejdet en lang række salgsbreve og produktbeskrivelser mv. En dag skifter firmaet "stil": nyt bomærke, nyt logo, nyt layout. Situationen er ikke ukendt i disse omskiftelige tider. Fremover vil firmaet erstatte skrifttypen Courier i brevene med Times New Roman. Arial skal dog benyttes i overskrifterne. Adressefelterne skal flyttes på grund af de nye konvolutters ændrede design osv. Marketingafdelingens problem er nu at rette alle de udarbejdede breve og produktbeskrivelser - og det skal helst ske hurtigt. Hvordan gør man det?
19 I det "gode" firma ændrer man skabelonerne og vedhæfter de nye skabeloner til de gamle dokumenter. De gamle typografier skiftes ud med nye med de samme navne, og adressefeltet skifter plads - en simpel operation for hvert dokument. Først vælges Fil, Skabeloner: Figur 12. Der vælges Skabeloner i Fil-menuen Dernæst skal man navngive den skabelon man vil bruge (man kan gennemse ved Vedhæft...). Figur 13. Husk at klikke på Opdater! I det "dårlige" firma har man ikke benyttet sig af skabeloner, men man har - skrivemaskinen tro - specielt defineret samtlige tekster og overskrifter med størrelse, skrifttype osv. Brevene er desuden fyldt med en række tomme afsnit - linjeskift - for at give luft. Måske tilmed overflødige mellemrum som "pyntede" så længe skriften var Courier, men ikke når den er Times New Roman. I det dårlige firma skal samtlige afsnit i samtlige tekster omarbejdes. I det "gode" firma har man uddannet sine medarbejdere, og man har benyttet informationsteknologien hensigtsmæssigt. I det "dårlige" firma har man forsømt uddannelsen, og man har forsømt at sætte sig ind i en optimal anvendelse af de nye elektroniske værktøjer og at implementere (som det hedder når man indfører noget) teknologien i virksomheden. Teksters struktur Hvordan bruger man skabeloner? I større firmaer implementeres teknologien bl.a. ved at skabeloner udarbejdes centralt, og anvendes af alle - efter behørig introduktion og undervisning naturligvis. I mindre firmaer og som privatperson må man selv udarbejde dem. Det er besværligt, men gør det alligevel! Kortlæg hvilke tekster du hyppigst skriver: breve, referater, stile, fysikrapporter, noveller eller hvad du nu beskæftiger dig med. For hver type dokument bør du fastlægge det indhold der kan være: adressefelter, datofelt, venlig hilsen-felt, liste over mødedeltagere, dagsorden med mødepunkter, kildeangivelser, citater, antal overskriftniveauer, fodnoter, sidetal osv. Dertil kommer at alle felter og typografier skal defineres med skrifttype, størrelse, farve, linjeafstand inden for et afsnit, linjeafstand mellem afsnit, såkaldte autotekstelementer osv. Listen er i virkeligheden ganske omfattende, men hvis man anvender en færdig skabelon som defaultskabelonen Normal, vil man ofte kunne nøjes med få ændringer, og skabelonen kan derefter gemmes i den rigtige mappe under et nyt sigende navn, f.eks. MitBrev.dot, klar til brug. Figur 14. Min egen brevskabelon gemmes Indrømmet, det er et større arbejde, men det skal kun gøres en gang (for hver release), og det er nemmest at få en anden til det, din søn måske - hvis du da har en af den slags der roder med computere for sjov! Husk det gode gamle programmørråd: KISS - Keep It Simple, Stupid! Lad være med at gøre det for indviklet, og lad være med at blande alt for mange og alt for umage skrifttyper. © Ivan Norling - Tekster i den digitale tidsalder - 20-06-01 - 15:56
Page 1 and 2: 2 KnowWare Tekster i den digitale t
Page 3 and 4: 3 KnowWare Teksterne på Internette
Page 5 and 6: 5 Den nye børnelærdom De kommende
Page 7 and 8: 7 ud med en anden tekst. Med Window
Page 9 and 10: 9 der ikke mulighed for automatisk
Page 11 and 12: 11 Automatisk linjeskift Man opdage
Page 13 and 14: 13 Anden grundsætning Tekster kan
Page 15 and 16: 15 Teksters struktur Trods mange å
Page 17: 17 Dispositioner kan “eksporteres
Page 21 and 22: 21 gloselisten, fra en vanskelig b
Page 23 and 24: 23 Hypertekstfunktioner Hypertekste
Page 25 and 26: 25 Videnvirksomheder Den væsentlig
Page 27 and 28: 27 Andre udviklingsværktøjer De p
Page 29 and 30: 29 Derfor er klare ord i kort form
Page 31 and 32: 31 og har fundet en løsning i en b
Page 33 and 34: 33 Det betyder på den anden side i
Page 35 and 36: 35 Med en editor og en browser er v
Page 37 and 38: 37 Internettet som én stor databas
Page 39 and 40: 39 opbygge et eller flere fælles v
Page 41 and 42: 41 Levende billeder Selvfølgelig m
Page 43 and 44: 43 En konsulent kan inddele sin dat
Page 45 and 46: 45 Projektafslutning Der er dog ét
Page 47 and 48: 47 Papir og hypermedier I de foreg
Page 49 and 50: 49 Vi har ikke hørt det sidste fra
Page 51 and 52: 51 Videnmanagement Hypermediet vil
Page 53 and 54: 53 altid er til stede når medarbej
Page 55 and 56: 55 Uddannelse Samtidig med at uddan
Page 57 and 58: 57 mere skræddersyet til den enkel
Page 59 and 60: 59 Mennesket Er det teknikken eller
Page 61 and 62: 61 Maskinstorm en mulighed Var vi i
Page 63 and 64: 63 Abstrakt tænkning, 59 ActiveX,

Tekster i edb-kulturen - KnowWare

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?