Tekster i edb-kulturen - KnowWare

Konsulenten kan vælge at benytte opgavetyper
(kravspecifikation og lign.) som emner.
Han kan derved hurtigt skaffe sig et overblik i
form af et søgeresultat der viser de kunder
han har udført kravspecifikationer for. Hvis
han desuden benytter en navngivning som
foreslået (med kode for dokumenttype, dvs.
skema, rapport osv.), har han i virkeligheden
en tredimensionel oversigt som kan raffineres
yderligere ved hjælp af nøgleordene.
Keep It Simple, Stupid er dog stadig en god
rettesnor. Gør det ikke for indviklet. Ideelt set
bør man vedligeholde en liste over benyttede
og tilladte emner og nøgleord - en liste med
metainformation, dvs. information om
informationen!
Jeg kender ingen der gør det - endnu! Men i
f.eks. programkonstruktion har man meget
længe haft styr på tilladte datanavne og datatyper,
og kravene bliver ikke mindre til fremtidens
tekster. Dine egne tekster vil jo mænge
sig med masser af andre, og hvis andre skal
finde dine tekster, skal du være meget præcis.
Struktur er nødvendig på afdelingsservere og
virksomhedernes øvrige informationsservere.
Konsekvent og fornuftig brug af emne og
nøgleord bliver her et krav.
Fritekstsøgning
Der er også fritekstsøgning i Windows 95 - i
funktionen Søg.
Figur 32. Fritekstsøgning i Windows 95
Nogle er tilbøjelig til at mene at fritekstsøgning
er løsningen på alle ordensproblemer.
Det er det ikke!
For det første kan fritekstsøgning tage tid. For
det andet ved man ikke altid hvilke ord man
skal søge efter. En sprogbrug er sjældent
indlysende hvilket jeg ofte konstaterer når jeg
bruger Windows’ egne hjælpefiler.
Hypermedier
© Ivan Norling - Tekster i den digitale tidsalder - 20-06-01 - 15:56
44
Derfor - for det tredje - resulterer fritekstsøgning
mellem mange datafiler i enten for
mange eller for få dokumenter. Er der for
mange skal man gennem en tidrøvende sortering
uden sikkerhed for at finde alle relevante
dokumenter. Er der for få, må man -
med sikkerhed - leve med at undvære et uvist
antal (måske 10%, måske 80%) af de relevante
dokumenter.
Fritekstsøgning er således et supplement, ikke
en løsning der erstatter orden og struktur.
Oprydning
I mappen Data laver mange en undermappe
med “diverse”. Den bliver gerne for stor en
dag. Selv har jeg en mappe til kortvarig placering
af filer. Den er hyppigt for omfangsrig!
Løsningen på det problem er oprydning. Der
er ingen forskel mellem papirverdenen og den
digitale verden her. I papirverdenen har jeg
altid en stak papirer jeg ikke rigtig ved om jeg
skal smide ud eller ej.
De ligger i kronologisk orden - de yngste
øverst, de ældste nederst. Når dyngen er blevet
for stor, smider jeg den nederste halvdel
ud! Jeg lærte tricket af en god kollega. Hvis
jeg har god tid, kan det ske at jeg løber den
nederste halvdel løseligt igennem for at sikre
at der ikke var noget jeg skulle have gemt.
Det er der sjældent.
Moralen er vel egentlig at hvis du ikke ved
hvad du skal stille op med et stykke papir, så
smid det ud med det samme, eller sæt tid af til
at finde ud af det. Det samme gælder
dokumenter på pc’en, men de fleste kvier sig
ved det. Mellemløsningen er at sortere filerne
efter dato, markere den ældste halvdel og
trykke Delete en gang imellem.
Hvis du omvendt ved at et dokument hører
hjemme i en bestemt mappe, så flyt dokumentet
med det samme. Hold orden i stedet
for at gøre orden (som man vist lærer på
husholdningsskolerne).