WissenHeute Nr. 06/2004 - Deutsche Telekom Training GmbH ...

Wirtschaft > Buchführung – vom Beleg zum Jahresabschluss
■ die Veränderung der Vermögens- und
Schuldenwerte zu dokumentieren,
■ den Erfolg des Unternehmens zu er-
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mitteln,
■ Beweismittel bei möglichen Rechtsstreitigkeiten
zu sichern und
■ den Jahresabschluss jeweils zu einem
bestimmten Stichtag zu erstellen, meist
zum Geschäftsjahresende.
Darüber hinaus dienen die in der Buchführung
erfassten Daten dazu, Zahlen für die
Kalkulation und die Planung (Kostenrechnung
und Controlling) zu liefern. Gleichzeitig sind
die Aufzeichnungen Grundlage zur Ermittlung
der Steuern.
Die Pflicht zur Buchführung ist gesetzlich geregelt.
Neben der Gesetzerfüllung dient die
Buchführung aber auch dem Schutz des
Unternehmens, z. B. zum Nachweis bei Rechtsstreitigkeiten.
Mit ihrer Hilfe ist ein Geschäftsvorfall
auch zu einem späteren Zeitpunkt noch
detailliert nachvollziehbar, selbst wenn sich
die Beteiligten nicht mehr an die Zusammenhänge
und Einzelheiten erinnern. Aus diesem
Grund müssen Belege über einen längeren
Zeitraum, meist zwischen zwei und zehn
Jahren, aufbewahrt werden. Aus einem Beleg
müssen immer die Art des Vorgangs, das
Datum und der Betrag hervorgehen, damit
sich die Richtigkeit eines Geschäftsvorfalles
im Zweifel nachweisen lässt. Beispiele für
Belege sind Rechnungen, Quittungen,
Steuerbescheinigungen oder Bankauszüge.
Pflicht zur Buchführung
Die Pflicht zur Buchführung ist gesetzlich
geregelt, in Deutschland vor allem durch das
HGB, die Abgabenordnung (AO) und das
Steuerrecht, z. B. Einkommensteuergesetz
(EStG), Körperschaftsteuergesetz (KStG)
oder Umsatzsteuergesetz (UStG). Hinzu
kommen zahlreiche weitere Vorschriften, die
sich oft auf bestimmte Unternehmensformen
beziehen, wie z. B. das Aktiengesetz (AG)
oder das Gesetz für Gesellschaften mit
beschränkter Haftung (GmbH-Gesetz) sowie
Richtlinien, die die Anwendung der genannten
Gesetze, aber auch mögliche Wahlrechte,
z. B. bei Abschreibungen, regeln.
Im Rahmen der Internationalisierung der
Handelstätigkeiten gewinnen für deutsche
Unternehmen auch internationale Vorschriften
an Bedeutung, wie die International Accounting
Standards (IAS), die International Financial
Reporting Standards (IFRS) oder die
United States Generally Accepted Accounting
Principles (US-GAAP) 2 . Die IAS und IFRS
gelten für Unternehmen, die an europäischen
Börsen notiert sind. Die Anwendung der
US-GAAP kommt für Unternehmen in Frage,
die an nordamerikanischen Börsen geführt
werden. Das Ziel der Anwendung der IAS,
IFRS oder US-GAAP ist es, langfristig die
vielen unterschiedlichen nationalen Rechnungslegungsstandards
und Bilanzierungsvorschriften
mit ihren vielfältigen Vorschriften
und Regelungen weltweit zu harmonisieren
und vergleichbar zu machen.
Ordnungsmäßigkeit
Nach den Vorschriften des HGB besitzt nur
eine Buchführung Beweiskraft, die sich an
vorgegebenen Ordnungskriterien orientiert.
Demnach gilt die Buchführung als ordnungsgemäß,
wenn sie so beschaffen ist, dass sie
einem sachverständigen Dritten in angemessener
Zeit einen Überblick über die
Geschäftsvorfälle und die Lage eines Unternehmens
vermitteln kann. Sachverständige
Dritte sind z. B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
oder Betriebsprüfer des Finanzamtes.
Welcher Zeitraum jeweils „angemessen“ ist,
ist schwer zu beantworten und hängt auch
von Faktoren wie Unternehmensgröße oder
Rechtsform ab. Ein Unternehmen muss jedoch
je nach Rechtsform seinen Jahresabschluss
mit sämtlichen zugehörigen Arbeiten
innerhalb von drei bis sechs Monaten nach
dem Geschäftsjahresende erstellen. Somit
sollte ein sachkundiger Dritter auch in der
Lage sein, sich innerhalb weniger Tage oder
Wochen ein detailliertes und vollständiges
Bild über ein Unternehmen zu verschaffen.
Die Buchführung muss nach dem HGB zudem
allgemein anerkannten und sachgerechten
Normen entsprechen, dies sind die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
und Bilanzierung (GoB) sowie die Grundsätze
ordnungsgemäßer Inventur und die
WissenHeute Jg. 57 6/2004
Grundsätze ordnungsgemäßer Bewertung.
Die GoB und die anderen Grundsätze sind
aus der betrieblichen Praxis, der Wissenschaft,
den Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden
und der Rechtsprechung (vor
allem in Streitfragen) entstanden. Viele dieser
Grundsätze sind heute soweit akzeptiert,
dass sie in die gesetzlichen Vorschriften des
Handels- und Steuerrechts aufgenommen
wurden. Einige Beispiele für die Regelungen
und Gebote der GoB sind:
■ Keine Buchung ohne Beleg
Alle Buchungen und Geschäftsvorfälle
müssen anhand der Belege jederzeit
nachprüfbar sein. Die Belege müssen
laufend nummeriert, chronologisch erfasst
und geordnet aufbewahrt werden.
■ Gebot der Stetigkeit
Hiernach müssen die beim vorherigen
Jahresabschluss verwendeten Bewertungsmethoden,
z. B. für eine Maschine,
auch beim nächsten Jahresabschluss
angewendet werden.
■ Gebot der Einzelbewertung
Alle Vermögensgegenstände und Schulden
müssen einzeln bewertet und ausgewiesen
werden. Ausnahmen sind nur
in sehr wenigen Fällen möglich. Hierdurch
können Veränderungen und ihre
Ursachen leichter nachvollzogen werden.
■ Vollständigkeitsgebot
Es müssen alle Vermögensgegenstände
und Schulden erfasst werden.
■ Verrechnungsverbot
Vermögen und Schulden dürfen nicht verrechnet
werden, es darf also von einem
auf Kredit gekauften Fahrzeug nicht der
Kredit vom Kaufpreis abgezogen werden,
sondern es müssen beide Positionen,
Fahrzeug und Kredit, separat ausgewiesen
werden. Zudem dürfen Aufwendungen
und Erträge nicht verrechnet werden.
■ Bilanzierungsverbot für unsichere
Vermögensgegenstände
Es dürfen nur Vermögensgegenstände
ausgewiesen werden, für die sich ein
Marktpreis ermitteln lässt. Selbst erstellte
immaterielle Vermögensgegenstände,
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Siehe hierzu „Ihre Fragen“, Unterrichtsblätter Nr. 11/2003,
S. 657 f.