WissenHeute Nr. 06/2004 - Deutsche Telekom Training GmbH ...

Wirtschaft > Buchführung – vom Beleg zum Jahresabschluss
Mögliche Inhalte eines Lageberichtes
Position Inhalt
A Wirtschaftliche Rahmenbedingungen
B Geschäftsverlauf: Umsatz, Ertrag, Produktion, Auftragslage, Beschäftigungssituation
C Vermögens- und Kapitalstruktur
D Forschung und Entwicklung
E Ausblick
Tabelle 2
zusätzliche größere Aufträge oder starke
Preiserhöhungen bei wichtigen Rohstoffen.
Er kann auch weitergehende Erläuterungen
enthalten, z. B. zum Geschäftsverlauf und
zu den Aussichten im kommenden Jahr. Ein
Beispiel zur Struktur eines Lageberichts ist
in der Tabelle 2 dargestellt.
Geschäftsvorfälle, Belege und Konten
Geschäftsvorfälle
Unter Geschäftsvorfällen werden alle Arbeiten
in einem Unternehmen verstanden, die Einfluss
auf das Vermögen, die Schulden, die
Einnahmen, die Ausgaben oder Wertveränderungen
haben. Geschäftsvorfälle entstehen
immer dann, wenn ein Unternehmen
Transaktionen mit Dritten vornimmt und/oder,
wenn intern von einer Abteilung Produkte
oder Leistungen für eine andere erbracht
werden. Jedes Unternehmen hat viele potenzielle
externe und interne Gruppen von Geschäftspartnern,
mit denen es in Beziehung
steht. Beispiele möglicher Geschäftsvorfälle
mit den einzelnen Gruppen sind:
■ Mitarbeiter
Zahlung von Lohn, Gehalt, Dienstreisen,
Bewirtung, Personalkauf
■ Kunden
Verkäufe von Waren und Dienstleistungen,
Garantie- und Kulanzleistungen
■ Lieferanten
Einkauf von Rohstoffen, Dienstleistungen,
Maschinen, Büromaterial
■ Banken
Überweisungen, Zinszahlungen und
-gutschriften
■ Staat
Zahlung von Steuern, Abgaben, Gebühren,
Genehmigungen, Beiträgen, Zoll
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■ Sponsoring
Zahlungen von Fördergeldern für Sportvereine,
Kultureinrichtungen, Stiftungen
■ Sozialträger
Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
■ Abteilungen
Entnahme von Rohstoffen, Verrechnung
interner Leistungen, Umbuchungen in der
Buchführung, Abschlussbuchungen für
die Erstellung des Jahresabschlusses
Belege
Zu jedem Geschäftsvorfall muss mindestens
ein Beleg vorliegen, der über diesen Vorgang
detailliert Auskunft gibt. Der Beleg muss
dabei so gestaltet sein, dass er verbindlich
Rückschlüsse über die Art des Vorgangs,
das Datum und den Betrag gibt. Ein Beleg
dient als Nachweis der Richtigkeit einer Aufzeichnung
in der Buchführung. Zudem sollen
Belege auch nachweisen, dass ein Geschäftsabschluss
stattgefunden hat und dass z. B.
eine Zahlung für einen Kauf geleistet werden
oder ein Kunde einen Erlös entrichten muss.
Aus sämtlichen Belegen werden am Ende
eines Geschäftsjahres die Bilanz und die
GuV erstellt. Weil die Daten der Buchführung
gleichzeitig die Grundlage für die Kostenrechnung
und das Controlling darstellen, ist
es in vielen Unternehmen mittlerweile üblich,
nicht nur zum Bilanzstichtag, etwa dem Jahresende,
einen Abschluss zu erstellen, sondern
auch unterjährig, etwa einmal je Quartal
oder sogar monatlich. Auf diese Weise lassen
sich, weil die vorhandenen Daten zeitnäher
ausgewertet werden, eventuelle Fehlentwicklungen
schneller erkennen, so dass
schneller Steuerungsmaßnahmen zu ihrer
Behebung eingeleitet werden können.
Beispiele für Belege sind
■ Rechnungen
■ Bankauszüge
■ Quittungen
■ Entnahmescheine
WissenHeute Jg. 57 6/2004
Belege werden nach unterschiedlichen
Kriterien unterteilt, etwa nach Herkunft, nach
der Entstehung oder nach der Anzahl der
festgehaltenen Geschäftsvorfälle:
■ Belegherkunft
externe Belege, z. B. Eingangsrechnungen,
oder interne Belege, z. B. Materialentnahmeschein
der Produktion, Lohnlisten
oder Quittungen
■ Belegentstehung
Fremdbelege, Eigenbelege oder „künstliche“
Belege, z. B. vorbereitende Abschlussbuchungen,
Abschlussbuchungen
oder Notbelege, wenn kein Originalbeleg
mehr existiert
■ Anzahl der Geschäftsvorfälle
Einzelbeleg oder Sammelbeleg
In einigen Fällen sind Überschneidungen
möglich. Beispielsweise ist ein Entnahmeschein
für das Lager ein Einzelbeleg und
gleichzeitig ein interner Beleg. Eine Rechnung
ist ein externer Beleg und gleichzeitig
ein Einzel- oder Sammelbeleg. Die Unterscheidung
zwischen Fremd- und Eigenbelegen
reicht jedoch aus. Einfach ausgedrückt
ist ein Fremdbeleg ein Beleg, der von einem
Dritten, z. B. von einem Lieferanten, einer
Versicherung, einer Bank oder einem Hotel,
ausgestellt wird. Ein Eigenbeleg hingegen
wird von Mitarbeitern des Unternehmens erzeugt
und dient dazu, bei fehlenden Fremdbelegen
einen Geschäftsvorfall doch noch
zu dokumentieren. Zudem werden mit Eigenbelegen
auch innerbetriebliche Geschäftsvorfälle,
etwa die Entnahme von Stoffen aus
dem Lager oder Umbuchungen, dokumentiert.
Die wichtigsten Anforderungen an korrekte
Belege in der Buchführung sind:
■ Belege müssen rechnerisch richtig sein
und aus dem Belegtext muss unmissverständlich
hervorgehen, welcher
Geschäftsvorfall zu Grunde liegt.
■ Aus dem Beleg muss hervorgehen, auf
welchem Konto er in der Buchführung